תהליך סריקת מסמכים יכול להתבצע הן במשרדי הארגון והן במשרדי ספקית שירותי הסריקה, כאשר רבים מעדיפים שהוא יתנהל במשרדי הארגון, משיקולים של אבטחת מידע. התהליך אינו מפריע לעבודה השוטפת, משום שהוא אינו מונע שימוש במסמכים תוך כדי ביצוע הסריקה.
אם, בכל זאת, בחרתם לבצע את סריקת המסמכים בעצמכם, עליכם לרכוש סורק מסמכים מקצועי, הכולל מזין נייר אוטומאטי. כל תוכנת סריקת מסמכים תמספר את המסמכים, אך כחלק ממערך ניהול המסמכים העתידי, שרצוי שתיישמו בארגונכם, רצוי לעשות שימוש בתוכנת סריקת מסמכים שבאמצעותה לכל מסמך גם יהיה שם, ויווצר מפתוח על שדות קבועים במסמכים בעלי סיווג דומה. כך המערכת תוכל לאחזר את המסמכים בקלות, באמצעות זיהוי השדות. |