ביום שלישי, ה – 8 במארס התכנס פורום השולחן העגול לאנשי מודיעין תחרותי, זו הפעם ה – 13.

הפעם אירח אותנו מנהל המודיעין התחרותי של חברה בינלאומית, העוסקת בתחום האינטרנט.

הדיון נחלק לשניים: החלק הראשון היה סקירה של מנהל מחלקת המודיעין התחרותי בחברה שאירחה אותנו. החלק השני הוקדש לשיחה שהוביל מנהל אבטחת מידע (באוריינטציה של מודיעין תחרותי / זליגת מידע) בחברה תעשייתית.

סיכום מפגשים קודמים:

מפגש ראשון

מפגש שני

מפגש שלישי

מפגש רביעי

מפגש חמישי

מפגש שישי

מפגש שביעי

מפגש שמיני

מפגש תשיעי

מפגש עשירי

מפגש אחד עשר

מפגש שנים עשר

חלק א' – מודיעין תחרותי בחברה בתחום האינטרנט

הסביבה העסקית משפיעה מאד על אופי המודיעין התחרותי הנדרש. מאופיינת בחסמי הכניסה נמוכים. המשמעות הנגזרת היא ריבוי מתחרים.

מעבר לכך, כידוע סביבת האינטרנט היא דינמית ומהירה ולכן התגובתיות הנדרשת גבוהה ביותר.

פרט חשוב נוסף הוא שהחברה נתקלה בשלושה משברים משמעותיים בשנים האחרונות: שניים רגולטורים (הרמת חסמים ומגבלות על פי מדיניות בטריטוריות משמעותיות לפעילות החברה) ואחד הוא המשבר הכלכלי של 2008.

היחידה הוקמה תחת פיתוח עסקי, אך במהלך השנים יחידת המודיעין התחרותי חוותה "ניוד" וכיום מנהל היחידה מדווח לסמנכ"ל התפעול.

פעילות היחידה מוגדרת כאסטרטגית. יש לכך השפעה על רמת המעורבות של אנשי המחלקה ועל מידת ההשפעה של תוצריה בארגון.

התוצרים

יחידת המודיעין מפיקה מספר תוצרים מרכזיים:

1. דו"חות ניתוח עומק של אירועים עסקיים;

2. דו"חות שבועיים הסוקרים את אירועי השבוע המרכזיים בתעשיה. הקישורים בעדכונים השבועיים מפנים לפורטל.

3. דו"ח רבעוני להנהלה – מייצר דיון פתוח לגבי המיצוב התחרותי.

4. מענה לצי"חים (ציון ידיעות חשובות / שאלות חקר שמציפים לקוחות המידע) באופן נקודתי ולפי דרישה, אד הוק.

5. הכנת פרופיל לגבי "לידים" עבור מנהלי לקוחות (Account Managers).

נושא לגביו מתלבטים אנשי מקצוע רבים בתחומנו היא האם לכלול במסמכי היחידה המלצות.

ובכן, תוצרי המחלקה במקרה הנדון כוללים מסקנות והמלצות נגזרות לביצוע.

הערה: הפורטל משמש בעיקר כספריה לחומרים שמייצרת יחידת המודיעין. עם זאת, מנהל היחידה אינו רואה בהטמעת הפורטל כפלטפורמה למודיעין תחרותי ואינו מייחס לה ערך מוסף משמעותי.

ניתוח מוצרים מתחרים

במהלך העבודה התחוור למנהל המודיעין התחרותי, שלא יוכל לנתח את כל המוצרים, וזאת בשל מחסור במשאבי זמן.

התקיים נסיון ראשון לגייס מנהלי מוצרים לנתח המוצרים המתחרים, אך ללא הצלחה.

בהמשך, יחידת המודיעין התחרותי גייסה מתנדבים מקרב העובדים לצורך יצירת קבוצת מיקוד, שניתחה את מוצרי המתחרים. התוצר שהופק, הוצג למנהל המוצר והוא נתבקש להציג את חוות דעתו לגבי הניתוח.

הניתוחים היו מוצלחים וכיום חלק ממנהלי המוצרים מבצעים את הניתוחים של מוצרי המתחרים בסיוע של אנשי מחלקת המודיעין התחרותי.

איסוף מידע "מבפנים"

אחת הסוגיות היותר קשות ומוכרות היא איסוף המידע מתוך הארגון. לא קל לגייס את העובדים בארגון לתרום מהידע שלהם.

הדו"ח השבועי מכיל עדכונים גם מעובדים מהארגון, תוך מתן קרדיט לעובדים תורמי הידע (לדוגמה: יעל עדכנה כי...). הדבר עודד אנשים להעביר יותר ויותר מידע לגבי המתחרים.

איסוף מודיעין תחרותי בכנסים / תערוכות – יחידת המודיעין התחרותי מבצעת פעילות זו באופן קבוע ושוטף: תדרוך מקדים ואיסוף לאחר התערוכה / הכנס.

רשת הקשרים האישית – גם אנשים שעוזבים את החברה, נשארים פעמים רבות בקשר עם מנהל המודיעין התחרותי – זאת אומרת, הם מהווים רשת מידע מצוינת.

מדידת הפעילות

בעיני מנהל המחלקה קשה מאד למדוד את הצלחת היחידה. ההוכחה להצלחת היחידה, כפי שהוא רואה זאת, היא עמידותה בפני קיצוצים ארגוניים.

מעבר לכך, מציין מנהל מחלקת המודיעין, כי היחידה נמדדת במידת ההטמעה של הניתוחים שמעבירה ולא על הניתוחים עצמם.

הסמנכ"ל הממונה מודד את היחידה על הפרמטרים הבאים: יצירת מחקרי שוק, הצלחה לעורר את הארגון ולהשפיע על קבלת החלטות.

תקשור המודיעין התחרותי בארגון

לכל סמנכ"ל הרגלי עבודה שונים. התוצרים של היחידה מותאמים לשיטות העבודה של לקוחות המידע.

עובדים מכל הרמות מקבלים שירות.

מנהל היחידה רואה במודיעין התחרותי כמנוע לשינוי הארגוני.

חלק ב' - אבטחת מידע בארגון

 הוביל את החלק השני בדיון אדם שחובש שני כובעים בארגון: מנהל המודיעין התחרותי ומנהל אבטחת מידע פיזית.

במקרים רבים אבטחת מידע נתפסת כחלק אינטגרלי מה – IT.

מנהל המודיעין התחרותי מיצב את תפקידו, במקרה דנן, כתפר שבין הקב"ט לבין ה – IT.

הצורך

החברה בה עובד מנהל אבטחת המידע היא תעשייתית יצרנית, אשר השווק בה הוא לב הארגון.

טרפוד של קמפיין זה או אחר בידי מתחרים, הנו מכה קשה לארגון.

אי לכך, נקודת המוצא לפעילות אבטחת המידע היתה השאלה להלן: היכן נקודות הכשל בהן יש זליגת מידע מהארגון החוצה?

לאור ניתוח הדברים, הוגדר שאבטחת המידע במקרה זה מתייחסת לאנשים עצמם – לדאוג להעלאת המודעות לנושא מניעת זליגת המידע מהארגון.

הטמעה

הנדבך הראשון: תקשור הנושא

כרוך היה במספר פעילויות, כגון:

- פגישה עם כל עובד חדש שהגיע לשווק;

- נוסח ספר נהלים בו נכללו כללים לגבי התנהגות מול ספקים, גריסת חומר וכן הלאה;

- התקיים סט של מפגשים בהנהלות הארגון ובפורומים השונים, לצורך הגברת המודעות.

הנדבח השני: דגימת הפרויקטים העתידיים (בהתאם לתכניות העבודה)

כל יחידה עסקית הציגה את הפרויקטים שעל הפרק, תוך קטלוג רמת הסווג של הפרויקטים (מסודי ומטה).

הנדבח השלישי: עבודה מול ספקים חיצוניים

גם כאן חולק התהליך למספר שלבים:

ראשית, התבצע סקר ספקים, אשר בחן את אופן שמירת המידע על החומרים / המוצרים ומידת זליגת המידע לגביהם למתחרים או לגורמים אחרים בתעשיה. תוצאות הסקר ספקו תמונה טובה למדי של ה"חורים" ברשת.

לאחר מכן הוגדרו תהליכי עבודה ומידור מתאימים, אשר הספקים חויבו לפעול על פיהם.

התהליך צלח והתוצאות כיום הן שזליגת המידע פחתה משמעותית.

בדיעבד, נראה שהמתחרים למדו גם הם את הלקח והטמיעו תהליך עבודה דומה מצדם.

סיכום

 המפגש הפעם כלל שתי זוויות ראיה מעניינות על תחום המידע הארגוני והסביבה העסקית.

הראשונה – התבוננות על הנעשה מחוץ לארגון ופיתוח כלים עסקיים אנליטיים לטובת מנהלי הפעילות ברמות ובתחומים השונים.

השניה – התבוננות אל תוך הבית פנימה, לטובת למידת תהליכי זרימת המידע ומניעת זליגתו אל מחוץ לארגון וגיבוש מתודות עבודה, תהליכים ונהלים ברורים ואכיפתם לצורך הפחתת התופעה. צוין כי בד"כ נושא אבטחת מידע איננו חלק מתחומי האחריות של מודיעין תחרותי והמדובר במקרה ייחודי.

המפגש הבא יערך, ככל הנראה, בחודש מאי.