אינדקס הוא מונח שלעתים מזומנות הדעות חלוקות לגביו, אולי מתוקף העובדה שבשפות לטיניות מסוימות, כגון ספרדית, תוכן העניינים מכונה אינדקס (índice). בשפה האנגלית, על כל פנים, בה נכתבים מרבית המסמכים הטכניים, קיימת הפרדה ברורה בין תוכן העניינים (Table of Contents) לבין האינדקס (Index), אשר ממוקם לרוב בסוף המסמך ומשרת מטרות שונות.

בדומה לתוכן העניינים, גם אינדקס הוא אחד מהאמצעים לשליפת מידע מהמסמך (Information retrieval). תכונה זו, כפי שכבר צוין המאמרים קודמים, היא מאפיין יסודי של כתיבה טכנית טובה. אולם בניגוד לתוכן העניינים אשר למעשה מתאר את ההיררכיה במסמך ע"י פירוט הכותרות שבו (עד לרמה מסוימת, על פי בחירתו של העורך) האינדקס מתעלם מההיררכיה וסוקר את המסמך על פי מונחים מסוימים הפזורים בו. וכך ניתן למצוא באינדקס את פירוט כל העמודים בהם מופיעים מונחים מסוימים, המסודרים באינדקס על פי סדר אלפביתי.

אולם מהם אותם מונחים מסוימים? כיצד נקבע איזו מונח ראוי להיכנס לאינדקס ואיזה לא? מובן שהחלטות אלו נתונות כולן לבחירתו של הכתב הטכני או הכתבת הטכניים אשר כותבים ועורכים את המסמך, ואשר גם במקרה זה מתבקשים לאמץ חשיבה פסיכולוגית. גם כאן, ואולי ביתר שאת, כותב המסמך צריך להיכנס לנעליו של הקורא הפוטנציאלי ולנסות לאמץ את דרך חשיבתו ולהעריך את הדרך שבה הוא עשוי לגשת לצורך עריכת חיפוש באינדקס. עניין זה כולל הן את המונחים שעשויים לעניין את הקורא הפוטנציאלי והן את הדרך שבה יכתבו ויופיעו.

בהתאם לכך ניתן לחלק תהליך זה לשני שלבים: בשלב הראשון על הכותב לגבש רשימת מושגים רלוונטיים אשר לרוב לא יכילו יותר משתי מילים האחד. בשלב השני יש לקבל החלטה לגבי האופן בו יוטה המונח כך שיתאם את דרך חיפושו המקובלת על פי רוב (למשל יחיד/רבים, נסמך-סומך וכו'). חלק מהמונחים הכוללים שתי מילים יסומנו פעמיים, פעם אחת על פי המילה הראשונה ופעם נוספת על פי זו השנייה. כך למשל המונח "יצירת אינדקס" יופיע פעם תחת יצירה (יצירה, אינדקס) ופעם תחת אינדקס (אינדקס, יצירה). כל זאת נעשה כדי להקל על משתמש האינדקס עד כמה שניתן באיתור המונח הרלוונטי.

לאחר השלמת תהליך זה וגיבוש הרשימה הסופית, מגיע השלב הארוך והמייגע של סריקת המסמך וסימונם של כל המונחים מהרשימה. למרבה המזל, לאחר השלמת שלב זה מתבצעת יצירת האינדקס עצמו באופן אוטומטי ע"י MS Word או הכלי לעריכה שולחנית בו נעשה שימוש. יחד עם זאת יש לקחת בחשבון כי הליך סריקת וסימון המסמך הוא תהליך ארוך אשר גוזל לא מעט זמן (כמובן בהתאם לאורכו של המסמך) שכן יש לסרוק את המסמך עבור כל מונח מחדש. כמו כן יש צורך לרוב במספר ניסיונות שכן מספיקה אפילו אות קטנה בכדי שאותו מונח יופיע באינדקס פעמיים, באופן מיותר, לא כל שכן הטיה שונה (למשל "אינדקס, יצירה" ו "אינדקס, יצירת").

אסכם ואומר כי אינדקס הוא כלי חזק ומשמעותי ביצירת מסמך טכני טוב וכן מאפיין של כתיבה טכנית טובה, אולם יצירת אינדקס טוב איננה דבר טריוויאלי, לא כל שכן דבר מהיר. לעתים מזומנות מתקבלת הוראה ליצירת אינדקס מגורם אשר הליך יצירתו של האינדקס זר לו בעליל והדרישה ליצירת אינדקס טוב בפרק זמן קצר מאוד היא פשוט בלתי הגיונית. כתבים טכניים מנוסים יביאו כל זאת בחשבון בטרם יתחייבו לפרק זמן זה או אחר.