| כמעט כל ארגון העובד ב"הארד קופי" מכיר את זה. שעות עבודה רבות מבוזבזות בחיפוש מתיש, ולפעמים היסטרי (במקרים דחופים) בהררי קלסרים, שפעמים רבות המסמכים מתוייקים בהם בסדר מקרי. אותו מכתב, טופס או קבלה מתחבאים להם כמו להכעיס, ובמקרים שהם נאבדים לעד, הוצאות כספיות כבדות ואובדן לקוחות אינם נדירים. מאידך, ארכיון ממוחשב מוצלח מאפשר יעילות וסדר, ואף שימוש חוזר במסמכים שנערכו בעבר, על מנת למנוע כפל עבודה. כיום המגמה בארגונים מודרניים היא לקיים משרד נטול נייר, שבו כל המסמכים נשמרים ומגובים באופן אלקטרוני. אמנם ההמלצה היא לשמור את המסמכים בעותקם המקורי בבתי גניזה, לפחות למשך הזמן הנדרש על פי חוק לשמור מסמכים, אך סריקת מסמכים מאפשרת לחסוך הן בעלויות אחסון המסמכים והן בעלויות השליפה שלהם מן הגנזך, בעת הצורך. |