השימוש במושג "אנטרופיה", "ייצירתה" ו"שריפתה" לתיאור השבחת הערך הארגונית או לחילופין, לירידתו, הוא אחד המעניינים בספרות הניהולית החדשה. הוא מאפשר לנו להבין טוב יותר תופעות של "יצירת ערך" ו"ירידת ערך" בארגונים, ואת הדרכים להתמודד עימן.
נסו לדמיין מצב, שבו כלל האנרגיה הארגונית מצויה בתוך מיכל גדול, והארגון משתמש בה כדלק לפעולותיו. האנרגיה שבמיכל תלך ותפחת ככל שתגבר הפעילות הארגונית, הן בשל שימוש; וגם בשל דליפת חומר לקרקע, התאדות וכדומה. על מנת לשמור על מלאי אנרגיה מספיק שיאפשר פעילות ארגונית תקינה, יש צורך, מידי פעם, להוסיף אנרגיה נוספת ולמלא את המיכל המתרוקן. דימוי אחר הוא האנרגיה, הזורמת בתוך גוף האדם ומפעילה את הגוף והנפש שלו. גם האדם, לאחר מאמץ פיזי ו/או נפשי מרגיש מותש וזקוק "להיטען" מחדש באנרגיות חדשות.
המושג "אנטרופיה" (Entropy ) נמצא בשימוש בדיסציפלינות שונות, כמו: פיסיקה, כימיה, תרמודינאמיקה (עיקר פרסומו בחוק השני של התרמודינמיקה), ביולוגיה, ומשם, הועבר לתורת הניהול. נציין, כי אין אחידות בשימוש במושג זה בדיסציפלינות השונות, עובדה היוצרת, לעיתים, בעיה של חוסר הבנה וחוסר הסכמה בין אנשי הדיסציפלינות השונות. בתורת הניהול , מתייחסים למושג "אנטרופיה" כתיאור מצב, המבטא מגוון של אפשרויות של התרחשויות עתידיות למערכת.
משמעותו של המושג "אנטרופיה" היא הגדרת מצב, למשל בארגון, בו יכולות להתרחש מספר אפשרויות שמהן נצטרך לבחור בעתיד. ככל שמספר האפשרויות הללו גדל, רמת אי הסדר עולה (מצב זה מאפיין גם את מה שכינינו בפוסט אחר: "סף הכאוס"; ולהיפך. על כן, אנטרופיה מוגדרת גם כ"גודל המייצג את דרגת אי הסדר של מערכת".
לענייננו, נכנה את מכלול האנרגיה המצוי בארגון "אנטרופיה" - Entropy. זהו הסטאטוס של כמות האנרגיה המצויה במערכת, הן בעוצמה (סך כול הכמות) והן בכיוון (עולה/יורדת). תהליך הוספת אנרגיה לארגון יכונה "ייצור אנטרופיה" ( "Entropy Production" ); (de Lange, 2001). לחילופין, תהליך הצריכה שלה יהיה "שריפת אנטרופיה" או "הריסת אנטרופיה"
"ייצור האנטרופיה" היא פעולה יזומה, יצירתית, מתוך המערכת עצמה או מחוצה לה, הנותנת בידי יזמיה את האפשרות להשפיע על הארגון - ייעודו, מטרותיו ופעילותו. בעולם הארגוני, "יצור אנטרופיה", המגדיל את כמות ה"אנטרופיה" בארגון, משמעו השבחת מבנה הארגון ותהליכיו (deLange , 1998a), אלו המיועדים להשיג את יעדיו המשתנים. כל השבחה של ערך הארגון הינה בגדר "ייצור אנטרופיה" ולהיפך. לחילופין, "שריפת אנטרופיה"או "הריסת אנטרופיה" תהיה פעולה יזומה, העושה שימוש ראוי או מבזבזת משאבים ארגוניים ("אנטרופיה ארגונית"). בניגוד למושג "אנטרופיה"המבטא סטאטוס, מבטאים המושגים "ייצור האנטרופיה" ו"שריפת"/"הריסת אנטרופיה" תהליך (Lucas, 2004). דהיינו, ביטוי להתנהגות מערכת, שבה מאמצים יכולים להניע תהליכים, אפילו בשונה לכוון התרחשותם (de Lange, 1998b). תהליך זה יכול להיות שווה או קטן מקצב ה"ייצור" של "האנטרופיה הארגונית".
"ייצור אנטרופיה", כמו גם"שריפתה", יכולים לנבוע מפעולה יזומה של הנהלת הארגון, אולם, הם יכולים לנבוע גם ממה שמכונה ב"תורת המערכות המורכבות" - "התארגנות עצמית" ("Self-organization").
במונחים של "תורת הכאוס", יכולה "התארגנות עצמית" המובילה ל"יצור אנטרופיה", לבטא במקרים מסוימים סוג של אי סדר ("על סף הכאוס"); ובאחרים, סוג של "סדר".
השימוש הארגוני במושגים הללו
השימוש במושגים "אנטרופיה","ייצורה" ו"שריפתה" מאפשר לנו להבין תופעות מוכרות בארגונים.למשל, את התופעה שבאה לידי ביטוי בביטוי "השגרה מכלה כל חלקה טובה". אם נתרגם ביטוי זה למושגים שלנו, נוכל להסביר את התופעה בכך שבשגרה, הארגון צורך כל העת אנרגיה ארגונית (אנטרופיה) אולם, לא מבצע בדרך כלל תהליכים חדשים שיכולים "לייצר אנטרופיה". כתוצאה מכך, האנטרופיה הארגונית מידלדלת וכמוה האפקטיביות הארגונית. הסרט מתאר את קורותיה של קבוצת שבויי מלחמה בריטית בפיקודו של קולונל נוקשה מגיעה למחנה שבויים היפני בדרום מזרח אסיה. על שבויי המחנה מוטלת משימה: לבנות גשר מעל נהר החיוני למעבר רכבות הצבא היפני במאמצו להלחם בהשתלטות בנות הברית. עד בואו, חיבלו יושבי המחנה בבניית הגשר בכל כוחם ותושייתם, אולם הקולונל רואה במשימה כלי ל"ייצור אנטרופיה". קרי, אמצעי להזרקת חייםבשבויים ולשמירה על חיוניותם ודריכותם. כשהמשימה מושלמת והגשר מוקם, הוא נהרס עלידי בנות הברית.
על אותו משקל, פיתוח כלים ונקיטת צעדים ארגוניים להקטין את התוצאות הבלתי צפויות שלמעשינו (תב"צ) - תופעה שלה הקדשנו פוסט נפרד - הינו "ייצור אנטרופיה". אחד הכלים העיקריים לכך הינו תהליך "ייצור הידע"הארגוני. על כך עוד נרחיב בהמשך הבלוג. דוגמה נוספת ל"ייצור"ול"הריסת אנטרופיה" היא מלחמות נפוליאון. שם, היו הצלחות הצד היוזם מדהימות בתחילה. ניצחון הזין ניצחון, ביצוע האסטרטגיה שוכלל והלך ו"ייצורהאנטרופיה" היה בשיאו. אולם, לאחר ההלם הראשוני הפיק הצד השני לקחים. טבעו של האויב כפה עליו למתוח את הדמיון האסטרטגי ולאמץ שיטות לוחמה מתוחכמות ויעילות יותר (קרי, "לייצר אנטרופיה"). מהצד שכנגד, הניצחונות הראשוניים תבעו מידה של שאננות באסטרטגיה ובמבצעים של הצרפתים. המרשם הצבאי שפעל היטב בסיבוב הראשון לא זכה אלא לשינויים יסודיים מעטים. "הצבא הגדול" של נפוליאון "הרס"את שאריות האנטרופיה שנותרו לו ולא "ייצר" אנטרופיה חדשה. התוצאה – הפער בכוח הלחימה בין שני הצדדים הצטמצם במהירות מרשימה, עד שהקערה התהפכה...
חשוב להדגיש תחום שמנהלים בשירות הציבורי, כמו גם חלק מהיועצים הארגוניים אינם ערים לו: הביטויים "אנטרופיה", "ייצורה" ו"הריסתה"/"שריפתה" אינם ביטויים ערטילאיים. השימוש במילה "ייצור" ("Production") מתקשר לסוגיית המדידה. אין לעיסוק במושגים הללו כל ערך ללא מדידה מדויקת של מצב האנטרופיה הארגונית; קרי, של כמות ה"אנטרופיה" שחסרה; של זו ש"נצרכה" ו"נהרסה" וזו ש"יוצרה", כפי שהדבר מוצאאת ביטויו בדיסציפלינות מעולם הפיסיקה והכימיה.
* * * ואתם – מנהלים, יועצים – האם ההמשגה הזו מסייעת לכם? במה? נשמח לתגובות מקורות
de Lange A.M. (1998a), Entropy production and creativity LO17241, Learning Organizations, |