המידע הטמון במסמכי חברה או ארגון הוא, פעמים רבות, הנכס החשוב ביותר שלה. שמירת אותו מידע ואחזורו בצורה נכונה עשוי לייעל את העבודה, למנוע טעויות שמחירן הכלכלי כבד, ולחסוך בשעות עבודה ומשאבים אחרים.

מיקום לא נכון של הזמנת עבודה או תעודת משלוח, למשל, עלולים, כמו שיודעים בעלי עסקים רבים, להביא לא רק להפסדים ישירים אלא גם לאובדן לקוחות ומוניטין. אך גם משרדי עורכי דין, למשל, יודעים למקסם את היתרונות שבניהול מסמכים נכון על מנת לשדרג את שיתוף הפעולה בין העובדים, כך שלעולם לא תיעשה עבודה כפולה, ועבודתו של האחד תשביח את עבודתו של האחר ותקל עליה. למשל, חוות דעת שהכין אחד העובדים יכולה לשמש עובד אחר תקופה ארוכה לאחר מכן, ולחסוך ממנו זמן מיותר על מחקר, למשל. לכן, חשוב שמסמכים יישמרו באופן שבו ניתן יהיה לאתרם בקלות אפילו שנים מאוחר יותר, וגם להזכר בקלות בדבר עצם קיומם.

ניהול מסמכים דיגיטאלי חוסך כסף וזמן, מבחינות רבות. לדוגמא:

•    תיוק ניירת גוזל זמן רב, כאשר תיוק בארכיון דיגיטאלי נעשה בלחיצת כפתור, ולעיתים אף באופן אוטומאטי.
•    שמירת מסמכי נייר במשרד גוזלת מקום רב ויקר, שניתן לעשות בו שימושים אחרים.
•    בשמירת מסמכי נייר בארכיב מרוחק כרוכים עלויות הזמנת תיק והחזרתו לארכיב.
•    למשלוח מסמכי נייר עלות צילום, טונר, בולים וכו'. לא כך משלוח מסמכים אלקטרוניים.