PMO - Program Management Office White Paper
הבעיה העסקית ניהול פרוייקטים הינו מטלה מורכבת בבסיסה, קל וחומר כאשר הוא מהווה חלק מיכולות הליבה של הארגון. במקרה זה, ארגון אשר המודל העסקי שלו מורכב מניהול מספר רב של פרוייקטים בו-זמנית ומסירתם ללקוחותיו, נתקל בבעיות של שליטה, פיקוח, בקרה, ניהול, אובדן מידע, ריבוי בעלי עניין ואינטרסים מנוגדים, חוסר באחידות תהליכים, חוסר סנכרון הגורם לביצוע כפול או לאי-ביצוע כלל ועוד. התוצאה הסופית של בעיות אלה היא השפעה שלילית ישירה על הרווח התפעולי של החברה.
מטרת ה- PMO ה-PMO הינו גוף מרכזי המבצע פיקוח, בקרה ושליטה על כלל הפרוייקטים המתבצעים בארגון באמצעות סט של כלים ומתודולוגיות מובנות וזאת על-מנת לאפשר למנהלי הפרוייקטים להתרכז במילוי מטרות ויעדי הפרוייקט בזמן, באיכות ובמינימום סיכונים.
מה כולל PMO? קיימות מספר תצורות אפשריות ל- PMO המשלבות כלים ומשאבים שונים. ההחלטה לגבי התצורה הנבחרת משתנה מארגון לארגון ותלויה ביעדי הארגון, מורכבותו, מספר הפרוייקטים שהוא מנהל וגודל הבעיה העסקית הקיימת בארגון. כעיקרון, ה-PMO מטפל בשלושה נושאים עיקריים:
כמה משאבים צורך ה- PMO? כשם שתצורת ה- PMO מושפעת מהצורך העסקי, כך גם משתנה בהתאם כמות המשאבים הנדרשים. אמנם הקמת גוף ה- PMO כרוכה בהוצאה כספית ראשונית אולם זו מחזירה את עצמה באמצעות ייעול הפרוייקטים, אחידות תהליכים ומתודולוגיות וייעול שיטות העבודה בפרוייקטים הבאים. ככלל, כמות המשאבים בארגון PMO עשויה לנוע בין 4 ל- 12 עובדים עם סטיית תקן לכל כיוון. כמובן, שבארגונים קטנים, מספיק משאב אחד לביצוע תהליכי ה- PMO.
נקודות לחשיבה בהטמעת PMO
גורמי הצלחה קריטיים בהקמת PMO הקמת ה- PMO חייבת להיות חלק מתהליכי הניהול הכוללים בארגון ברמה האסטרטגית, הטקטית והתפעולית. ברמה האסטרטגית - הקמת ה- PMO ומיצובו כדיסיפלינה הקובעת כיצד ינוהלו הפרוייקטים מחייבת את ההנהלה הבכירה של הארגון לגבות את המהלך ולהירתם באופן פעיל להצלחתו לאורך זמן. ברמה הטקטית - מנהלי הפרוייקטים חייבים להטמיע וליישם את מתודולוגיות הניהול שנבנו ע"י ה- PMO, כולל דיווח, נקודות החלטה, ניהול סיכונים ותקציב. ה- PMO מלווה את המנהלים באמצעות הכשרה מתאימה ותמיכה שוטפת. ברמה התפעולית - ארגון ה- PMO חייב לייצר מתודולוגיות, נהלים וכלי עבודה הניתנים למיחזור מפרוייקט לפרוייקט וזאת כדי להפחית עלויות לאורך זמן. תהליכי תחקור לאחר כל פרוייקט יוודאו כי הכלים והמתודלוגיות יעברו תהליכי שיפור מתמיד.
גורמי כישלון בארגונים רבים הצורך בהקמת ארגון PMO ברור מאליו. יחד עם זאת, הקמת PMO ללא הכנה מוקדמת של ההצדקה העסקית וללא ספונסר מההנהלה הבכירה מקטינה משמעותית את סיכויי ההצלחה. שימוש ב- PMO כ"תחנת שידור" לסטטוסים פרוייקטלים תהפוך אותו לגורם תקורה לא רלוונטי ולא משפיע בארגון. ולבסוף, הקמת ה- PMO כ"קבלן גולגלות" שכל תפקידו הוא להשאיל מנהלי פרוייקטים ליחידות העסקיות תחטיא את הייעוד המרכזי של ה- PMO כגוף האמון אל הגדרת תהליכים אחודים לניהול פרוייקטים
רשימת חלקית של תוצרי ה- PMO
אילו ארגונים זקוקים ל- PMO ככלל, כל ארגון שמוצריו הינם תוצאה של פרוייקטים והמבצע יותר מפרוייקט בודד (בין אם בית תוכנה או חברה יצרנית בתחום המזון) יווכח כי ניהול הפרוייקטים בצורה אחידה, תוך כדי שימוש בכלים, נהלים ומתודולוגיות נכונות, יביא לייעול תהליך הניהול וע"י כך להקטנת העלויות התפעוליות ולהגדלת שורת הרווח
כל הזכויות שמורות -------------------------------- EPM אסטרטגיה ותפעול ת.ד. 4405, תל-מונד נייד: 054-6262652 eldad.paz@epm-intl.com |