על "קופסאות שחורות", "קופסאות לבנות" ופתרונות ERP לעומת חבילות-מסגרת ((FRAMEWORKS כיצד לשמר כושר תחרות עסקית בעולם של מערכות מידע סטנדרטיותבשנים האחרונות אנו עדים לחדירה מסיבית ביותר של תוכנות ה ERP לשוק. ניתן להצביע על מספר סיבות לעיתוי זה. באג 2000 הוא אחד הגורמים הדומיננטיים לכך. כתחליף לתהליכי הסבה מייגעים בחרו ארגונים רבים לבצע בניה מחודשת (REENGINEERING) של מערכות מידע מרכזיות מתוך שאיפה להקטין את סיכוני המימוש. במקרים רבים הייתה הערכה כי בחירת פתרון כולל שיושם כבר במקומות אחרים תמזער את סיכוני המימוש. גורם נוסף הוא תופעת ה"ספגטי קוד". המונח מבטא תערובת קשה לשליטה וניהול של תוכניות וממשקים רבים שפותחו לאורך זמן בשפות תכנות שונות, ע"י אנשים רבים, ובסגנונות כתיבה מגוונים. התופעה אופיינית למערכות מידע ותיקות שהתפתחו משך שנים, ובהן הצורך בשינוי תוכניות וממשקים נבע מדרישות ארגוניות לפתח מערכות חדשות, לחבר ולקשור מערכות זו לזו. בעבר, נבנו היישומים על ציר הזמן, בזה אחר זה, כתוצאה מאבולוציה הדרגתית של הצרכים הארגוניים, תקציבי פתוח מוגבלים או מחסור במשאבים אנושיים לפיתוח ותחזוקת מערכות מידע. חידושים טכנולוגיים שאומצו עם הזמן בארגונים רבים, פלטפורמות מחשוב עדכניות ואופנות שהשתנו לאורך השנים, כל אלה יחד מהווים את הגורם להתפתחות הקוד המסובך. למעשה, תופעת קוד הספגטי נחשפה במלואה רק לאחרונה, כאשר באג 2000 חייב את החברות להתחיל ולבדוק את מצאי התוכנה שברשותם. רק אז נחשף למעשה היקף הבעיה ונוצר המנוף לקבלת החלטה של החלפת הקיים במשהו חדש, אחיד ומלא. מערכות ה ERP שבשלו לא מכבר עונות במקרים רבים על צורך זה. אלא שה ERP נותן, בדרך כלל, מענה טוב למערכות מידע סטנדרטיות שאינן בלב הפעילות העסקית של הארגון, בעיקר מערכות עורפיות (BACK OFFICE SYSTEMS), שבהן המרכיבים החשופים ללקוח הם מעטים ונטולי דרישות תחרות. על כן, ארגון שמיישם פתרון ERP חייב להבחין ולהגדיר את גבולות היישומים המתאימים לכך.המפתח לתחרות אפקטיביתהאקלים העסקי הנוכחי בחברות וארגונים תחרותיים הוא כזה שהיישומים העסקיים הקריטיים שלהם נבנים על מנת לתת שרות ללקוח, ומהווים את המפתח לתחרות אפקטיבית.צרכי הלקוח הפכו למוקד תשומת ליבן של החברות, והשרות נבנה למתן מענה לצרכים אלו. בעולם התחרותי בו אנו חיים, ההבדל בין חברה מצליחה לכושלת מתבטא בזמן התגובה של התאמת המערכות הארגוניות לשינויי השוק. החברות המתחרות נלחמות להקדים זו את זו וליישר קו זו מול זו בזריזות רבה. לפעמים, כל ההבדל בהצלחתן מתבטא במשך הזמן הדרוש ליציאת השרות החדש לשוק, ועד שהמתחרים מדביקים את הפיגור ויוצאים בשרות מתחרה משלהם. לדוגמא, חברות הטלפונים בארה"ב, יוצאות במבצעי מכירה מיוחדים חדשות לבקרים, תוך ניסיון למשוך אליהן את הלקוחות של החברות המתחרות ולשמר את הלקוחות הקיימים. חברה שיש ברשותה מערכת מידע גמישה בעלת יכולת להפעיל שירותים חדשים שזה עתה הוגדרו, מהר יותר מהחברות המתחרות, היא זו שמצליחה. פתרון מדף, גמיש ועתיר אופציות ככל שיהיה, לא ייתן פתרון מספק לדרישות אלו – אם בגלל השונות הטבעית בין הארגונים המשתמשים, ואם בגלל משך הזמן הדרוש להוספת אופציות בחבילת מדף. מה גם שבהתווסף אופציה חדשה למוצר מדף, הרי שמטבעה זמינה היא לכל המשתמשים, והיתרון התחרותי אבד ואיננו.מקובל להניח שהסבירות להצלחת יישום פתרון ERP תעלה, בהתקיים התנאים הבאים: -הטמעת מערכת המידע תחייב את הארגון כולו – החל מההנהלה הבכירה – להשתנות ולהתאים את תהליכי העבודה לתקני מערכת המידע החדשה. -הארגון ימעיט או יבטל כליל כל דרישה לחריגה מסטנדרט העבודה של מערך ה ERP. -הארגון יהיה זהיר ביישום מערכות שהדרישות הפונקציונליות מהן צפויות להשתנות באופן תדיר. יש הרואים במערך ERP "קופסה שחורה". נכון יותר יהיה, אולי, לראות בו אוסף של קופסאות שחורות המקושרות במגוון רחב של קשרים פרמטריים מוגדרים מראש. מאידך, מערכת FRAMEWORK מוגדרת כמערכת מידע המכילה אוסף של "קופסאות לבנות" או אוסף של תהליכים עסקיים שבהם המבנה הפנימי ידוע וניתן לשינוי מהיר ע"פ דרישות הלקוח ובמקרים רבים ישירות על ידו. תהליך עסקי הוא מרכיב או נושא יישומי בעל אופי מוגדר בתוך ה FRAMEWORK, העוסק באלמנט אחד כגון הזמנה, פריט וכו'.כוחו של פתרון ה FRAMEWORK מתבטא בקבוצת שירותים קיימת וסטנדרטית המהווה כ 70 עד 90 אחוזים מהפתרון הפונקציונלי הנדרש, והשאר - תהליכים עסקיים המוגדרים על פי דרישה. בניית התהליכים העסקיים החסרים, או בניית הקשרים החדשים מבוצעות בזמן קצר ובאופן יעיל ביותר, תוך שימוש במתודולוגיות חדשניות ושיתוף מלא של המשתמשים, בתפיסה של "אבני לגו" לבניין. כדאיות הסטנדרטיזציהבשל היות ה FRAMEWORK אוסף של קופסאות לבנות, הוא מתאים ביותר ליישומים העסקיים הקריטיים לארגון. הוא מאפשר גמישות רבה לשינויים, תוך זמן קצר. בניית תהליכים עסקיים חדשים או שינוי תהליכים קיימים היא קלה יחסית, והוספת תהליכים עסקיים מהמדף קלה אפילו עוד יותר. כאן, מימוש פתרון מדף כולל (ERP) יהווה חסרון משמעותי. ארגונים המיישמים פתרון ERP ביישומים עסקיים קריטיים, עלולים לאבד חלקית את כושר התחרות שלהם מול המתחרים. חברות ברחבי העולם המפעילות פתרונות מבוססי FRAMEWORK, הן בעלות יתרון ביכולתן להתאים עצמן לתנאי שוק משתנים. לדוגמא, לחברה מתחום הביטוח בארץ המחפשת פתרון ביטוחי כולל, יורכב מכלול של תהליכים עסקיים מתוך FRAMEWORK קיים, בהתאמה לחוקי הביטוח הישראליים. לאחר יישום המערכת תוכל החברה, במהלך העסקים הרגיל שלה, להחליט על מוצר ביטוחי חדש וליישמו בזמן קצר ובאופן עצמאי. סטנדרטיזציה של תשתיות ומערכות מידע היא, ללא ספק, תהליך מבורך וכדאי לארגון, אך ההחלטה בבחירת פתרון למערכת המידע חייבת להביא בחשבון את מכלול הצרכים התפעוליים והשווקיים. שני סוגי הפתרונות עשויים להשלים זה את זה. את המערכות התפעוליות (לוגיסטיקה, כספים) הנמצאות ב"עורף" הארגון ניתן לעיתים לבסס על פתרונות יישום סטנדרטיים, בעוד שאת המערכות הממוקמות בלב ליבה של הפעילות העסקית של ארגון הפועל בשוק תחרותי – עדיף להקים תוך כדי שימור רמה ראויה של דרגות חופש וגמישות לשינויים בשליטה בלעדית של הארגון. יש להישמר מלהקריב על מזבח הסטנדרטיזציה את יכולתו של הארגון לתפקד בגמישות וביעילות בסביבה תחרותית. |