היעדר חלוקת משאבים מאוזנת בין השופטים, תפישות ניהוליות מיושנות, פילוג בין עובדי המזכירויות, תפקוד כושל של המזכירה הראשית וחוסר שיתוף פעולה עם הנהלת בתי המשפט בירושלים - אלה חלק מהממצאים הקשים שנחשפים בדו"ח ייעוץ ארגוני שנכתב לבקשת מנהל בתי המשפט על דרכי הניהול בבית המשפט הגדול בישראל!!!

"בית המשפט המחוזי בתל אביב נמצא במשבר ניהולי קשה -

השאלה אינה האם, אלא מתי יידרדר עוד יותר" -

כך נכתב על תפקוד המערך המינהלי שאחראי על כוח האדם ועל תפקוד המזכירויות בבית המשפט המחוזי בתל אביב, בדו"ח פנימי של יועץ ארגוני שנערך לפני כחצי שנה והגיע לידי TheMarker.

הדו"ח נכתב לאחר אבחון ארגוני מקיף שנערך.... הוא חושף כשלים רבים בניהול בית המשפט, בהם: היעדר חלוקה מאוזנת של משאבים בין השופטים השונים, תפישות ניהוליות מיושנות, פילוג בין עובדי המזכירויות השונות, תפקוד לקוי של המזכירה הראשית והיעדר שיתוף פעולה עם הנהלת בתי המשפט בירושלים. 

כשלים אלה גרמו לכותבי הדו"ח לקבוע כי "התערבות נכונה בניהול תקטין את כמות המשאבים שהמערכת מפנה לטיפול בתלונות עובדים

ותמנע משבר קשה יותר,

שהוא בעל סבירות גבוהה להתרחשות".

עם כל הכשלים האלה תיאלץ להתמודד נשיאת בית המשפט החדשה, השופטת דבורה ברלינר, שמונתה ...לעמוד בראש בית המשפט הגדול בישראל והמרכזי ביותר מבחינת התיקים המסחריים המתנהלים בו.

האבחון הארגוני והדו"ח שבעקבותיו,

נעשו לבקשת מנהל בתי המשפט,

השופט משה גל, ובתיאום עם הנשיא הפורש של בית המשפט, אורי גורן.

הדו"ח מתייחס לתפקוד המזכירויות השונות בבית המשפט: המזכירות המינהלית, מזכירות הפירוקים ופשיטות הרגל, הערעורים האזרחיים, הפלילית ועוד.

הדו"ח לא בחן את עבודת השופטים

ואת הדרכים לשיפור מתן השירות על ידי שופטים

ולהקלה על העומס המוטל עליהם,

ועסק, בקצרה, בתחום שכונה "ניהול השופטים".

בהקשר זה מציינים החוקרים כי :

"כל שופט בונה לעצמו ממלכה שתשרת אותו.

אין סטנדרטיזציה של שיטות עבודה

או חלוקה מאוזנת של משאבים".

לפי הדו"ח, חלק מהשופטים סובלים מתנאי עבודה פיסיים לא טובים,

ואילו תנאי העבודה של העוזרים המשפטיים מוגדרים כ"גרועים".

עומס העבודה - בגלל ניהול לקוי

לפי דו"ח חצי שנתי שפורסם על ידי הנהלת בתי המשפט ...

כמות התיקים שנפתחים בבית המשפט המחוזי בתל אביב גדולה פי 2 עד 4 בהשוואה לבתי משפט מחוזיים אחרים (פרט לבית המשפט מחוז מרכז בפתח תקוה). ואכן, כל אדם שמבקר לראשונה במזכירויות בתי המשפט נחרד מערימות התיקים הגבוהות הנשקפות מכל עבר.

היועצים מציינים כי העובדים מרבים להתלונן על עומס העבודה, אך להערכתם, "הבעיה נובעת גם מחוסר משאבים וגם מהיעדר ניהול המשאבים וכוח אדם".

לדבריהם, "תוספת כוח אדם ומשאבים ללא שינוי מגמת הניהול תשאב ל'חור שחור' ו'העומס' יהפוך לתופעה קבועה". לפי היועצים, "תפישות ניהוליות שאינן בנות ימינו רווחות בבית המשפט", ולדעתם הן אחת הסיבות המרכזיות לעומס העבודה. לכן סבורים היועצים כי תוספת כוח אדם במצב הניהולי הנוכחי לא תפתור את הבעיה. "תוספת כוח אדם תהיה רלוונטית רק לאחר שבית המשפט המחוזי יחל לנהל את המשאבים הקיימים בצורה נכונה יותר", נכתב.

עוסקים בעיקר בכיבוי שריפות

מהדו"ח עולה עוד כי "ניהול בית המשפט מאופיין בכיבוי שריפות".

המחברים כותבים כי "שילוב של מחלוקות בין שתי קבוצות עובדי מינהלה והיעדר ניהול וסגנון ניהול של המזכירה הראשית מביאים להתפרצות של שריפה".

הדו"ח חושף תפקוד בעייתי במיוחד של המזכירה הראשית של בית המשפט, שמחה שלם, לה מוקדש בדו"ח פרק שלם. את הסגנון הניהולי של שלם סיכמו היועצים במלים: "יש חוסר כבוד כלפיה, לא יוזמת פתרון בעיות, פותרת רק 'כשאין ברירה', חוששת לכבודה, חוששת מהתנהגות לא הולמת כלפיה, פניות מינהלה תקועות אצלה, יחסי אנוש לא טובים, מביאה לקונפליקטים פנימיים, צריך 'לבקש טובה ממנה'.

היועצים מצאו עוד כי שלם נוהגת ביחס לא שוויוני בין מדורים שונים, והדבר מתבטא באישור שעות נוספות, הקצאת כוח אדם וגישה לאינטרנט למדורים שהיא חפצה ביקרם. עם זאת נאמר בדו"ח כי טיפול ממוקד בבעיה זו לבדה לא ישפר את המצב באופן משמעותי.

לגבי תפקוד העובדים מצאו היועצים שעובדים יוצאים מעבודתם באמצע יום העבודה, וכי קיים הבדל בין עובדים ותיקים לחדשים. לפי הדו"ח "הוותיקים עובדים פחות ויוצרים אינטריגות. הם יוצאים יותר באמצע היום ושולחים יותר תלונות".

העובדים, כך עולה מממצאי הדו"ח, ממורמרים מאוד ממצבם ומהיחס לו הם זוכים. לפי התשובות לשאלונים אותם מילאו, עולה כי רוב ניכר של העובדים, כ-63%, סבורים שבית המשפט אינו משקיע בפיתוח העובדים; כ-64% סבורים שאין הכרה או תגמול ליצירתיות מצד העובדים; וכ-56% סבורים כי לבית המשפט אין אינטרס אמיתי ברווחת העובדים ובשביעות רצונם.

בנוסף, עולה מהשאלונים כי כ-58% מהעובדים סבורים כי בבית המשפט אין, לפחות ברוב המקרים, תיאום בין המדורים השונים.

56% מהעובדים סבורים כי דרג הניהול הבכיר אינו מקבל החלטות נבונות בנוגע לעתיד בית המשפט. רק 13% מהמשיבים סברו כי ההחלטות שמקבל הניהול הבכיר בנוגע לבית המשפט הן לרוב נבונות. כ-60% מהעובדים סבורים כי ההחלטות בבית המשפט מתקבלות ללא שיתוף אנשים רלוונטיים. כ-52% סבורים כי לרוב מתקבלות ההחלטות על ידי הדרג הבכיר שלא על פי מידע מדויק ונכון.

עם זאת ציינו היועצים כי רוב העובדים אוהבים את עבודתם, לרובם חשוב להעניק שירות טוב לשופטים ולקהל הרחב, וטובת המערכת חשובה להם. העובדים, צוין, רוחשים כבוד למערכת ולחשיבות תפקידה בחברה הישראלית, ומכאן שזוהי אחת מנקודות החוזק של המערכת. "כבוד זה אינו טריוויאלי בשירות הציבור", נכתב בדו"ח. ואולם, לפי הדו"ח, קיים חוסר ידע רב אודות מהו שירות טוב.

היועצים אינם חוסכים בביקורת גם על תנאי העבודה הפיזיים של בית המשפט, שלדבריהם "אינם מותאמים למאה הנוכחית, אלא לשנות ה-80 של המאה הקודמת, ואינם עונים לדרישות ניהוליות, טכנולוגיות ואחרות בנות ימינו".

בהקשר זה כותבים היועצים: "קיבלנו רשימת 'הצטדקויות' ארוכה מאוד למצב הנוכחי. הכרח ניהולי הוא לפתור את הבעיה בהקדם האפשרי ובצורה איכותית".

בעיה נוספת המצריכה בדיקה דחופה לדעת היועצים היא סוגיית ניהול ואחסון התיקים. בדיקותיהם העלו כי "כיום הידע על מיקום התיק ותוכנו תלוי באנשים ספציפיים ולא בשיטת עבודה אפקטיווית. מצב זה והתנאים הפיסיים הירודים. פוגעים בתפקוד מערך המזכירות כולו. כיום קיים מצב בו מסמכים הולכים לאיבוד, ובעתיד הקרוב עלול להיות מצב בו תיקים הולכים לאיבוד ואנשים לא מוסמכים מעיינים בתיקים". היועצים מציינים כי היעדר מקום הולם לאחסון תיקים גורם לבזבוז זמן ונגישות רבה מדי לקהל. כן נמצא כי הכנת התיקים לשופטים על ידי המזכירות לקויה.

לגבי הקשר בין הנהלת בתי המשפט בירושלים לבין בית המשפט בתל אביב מציינים היועצים כי "במטה מתקבלות החלטות ארגוניות ללא שיתוף וחשיבה על ההשלכות כלפי העובדים בתל אביב".

על ההנהלה לקבל החלטות קשות

לאחר פירוט הכשלים הרבים בניהול בית המשפט, עוברים היועצים לשלב הפתרונות. "על ההנהלה לקבל מספר החלטות לא קלות", הם כותבים. לדבריהם, יש צורך לפתח את יכולות הניהול על ידי מינוי אנשים עם אוריינטציה ויכולות ניהול והכשרתם בכלים ניהוליים. יש ללוות אותם בתהליך הלמידה והיישום. בין היתר, מציעים היועצים לפעול לחיזוק יכולת הביצוע הניהולית של נשיאות בית המשפט ומזכירות בית המשפט באמצעות הקמת פורום ניהולי קבוע ומונחה, ובאמצעות הגדרה מחודשת של התפקידים ושל התפוקות הדרושות מהם.

עוד מוצע לנהל ישיבות הנהלה שבועיות לעדכון ולמניעת בעיות, ליצור תשתית שיתוף פעולה קבוע עם ועד העובדים, לקבוע הליך עבודה סטנדרטי לשופטים שאינו תלוי ברצונות ספציפיים של שופט זה או אחר, לקבוע מנגנון ויסות לעומס העבודה וניוד עובדים לצורכי הכשרה, וכן לקבוע הליך עבודה לניהול ואחסון תיקים.

כן מציעים היועצים כי נשיאת בית המשפט תציג תוכנית עבודה לפיתוח בית המשפט וכי הנהלת בתי המשפט בירושלים תציג גם היא צעדים לשיפור.

ביחס למזכירה הראשית מציעים היועצים אחת משתי חלופות: הכשרה ופיתוח של המזכירה הראשית הקיימת או מינוי מזכירה ראשית חדשה.

דוברת בית המשפט מסרה בתגובה כי דו"ח הבדיקה הוזמן לפני כשנה בהתייעצות עם הנשיא בדימוס גורן לאחר שהנהלת בתי המשפט סברה כי קיימת בעיה במערך המנהלי בבית המשפט.

הדוברת הוסיפה: "הנהלת בתי המשפט בשיתוף עם עורך הדו"ח גיבשה במהלך החודשים האחרונים תוכנית להתמודדות עם המסקנות העולות מהדו"ח ובכלל זה ארגון חדש של סדרי עבודה, חלוקת עומסים, שינוי תהליכי עבודה במזכירויות ביהמ"ש, חלוקת משאבים מתאימה ועוד". התוכנית נמצאת בשלבי הטמעה ראשוניים. הדוברת מציינת כי "לא כל מסקנות הדו"ח ניתנות ליישום באופן מיידי נוכח אילוצים שונים בהם נתונה מערכת המשפט".

איך נערך הדו"ח

>> הדו"ח, שעליו חתומים היועצים הארגוניים ד"ר חיים אמסל ואנה ברונשטיין-רוזנבלום, ועו"ד עודד פורר, נועד לזהות נקודות חוזק וחולשה בתפקוד המערך המינהלי בבית המשפט המחוזי. זאת, באמצעות הבנה של הדינמיקה בבית המשפט מנקודת מבטם של העובדים, הנהלת בית המשפט בתל אביב ומטה ההנהלה בירושלים החתומים על הדו"ח.

שיטת האבחון כללה ראיונות, מילוי שאלונים, תצפיות, וניתוח חומרים. כ-110 עובדים מינהליים מועסקים בבית המשפט. מתוך העובדים המנהליים שנתבקשו למלא שאלון, 69% השיבו על השאלון. מחברי הדו"ח מציינים כי מדובר באחוז גבוה יחסית. 24 עובדים רואיינו ראיונות עומק ובהם שופטים ועוזרים משפטיים.