יצירת טפסים מקוונים בגוגל דוקס - חלק שני: שימוש בטופס והגדרות נוספות

לקריאת החלק הראשון לחץ כאן

לאחר שיצרנו את הטופס ניתן להשתמש בהגדרות שונות הן ברמת הגיליון האלקטרוני והן ברמת הטופס עצמו. בפוסט הזה אתייחס להגדרות הקשורות בעריכת הטופס עצמו ולא להגדרות ולאפשרויות בגיליון האלקטרוני שנשמר בגוגל דוקס.

את הגיליון האלקטרוני שנשמר בגוגל דוקס ניתן לערוך, לעצב, להפעיל פונקציות ולבצע פעולות אחרות. כמו כן להוריד ולמשור במחשב כקובץ אקסל (דרך תפריט File ובחירה ב Download as ובחירה ב Excel) למי שמעדיף לבצע פעולות שונות באמצעות תוכנות יישומים משרדיים אחרים.

לאחר שיצרנו את הטופס בגוגל דוקס נשמר קובץ גיליון אלקטרוני ובו תוכלו לצפות בנתונים שהתקבלו. כדי להגיע לאפשרויות שימוש בטופס יש להשתמש בתפריט Form.

תפריט Form כולל את האפשרויות הבאות

• Edit Form: יוביל לטופס במצב עריכה
• Go To live Form: כלומר הצגת הטופס כפי שהוא נשלח לאנשים.
• Imbed Form In Webpage: אפשרות זו מאפשרת לקבל קוד אותו תוכלו להכניס לדף אינטרנט באתר האינטרנט שלכם או לבלוג.
• Show Summery of responses: יציג את סיכום הנתונים שהתקבלו עד כה.
• Accepting responses: יאפשר לסגור את הטופס כך שלא תתאפשר עוד קבלת נתונים עבורו. כשהטופס במצב פעיל יופיע ליד תפריט ה Form מספר בסוגריים. המספר מציין כמה משיבים עד כה ענו לשאלון מבלי שתצטרכו לגלול את הגיליון...
• Delete Rorm: מחיקת הטופס.

עריכת הטופס - Edit Form

עריכת הטופס מאפשרת עריכה של כל שאלה ושאלה והפרמטרים שהוגדרו כאפשרויות תשובה כפי שהוסבר בסוף הפוסט הקודם תחת הכותרת עריכת פרטים.

עריכת פריטים

לאחר שלחצתם בתפריט הגיליון על Form תוכלו בכל עת לערוך את פריטי השאלות שיצרתם. כאשר עומדים עם סמן העכבר באזור אחד הפריטים, יופיע סרגל עריכה בן שלוש סמלים המאפשרים

1.     Edit - עריכת הפריט

2.     Duplicate - שכפול הפריט (כדי ליצור שאלה דומה! אבל לא בדיוק. זה יכול לשמש לבניית סולם שקר למשל)

3.     Delete - מחיקת הפריט

לחיצה על השניים הראשונים תפתח את טופס הפריט הספציפי אותו תוכלו לערוך. לחיצה על Delete תשאל האם ברצונך למחוק את הפריט, לחיצה על אישור תסיר את הפריט מרשימת הפריטים בטופס.

הגדרת נוספות

בחלק העליון של הטופס (במצב עריכה) ישנם תפריטים המאפשרים לבצע פעולות נוספות

תפריט Add item

תפריט Add item מאפשר להוסיף שאלות לטופס שיצרתם (Text, CheckBoxes, Multiple Choice, Choose From A List, Scale, Paragraph Text, Gird). בנוסף לאפשרויות אלה יש אפשרות להוסיף כותרת סעיף (Section Header) אם ברצונכם ליצור כותרת עבור שאלות שמתייחסות לתחום מסוים. כמו כן יש אפשרות להוסיף מעבר עמוד (Page Break) אם ברצונכם לא להתיש את המשיבים בטופס ארוך. תוכלו למשל ליצור מספר שאלות ואז להוסיף מעבר עמוד, ומי שעונה על הטופס יוכל פשוט לעבור לעמוד הבא. אפשרות הוספת מעבר עמוד יכול להועיל גם במקרה שרוצים לחלק את השאלון לפי נושאים.

תפריט Them

תפריט Them מאפשר לבחור עיצוב עבור הטופס שיצרתם.

אפשרות Email This Form יאפשר שליחת הטופס לנמענים בדוא"ל. תוכלו לבחור להוסיף אנשים מתוך אנשי הקשר ב Gmail או להקליד כתובות דוא"ל ידנית. באפשרות זו ניתן להגדיר האם ברצונכם שהשאלון יופיע בגוף המייל מבלי שהמשתמש יצטרך ללחוץ על הלינק לשאלון. במקרה כזה יוכל המשתמש לענות על השאלון ולשלוח אותו ישירות מגוף הודעת המייל.

אם ברצונכם לשמור על אנונימיות המשיבים מומלץ יהיה כמובן לפרסם את כתובת השאלון בפורומים רלוונטיים או/ו להיעזר לבקש מחברים / מכרים לפרסם את הקישור לשאלון. כדי לקבל גישה לקישור לשאלון יש להיכנס לגיליון בגוגל דוקס, ללחוץ על תפריט Form ושם ללחוץ על Go To live Form. לאחר מכן העתיקו את הקישור משורת הכתובות והדביקו במקומות רלוונטיים. תוכלו כמובן ליצור קישור מקוצר לשאלון על ידי שימוש באפשרויות היפר קישור שמוצעות או ב Word, באתרי אינטרנט או בפורומים. למשל "כדי לענות על השאלון לחץ כאן". את הקישור הזה אתם יכולים כמובן לשלוח גם במייל לאנשים שאתם מכירים כדי שיפיצו לאנשי הקשר נוספים.

חשוב לציין! בכל דרך שלא יענו על השאלון - בין הוא הועבר דרך רשימות תפוצה בדוא"ל או דרך אתרי אינטרנט, בלוגים או פורומים, הנתונים מתקבלים באופן אנונימי לקובץ הגיליון האלקטרוני ולמי שכתב את הטופס אין מושג מי השיב על השאלון.

בתפריט More Actions יש שתי אפשרויות נוספות: האחת שנקראת Embed שמאפשר לקבל קוד עבור אתרי אינטרנט, בלוגים ופורומים. השנייה נקראת Edit confirmation שמאפשרת לערוך את הודעת הסיום שמקבל מי שממלא את הטופס עד סופו. בנוסף ניתן להגדיר כי כל אחד יוכל לצפות בסיכום התוצאות.

אילנה ♣ בניש  

www.daisy.org.il

שירותי תמלול דיגיטלי