מייל בלתי נשכח

לפני כמה שנים עבדתי בארגון בין לאומי במחלקת הדרכה. המטרה שלנו הייתה לספק הדרכה למנהלים בחוץ לארץ. עשרות מיילים טסו הלוך ושוב ביננו לבין מדינות העולם בכל יום. אך מייל אחד שכתב הבוס שלי למזכירתו אני זוכרת עד היום.

ניסינו לקבוע תאריכים לסמינר באחת המדינות במזרח אירופה. כל פעם שהצענו תאריך הם אישרו אותו בהתחלה אבל יומיים שלושה אחר כך ביטלו: כל פעם מסיבה אחרת. הדבר חזר על עצמו 5 או 6 פעמים ודי שיבש לנו את יכולת לתכנן.

יום אחד קיבלנו מהם מייל נוסף עם שאלות לגבי הסמינר שחשבנו כבר נענו מזמן. מרוגז מכל ההתנהלות, המנהל העביר את המייל למזכירתו והוסיף שורה עצבנית לפני הטקסט המקורי: "אנא תבדקי מה המטומטמים האלה שוב פעם רוצים ותעני להם". בוא כתב את המילים ולחץ על... REPLY.

נכון, שהמילים נכתבו בעברית והם שם לא קוראים עברית. ונכון, הוא עשה  recallלמייל הזה מייד (שזה רק משך עוד יותר תשומת לב למייל האומלל). חודשים ארוכים לאחר מכן, המנהל שלי, שבדרך כלל די הקפיד על נימוסים, עדיין פחד שיפטרו אותו בגלל הפגיעה בשותפים החשובים שלנו.

סוף הסיפור

שום דבר לא קרה ושנים אחרי זה, גיליתי שהם ראו את המייל, תרגמו אותו לשפתם, הופתעו מאוד אך החליטו מסיבות משלהם לא להעלות את העניין הזה. אבל כמות עוגמת הנפש שנגרמה על מייל אחד לבוס שלי הייתה עצומה וזכורה לכולנו עד היום.

למה אני מספרת את זה?

כדי להדגיש כמ חשובים המיילים בעסקים היום ובעסקים בין לאומיים הם חשובים כפליים. ואמנם כולנו כותבים עשרות מיילים כל יום לא רבים שולטים המיומנות הזאת בצורה אפקטיבית, מבזבזים המון זמן עליהם ולעיתים גם הרבה עצבים.

כל אחד רוצה חלק ממך

כמות עצומה של תקשורת שלכם בטוח עוברת דרך הדואר האלקטרוני. מנהלים ואנשי עסקים מדווחים לי בקול מוטרד (אך עם נימה של גאווה סמויה): "יש לי 1400 מיילים שעוד לא הספקתי לפתוח אפילו". ככל שאתה בכיר יותר כך יותר אנשים מנסים להשיג את תשומת לבך. אז הם שולחים מיילים. זה גורם לכם להרגיש חשובים. אך לענות על 100 מיילים בכל יום יכול בקלות למנוע מכם לעסוק בדברים שבאמת חשובים לעסק שלכם.

האם אנשים פותחים את המיילים שלכם?

לכתוב מיילים שגורמים לאנשים לפתוח אותם ומניעים לפעולה שרצויה לכם  זאת מיומנות שכדאי ללמוד אותה. הינה כמה טכניקות שיעזרו לכם:

הניחו שכל אחד יכול להיות הקורא של המייל שלכם

אפרופו הסיפור שסיפרתי, כלל מספר אחד: הניחו שכל מייל שאתם כותבים הוא ציבורי. ברגע שלחצתם על הכפטור "שלח" אתם מאבדים שליטה על מי יקרא את הטקסט שכתבתם ומה יעשה איתו. אפילו אם אתם כותבים תזכורת קצרה לחבר בעבודה, חברו אותו בהתאם.

בשורת "הנושא" סכמו את תוכן המייל במקום לתאר

אנשים סוקרים את התיבה שלהם בעזרת כותרות של המיילים. הפכו את כותרת המייל שלכם לעשירה מספיק כדי שהקורא יוכל להחליט האם המייל הזה רלוונטי וחשוב. הדרך הטובה לכך היא לסכם את תוכן המייל שלכם בשורת הכותרת:

Subject:Deadline discussion

דוגמא טובה:

Subject: Propose we finish first stage by November 25th

יותר מידי פעמים ראיתי מיילים שמתחילים עם תשובה קצרה: "כן, אני מסכים. יוסי הוא האיש." על מנת להבין למה יוסי הוא ולמה בדיוק הוא האיש צריך לפעמים לגלגל את המייל למטה חצי קילומטר, בשביל למצוא את השאלה, או לפתוח 5 מיילים נוספים על מנת להיזכר בסוגיה. "האם אני אמור לענות על זה?" – שואל את עצמו המנהל שלנו. ואז הוא מגלה עוד מייל: "מי בכל זאת, יטפל בנושא הזה?" ועוד מייל: " קיבלת את המייל שלי?" מה נכתב קודם למה? על מה לענות? או וה אוי, ביצת המיילים הזאת היא פטנט בטוח לאיבוד שעה של עבודה!

כן, לפעמים קשה מאוד להגיע לליבה של הבעיה

את כנראה שלחת את הדואר, כי את שקועה במחשבות על משהו. אבל הקורא שלך ייתכן ששקוע  במחשבות על משהו אחר לגמרי.  גרוע מכך, אם זאת התכתבות עם מספר אנשים, המסרים עשויים להגיע בסדר הלא נכון של הודעות ותגובות. ולא,  זה לא עוזר לכלול את כל ההתכתובת הקודמת כאשר את משיבה: את לא יכולה להכריח מישהו לסקור מסכים עם עשרות הודעות בגלל שהתעצלת לתת לו הקשר לתשובתך. אז, להתחיל את ההודעות שלך עם הקונטקסט שיספיק כדי לכוון את הקורא.

דוגמא לא טובה:

To: Israel Israeli

Subject: Re: Re: Re: Please give us the name of the presenter

Yes, Yossi is the man.

דוגמא טובה:

To: Israel Israeli

Subject: Re: Re: Re: Please give us the name of the presenter

You asked us if Yossi can come to give the lecture on our new development. Yes, Yossi will come to do this.

לעוד טיפים ודוגמאות במאמר המלא באתר