תקופת החגים עבורי היא תמיד זמן של התחדשות. זמן לתכנן קדימה ולצפות, באופטימיות כהרגלי, לדברים הטובים שתביא עימה השנה החדשה. אני שמחה לשתף אתכם במשימה הראשונה שבחרתי השנה והיא – לכתוב את אוסף ה"צעדים בשביל ההצלחה" שמאפיינים ארגונים מובילים. ברוח התקופה, הצעד הראשון עוסק בתכנון ההצלחות בשנה הבאה ובנית תכניות עבודה. – לקריאתכם בהנאה צעד ראשון – בנית תכנית עבודה שנתית ספטמבר 09 איך לתכנן שנת הצלחות? לפני שנה בדיוק פרץ המשבר הכלכלי הגלובלי שיצר עבור הקהילה העסקית,שנה של אי ודאות,קושי בתכנון אסטרטגי וצורך להגיב במהירות ובהתייעלות בכל המערכות.במהלך השנה,מנהלים רבים הובילו את הארגונים תוך שינויים תכופים ותכנון לזמן קצר, מתוך האילוצים שהכתיב השוק והמערכת הבנקאית.לקראת 2010 הבאה עלינו לטובה, נדמה כי זו הזדמנות טובה לחדש את החשיבה האסטרטגית ולבנות תכנית עבודה שנתית.בנית תכנית כזו דורשת משאבי זמן, פתיחות והקשבה, ניתוח נתונים, ניהול קונפליקטים וקבלת החלטות.החשש העיקרי של מנכ"לים מהתהליך הוא שהתכניות "יכנסו למגירה" ולא יהוו כלי אפקטיבי להשגת המטרות.לכן, בחרתי לתאר בקצרה,את העקרונות והכלים לתכנון שנת הצלחות, ע"י מענה לשאלות: למה ומתי לתכנן? כיצד בונים תכנית עבודה?ומה הופך תכנון שנתי ליעיל? למה ומתי? הסיבה המרכזית לבניית תכניות עבודה היא הרצון להשיג את היעדים הארגוניים לשנה הקרובה.הדרך היעילה ביותר היא לקשור בין כל הפעולות, המשאבים, המדיניות השנתית לבין החזון והאסטרטגיה של החברה, בקרב כלל העובדים.כלומר, תרגום החזון לצמיחה בתחום מסוים באמצעות פעולות תוך ניצול תקציב נתון.בנית תכנית עבודה שנתית, המבוססת על הפקת לקחים וניתוח אסטרטגי מאפשרת שליטה טובה יותר להנהלה ע"י גזירת מדיניות ותקציב, מקנה ביטחון לעובדים ב"דרך" המסומנת ע"י ההנהלה ,יוצרת שותפות בין כלל המחלקות והעובדים באחריות להשגת היעדים השנתיים.תכנון אפקטיבי המתקיים במקביל לניהול ה"שוטף" אורך כחודשיים-שלושה לפני תחילת השנה החדשה. כלומר ממש בימים אלו... איך בונים תכנית עבודה? מניסיוני אין דרך אחת נכונה המתאימה לכל הארגונים. כדי שהתכנית תהווה בסיס יציב ומחייב להתנהלות הארגון במהלך השנה, חשוב מאוד להתאים את מודל העבודה לתרבות הארגונית, לעולם התוכן ולמבנה החברה.בכדי לצפות את השינויים והמשברים הצפויים ובהתאמה את הצעדים הנדרשים,מומלץ לזהות ולהבין את השלב בו אנו נמצאים מבחינת מחזור חיי הארגון (למשל ע"י מודל גריינר), בנית התכנית מורכבת משלושה שלבים: זיהוי הגורמים להצלחה – השלב הראשון מתמקד בהפקת לקחים וכולל עבודה במקביל של ההנהלה ושל היחידות השונות.כל יחידה ארגונית מנתחת את תוצאות השנה החולפת תוך התמקדות בסיבות לעמידה/אי עמידה ביעדים, זיהוי תהליכים שיצרו הצלחות (Best practices)בכדי לשכפלם,ומציגה להנהלה את התובנות.הנהלת החברה מנתחת את תמונת המצב בראיה אסטרטגית (למשל עפ"י מתודולוגית swot), וכמו כן מבצעת הפקת לקחים של השנה החולפת ברמה מקרו ארגונית. שני התהליכים (Top down – Bottom up) מתכנסים לכדי תמונה ברורה של חזקות והזדמנויות לשינוי. בשלב זה חשוב להקפיד שאנו מזהים את הסיבות האמיתיות ולא את הסימפטומים. למשל בחברת תקשורת מובילה אותה אני מלווה הסימפטומים שזוהו הם גידול בתלונות לקוחות ועליה באחוזי נטישת לקוחות, והסיבה היא פיתוח מוצרים כושל במחלקת השיווק. לחלופין, סימפטומים של גידול במכירות ושביעות רצון לקוחות נבעו ממדיניות הנחות אטרקטיביות ולאו דווקא משיפור תהליכי ומיומנויות המכירה. סימון ההצלחה הבאה – בחירת המשימות המרכזיות לשנה הבאה היא הזדמנות של ההנהלה להפגין מנהיגות.לבחור משימות שפורצות את הסטאטוס קוו, מסמנות דרך עקבית לעובדים וללקוחות ומשלבות מטרות עסקיות לצד פיתוח ההון האנושי.הדרך לעשות כן היא להתעמק בחזון החברה ולשאול –מה יביא אותנו לשם?לדוגמא, אם החזון הוא "להוביל חווית אכילה בריאה ומהנה בישראל" משימות נגזרות יכולות להיות:"פיתוח מוצרים ושירותים חדשניים, חדירה לפלחי שוק חדשים,יצירת שת"פים עם חברות משלימות,דיאלוג מתמיד עם לקוחות למשוב ואיתור צרכים, יצירת סביבת עבודה בריאה ומהנה, פיתוח אישי ומקצועי של מנהלים ועובדים, ועוד"בשלב הבא מתורגמות המשימות הארגוניות למשימות ספציפיות בכל יחידה.למשל:הטמעת תרבות אכילה בריאה בפלחי שוק קיימים וחדשים (שיווק),פיתוח גאוות יחידה והזדהות עם החברה (משאבי אנוש),ביסוס תהליך גביה יעיל והוגן (כספים), פיתוח ערוצי מכירה חדשים (מכירות), מתן ערך מוסף ללקוח בכל מגע (שירות).בכדי להפוך את התכנית לממשית וברורה עבור כלל העובדים, כל יחידה מגדירה יעדים שנתיים הנגזרים מכל משימה. למשל: פיתוח ערוץ מכירה חדש לשוק החרדי (מכירות),הטמעת מערכת לניהול סיכונים (כספים), פיתוח יחידה לשימור לקוחות אסטרטגיים (שירות) וכו'. הבטחת ההצלחה – תכנית עבודה טובה נבחנת במידה בה היא מיושמת. בכדי שתהווה כלי ניהולי אמיתי ו"מפת דרכים" עבור העובדים חשוב עם כתיבתה להגדיר פעולות ניהוליות ומדדים, לזהות פערים במיומנויות או כלים להם נזקקים העובדים כדי לעמוד בהצלחה בתכנית,ולהגדיר אחריות למשימות השונות. בניית מנגנון בקרה של ההנהלה על התכנית במהלך השנה תאפשר שליטה בתהליכים, שיפור עבודת הממשקים ואפשרות לשינוי ותגובה בזמן. מהם העקרונות לתכנון יעיל? שיתוף העובדים – ככל שעובדים מכל הדרגים יהיו שותפים להפקת הלקחים ובנית תכנית העבודה כך תגדל מחויבותם וההזדהות עם המטרות.זו גם דרך מצוינת עבור ההנהלה להעביר מסר של הקשבה לעובדים ולעודד חשיבה צוותית. הערך המוסף הסיבה המרכזית לבניית תכנית שנתית היא לפתח כלי מניע ומכוון שיביא להשגת המטרות בסוף השנה.לא פעם אני מגלה כי התהליך עצמו שמאפשר חשיבה משותפת, דיאלוג בין קולגות, ופידבק הוא בעל ערך מוסף. חווית התכנון המשותף יוצרת חיבור והזדהות עם המטרות והשותפים לדרך, ומפתחת גאוות יחידה ומוטיבציה להתחיל כבר את השנה הבאה... מאחלת לכולנו שנה טובה, מלאת הצלחות! שירי shiri@wayup.co.il |