כספות מפתח משמשות בעיקר משרדים וחברות קטנות אשר נמצאות במחסור תקציבי.

ישנם משרדים אשר רוכשים כספות מפתח בכדי לשמור על ציוד כדוגמת מסמכים, קופות קטנות ועוד וכמו כן בכדי לחסוך בעלויות.

הבעיה בכספות אלו היא שהן נפרצות בקלות ובמהירות. הפורצים יודעים זה זמן רב כיצד לפרוץ אותן. ישנן שיטות רבות והנפוצה שבהן היא גם הפשוטה ביותר – שכפול המפתח.

לעתים השכפול נעשה בידי אנשים שאמורים להיות נאמנים למקום עבודתם כמו לדוגמא אחד העובדים, המנקים, או אף עובד חיצוני.

מומלץ ורצוי להשתמש בכספות משרדיות מהדגם האלקטרוני שלהן, או אלו בעלי קומבינציה של מכני ואלקטרוני.

אך אם משיקולים כאלו ואחרים החלטתם להשתמש בכספות מפתח, כדאי שתשננו כמה כללי זהירות בסיסיים:

• אין להשאיר מפתחות במקום גלוי ונגיש כמו לדוגמא על השולחן, במגירות השולחן, וכדומה. כל חובבן מכיר מקומות אלו ויודע כי הם אלו המועדפים על שמירת מפתחות.
• תשמרו את המפתח של הכספת קרוב אליכם. אל תעבירו אותו בין אנשים. אין צורך לשכפל אותו ולתת לאחרים לשמור עליו. כמובן יש לדאוג שכאשר העובדים מסיימים לעבוד במקום הם מחזירים את המפתחות שלהם.
• החביאו את הכספת במקום בטוח.
• תדאגו שאנשים שאינם צריכים לדעת מיקומה של הכספת לא ידעו על זאת.
• לצד השימוש בכספת יש להתקין אמצעי אבטחה נוספים בכדי להשלים הגנה מקסימאלית על הכספת. מערכות אזעקה, דלת פלדלת, סורגים לחלון ועוד. כמו כן חשוב לשים לב שכל החלונות והדלת הראשית נעולים.

למרות עלותה, קניית כספות מפתח אינה מומלצת. אם בכל זאת החלטתם לקנות כספת כזו, שמירה על כללי הבטיחות הבסיסיים תסייע לכם למנוע פריצות.