ארגון אירועי התרמה הוא חלק בלתי נפרד ממערך גיוס התרומות של עמותות. אירועי ההתרמה נועדו לגייס כספים, לפרסם את העמותה, לשמור על קשר עם התורמים והוספת תורמים חדשים לעמותה. באירועים מסוג זה, המשתתפים מתקבצים עבור מטרה חשובה ומגבשת ונוצרים קשרים עסקיים וחבריים. כיצד מנהלים ערב התרמה מוצלח?

כיצד מתכננים אירועי התרמה?
האירועים   יכולים להיות, דינרים עם דברי פתיחה, תוכנית אומנותית, קייטרינג ברמה גבוהה ובמהלכה נחשפת העמותה ופועלה. גיוס כספים נערך לפני האירוע , במהלכו או לאחריו. עריכת אירוע התרמה היא מורכבת וכוללת: ניהול כספים נכון, סוג המוזמנים, סוג הכיבוד שיוגש, מערך שיווקי, צלמים, דיילים, אנשי אבטחה, גביעים, מגנים, סיכות דש,פעילים, מופעים,  תקשורת, אישורי משטרה, שירותי מד"א וכו'. לאירוע יש להזמין מאות מוזמנים מכובדים שהם תורמים בפועל או פוטנציאלים שיתרשמו מן העמותה.

מה הם התנאים לאירוע התרמה שמשיג את מטרותיו?
חשוב מאוד לשכור שירותי חברה מקצועית עבור ניהול האירוע. חברה מיומנת תארגן את האירוע בצורה מקצועית ומכובדת. כדאי לשלב את העבודה של החברה עם עבודת הפעילים של העמותה.
בחירת מועד האירוע – חשוב לבחור עיתוי מתאים לאירוע. למשל, הוא לא יכול להתקיים בזמן שכולם בחופשה.
היכולת הארגונית של העמותה – מהווה תנאי העיקרי משום שאם מדובר על ארגון חדש הוא צריך להשקיע יותר בפרסומו ובהשגת תרומות. ארגון וותיק הינו מנוסה יותר בארגון האירוע אך הוא צריך להשקיע יותר ברעיונות מקוריים ובשימור תורמים קיימים. העמותה חייבת להיות מאורגנת בהיבט המשרדי כולל: פרסום, הנהלת חשבונות, התקשרות עם אנשים ועוד. המתנדבים חייבים  להיות חדורי מוטיבציה ומועילים. . צריך לדעת להזמין מקום מתאים, לארגן את התוכנית האמנותית ולגייס כוכבים מן השורה הראשונה בתחום הזמר, התיאטרון, המחול ועוד. יש לדאוג לכיבוד התורמים על ידי חלוקת דשי סיכות, גביעים,  ופרסום תרומתם בציבור. לתכנון מוקפד צריך  לצוות את העובדים לפי נושאים כאשר כל צוות אחראי על תחום מסוים בארגון האירוע. הצוותים צריכים להיות מתואמים בניהם ואדם מתאים צריך לנהל את כולם. פעילים נלהבים המשתתפים בארגון האירוע, הופכים למזוהים עם העמותה.
תכנון תקציבי- העמותה צריכה להחליט אם היא מסתפקת בכיסוי הוצאות האירוע או אם רוצים גם להישאר עם רווח.

מה היא תוצאתו של אירוע התרמה מוצלח?
כאשר האירוע עובר בהצלחה, העמותה מצליחה לשמור על חוג התורמים וחדשים נוספים אליו. אירוע ההתרמה מפרסם את העמותה והיא נחשפת לציבור ולמדיה. באירוע, המוטיבציה והיכולת המקצועית של המתנדבים עולה

מדוע חשוב לשכור חברת ייעוץ
על מנת לנהל אירוע התרמה מוצלח צריך לשכור את שירותיה של חברת ייעוץ מקצועית ומנוסה. החברה מארגנת את האירוע ומפיקה עבור העמותה ערב מקצועי ומרשים. ארגון שמפיק אירוע בכוחות עצמו מבלי שיש לו את המשאבים והכלים לכך,  יכול להזיק לעצמו בצורה ניכרת.

http://credibility-fundraising.com