את ההוכחה של התזה שלי, אני מותיר לסוף המאמר.
גם הספקנים שביניכם יסכימו להערכתי שיש כאן נקודה חשובה שלא מספיק מודגשת בהיבט של מיקור חוץ.

כרגע רק בואו נניח שאתם הבעלים של משרד עורכי דין ידוע ומפורסם.

כמו-כן, בואו נניח גם לרגע שהחלטתם לשדרג את עיצוב המשרד.

אז מה אתם עושים ?

כמובן, פונים ל-2 המתמחים הראשונים שתפגשו במסדרון נותנים להם  כ-400 שקלים מתקציב קופה קטנה ושולחים אותם ל-ACE, הום סנטר או אפילו טמבור לקנות: גרזן, מסור, מקציע, דבק נגרים וקצת צבע בייץ.

מנחים אותם שבדרך חזרה למשרד יעצרו ליד עץ האזדרכת הקרוב ויחטבו ממנו עץ, על-מנת להקציע אותו להדביק ולצבוע והרי יש לכם שולחן.

נשמע לכם מגוחך ? הייתם מוכנים להיות שותפים במשרד כזה ?

לא תאמינו בכמה מקומות עושים זאת.

ארגונים רבים שעיסוקם ביטוח, טלוויזיה, בנקאות מתעקשים לבצע משימות שאינם בתחום עיסוק הארגון, למשל פיתוח תוכנה.
ככלל ניתן לומר כי אם מדובר בעיסוק שאינו בתחום פעילות הליבה שלך לעולם זה יהיה יקר יותר ואיכותי פחות מגוף מתמחה.

למה בעצם הוצאת פעילות ב-out-source לגוף מומחה יעילה יותר ?

1. גוף מומחה יהיה יעיל יותר מבחינה כלכלית בשל המומחיות הנושאית שלו

2. גוף מומחה יהיה מהיר יותר בשל תקורות לימוד נמוכות ורכיבים מוכנים מראש

3. גוף מומחה מקטין משמעותית את הסיכונים הפרויקטאלים

4. הוצאת פעילות החוצה מאפשרת לארגון להתמודד עם  היקפי עבודה משתנים ללא הגדלת מצבת כ"א ועלויות שוטפות - זאת גם אם יש ברשותו התמחות נושאית בתחום המדובר

הנחת עבודה סבירה היא שהיעילות העודפת של גוף מומחה מאפשרת win-win בין הלקוח לספק: הספק מרוויח מהפרויקט ועדין מותיר ללקוחו יעילות עודפת משמעותית.

על-מנת להבטיח זאת ניתן לעשות שימוש ביתרון משמעותי נוסף של מיקור חוץ והוא לתחר למול מספר ספקים באופן שימקסם את התועלות הנדרשות מן הפרויקט בין אם מדובר בהיבט תקציבי, Time-To-Market או איכות.
במקרה כזה חשוב לבחור מראש מהו הקודקוד המרכזי במשולש: איכות, עלות, לו"ז  מבחינת הארגון, על-מנת שידע למקד את ספקיו.

חשיבות העובדים הפנימיים בגוף מוטה מיקור חוץ ?

ארגון מוטה מיקור חוץ אינו אמור לוותר על כוח אדם פנימי מיומן. למעשה, בארגון כזה לעובדי הארגון יש תפקיד  בכורה חשוב ביותר. מיקור חוץ מעצים את עובדי הארגון המזמין בכך שהוא מאפשר להם להתמקד בפעילות הליבה, התוכנית, הניהולית והאסטרטגית ופחות בהיבטים הטכניים היישומיים.

ניתן לסמן ארבעה תפקידים עיקריים בעולם התוכנה למשל:

1. מנהלי פרויקטים בכירים  - במודל זה מדובר בעיקר בניהול הספק, לכן ניתן לתת בידי מנהל או מנהל יחידה ניהול של מספר פרויקטים. יש לשאוף לא להותיר את ניהול הפרויקט באופן בלעדי בידי הספק משום שרק לאנשי הארגון יש את ההבנה העמוקה והראייה לטווח ארוך של תפקיד הפרויקט באסטרטגיה הארגונית.
   מנהל הפרויקט אמור הן לבקר את הספק ולוודא כי הוא עומד במטרות הפרויקט וכן לסייע לו בהתנהלות פנימה למול הארגון לשם ייעול תהליכי אינטגרציה והטמעה .

2. מנתחי מערכות בכירים - אין מי שמכיר טוב יותר מאנשי הארגון מכירים את הסביבה העסקית והארגונית. לכן, על הארגון להחזיק ולטפח ברשותו מאגר אנשי תוכן, ניתוח, או"ש  מעולים אשר יבצעו את הגדרת הדרישות של הפרויקטים.

3. ארכיטקטים בכירים - על הארגון לטפח עלית טכנולוגית אשר תוודא כי המימוש הטכנולוגי המוצע משתלב באסטרטגיה כללית של הארגון וכן לאפשר לו לבקר את הצעות הספקים ואת מימושם.

4. בודקי מערכת - אמורים לתת למנהל הפרויקט את האישור הסופי כי הספק עמד בכל הדרישות שנתחייב אליהן ולמעשה בכך לאשר את סיום הפרויקט המוצלח או רשימת התיקונים הנדרשים לסיומו.

כמובן שגם בתפקידים אילו יכול הארגון להסתייע בכוח אדם מיומן מספקים חיצוניים מתמחים Proffesional Services אולם אילו אמורים להיות חלק בלתי נפרד מהארגון.

עד כה ראינו כי ישנם יתרונות רבים להוצאת פרויקטים לספקים חיצוניים, אבל דווקא את הסיבה החשובה ביותר לטעמי גיליתי רק לאחרונה:

באתי עם הצעה מעניינת עבור לקוח פוטנציאלי והצגתי את הרעיון למנהלים. קיוויתי להשתמש ברעיון היצירתי הזה על מנת לחדור ללקוח שבו אין לנו פעילות משמעותית. התשובה שקיבלתי מהמנהלים האירה את עיני: “מדוע שנציע את הרעיון הזה דווקא ללקוח שאינו נוטה לעבוד עם ספקים ? הוא עשוי ליטול את הרעיון ולממש אותו לבד. רעיונות טובים נציע לארגונים שנוטים להוציא הרבה פעילות לספקים חיצוניים שם יהיה לנו ערך רב יותר לרעיון וסיכוי טוב יותר לזכות במימושו.”

המסקנה שלי מכל זה היא שהמכה הקשה ביותר לארגונים שנוטים לבצע פעילות In-House מרובה ,מעבר לחוסר המיקוד והיעילות, הוא שנכפה עליהם ניוון ארגוני.

ניוון ארגוני הוא כבר ממש סכנת נפשות לארגון, כל יועץ ארגוני זוטר ידע לומר לכם זאת.

רק מערכת יחסי גומלין מתמדת בין ארגון לספקיו תבטיח אינטראקציה המפרה את הארגון.
הסיבה לכך היא שספקים חיצוניים רואים ברעיונות חדשים הזדמנויות עסקיות עבורם. לכן, מעלים יוזמות ללקוחותיהם.

לפיכך, גם ארגון קטן העובד עם ספקים רבים ישלב בצופן הגנטי של התנהלותו העסקית מאגר חדשנות ויצירתיות של אלפי מומחים. אילו מצידם יסייעו לו רבות בפיתוח עסקיו והתייעלותו.