| סריקת מסמכים במשרדים רבים קיימת תופעה שבה ארגזי מסמכים תופסים נפח של חדר שלם. אחד מהפתרונות היעילים לכך, הוא סריקת מסמכים והפיכתם לזמינים בתוך המערכת הממוחשבת. סריקת מסמכים- למה זה נחוץ? הרעיון שעומד מאחורי סריקת מסמכים הינו הפיכת מסמך שהיה זמין בנייר בלבד לזמין בתוך מערכת ממוחשבת. למעשה, סריקת מסמכים חוסכת מכם את העבודה הקשה שבחיפוש מסמך בתוך ארגזים אינסופיים. בהקשת תווים מסוימים המערכת מקנה לכם את האפשרות לשלוף את המסמך בקלות ובמהירות מתוך המחשב. השאלה המרכזית היא, האם מערכת סריקת מסמכים חוסכת זמן אל מול חיפוש מסמך בדרך הישנה והמסורבלת? והאם המערכת הממוחשבת באמת תהפוך את המסמכים במשרדכם לנגישים יותר? התשובות לשתי השאלות הללו חד משמעיות. במקום לשלוף מסמכים מארגזים מאובקים ומקלסרים עמוסים, אפשר לשלוף את אותם מסמכים בלחיצת כפתור. אך יחד עם זאת חשוב לזכור, כי המערכת הממוחשבת לסריקת מסמכים עובדת בצורה היעילה ביותר כאשר היא מותאמת לצרכים האישיים שלכם ולא פחות מכך. זאת מכיוון שמערכת שלא מתאימה לכם, עלולה לפגוע ביכולתכם לשלוף מסמך בצורה הנוחה והיעילה ביותר בעת הצורך. חשוב מאד שתנהלו ארכיון דיגיטלי יעיל שיחסוך לכם את התהליך של הפיכת מסמכי נייר לזמינים בקבצים דיגיטאליים, בתוך הארכיון הדיגיטלי. כיצד משווים בין המערכות השונות לסריקת מסמכים (ארכיון דיגיטלי) הוצאה פיזית של המסמכים מתוך הארגזים והקלסרים שבמשרדכם וסריקתם אל תוך הארכיון הדיגיטלי, הינה פעולה פשוטה שאיננה דורשת ידע רב. המשימה המסובכת ביותר אותה תדרשו לבצע בכל התהליך, היא לבחור את המערכת שתתאים בדיוק למשרדכם. מומלץ מאוד להשקיע זמן ולבדוק את המערכות השונות הקיימות כיום בשוק. על מנת להחליט מהי המערכת המתאימה ביותר עבורכם ועבור העובדים בארגון חשוב לראות כיצד היא משרתת אתכם בצורה הכי טובה, הן בתהליכי ההזנה והן בתהליכי השליפה של המסמכים מהמערכת. להלן מספר טיפים שיסייעו לכם בעת יצירת ארכיון דיגיטלי: בדקו האם החברה שאיתה הנכם מתכוונים לבצע התקשרות לצורך רכישת מערכת לסריקת מסמכים, עבדה בעבר עם משרדים דומים לשלכם, מבחינת סדר גודל של עובדים ותחום המקצוע. דרשו לקבל הדגמה מלאה של המערכת במשרדכם לפני שאתם מתחייבים. נסו ליצור קשר עם משתמשים קיימים במערכת על מנת לבדוק את מידת שביעות רצונם מהמערכת. בדקו האם למערכת יש את היכולות להכניס שינויים בעתיד שיצוצו בהתאם לצרכי החברה. סריקת מסמכים- סיכום המטרה העיקרית בשימוש של מערכת ניהול המסמכים והארכיון דיגיטלי, הינה היכולת לשלוף ולהזין מסמכים בתוך שניות בודדות. משרדים המעוניינים למנף את השגרה היומיומית של עובדיה מבחינת סדר, ארגון וחסכון זמן, ימצאו במערכת תרומה אדירה שתהפוך את הניהול המשרדי לפעולה נוחה ויעילה יותר התואמות את צרכי המשרד והמשתמש. סורק |