היום אני רוצה לדבר אתכם על חשיבות הידע הגלוי בארגון. כאשר אנו עוסקים בידע אנו עוסקים בנתונים, שהם מערכת עובדות אובייקטיביות הקשורות לאירועים או תהליכים שונים. בהיבט הארגוני, נתונים הם מעקב יעיל אחר מידע של עסקאות מובנות. איסוף עודף של נתונים יקשה להבחין בהבדל שבין מידע יותר רלוונטי ופחות רלוונטי בעוד שתהליך המיון הזה עלול גם כן לסנן נתונים חשובים הראויים להתייחסות. המומחים בתחום ה-BI מזהים עם המושג ידע גם את המושגים "נתונים" ו "מידע".

החוקרים היפנים, נונקה וטאקוצ'י (1998) הציגו במחקרם[i] את הגדרותיהם למושגים הקשורים לניהול הידע בארגון, לסוגי הידע הקיימים בארגון והדגישו את חשיבות הפצתו. לפי נונקה וטאקוצ'י נתונים - ניתנים לשינוי, הם אינם עובדות מוצקות, ואינם מספקים היבט שיפוטי ולא מהווים בסיס לפעילות. מידע - הוא ההודעה, מסירת הידע באמצעים שונים: מסמך כתוב, שיחה, הרצאה או מצגת חזותית. לצורך יצירה של מידע נדרשים שניים, מוען ונמען, ולכן יש לו תכונה של שינוי הקשור לאופן קליטת המידע אצל הנמען. גם בארגונים עובר מידע והופך לידע, בתקשורת גלויה או סמויה, רשמית או לא רשמית. שלא כמו לנתונים, למידע יש משמעות, נתונים הופכים למידע כאשר יוצר המידע מוסיף לו משמעות על פי תפיסת עולמו.

ידע גלוי

נונקה וטאקוצ'י הציגו מודל בו מתוארת העברתם של סוגי הידע בארגון. אציג בפניכם את ניתוחם להפצתו של הידע הגלוי, לו הקשר החזק ביותר לתחום הבינה העסקית (BI).

את הידע הגלוי קל יותר "לראות" כי הוא בא בצורת מילים וצלילים בעלי משמעות ובשל כך קל יותר "לתפוס" אותו. בארגונים הידע הגלוי בא לידי ביטוי במזכרים, פרוטוקולים של ישיבות הוראות מטעם ההנהלה ועוד. מאפייני הידע הגלוי הם:

1) את הידע הגלוי ניתן להפיץ, לשעתק, לגשת ולהגיב אליו בתוך כל שכבות הארגון.

2) את הידע הגלוי ניתן ללמד וללמוד, לתרגל עם יחידים אחרים בארגון.

3) ניתן לארגן ולהרכיב ידע גלוי, על ידי תרגום רעיון מופשט, חזון לתכנית בשטח שהיא משימה שיטתית ומבצעית.

4) את הידע הגלוי ניתן לעבד למוצר, שירות או מסמך. ניתן בכל ארגון לראות מעבר של ידע גלוי בתוך מוצרים, שירותים ותהליכים מתועדים.

הידע הגלוי הינו מוצהר וחשוף והוא מאורגן ומועבר בדרך פורמאלית ומובנית בתוך הארגון.

לאחר הגדרתם של נונקה וטאקוצ'י את הידע הגלוי, מדגישים הם את חשיבותו וחשיבות הפצתו הנכונה בארגון. הם מדגישים כי על המידע הבנוי על הנתונים השונים להיות אמין, מקוטלג ובסופו של דבר, נגיש. כיום, השימוש בכלי ה-BI השונים, מאפשרים ניהול איכותי, אמין ונוח של הידע הנצבר בארגון ומאשפרות פיזורו של מידע זה לכל רוחב הארגון, אף בפילוח של המידע הנדרש לכל תפקיד בארגון. כאמור, לשם שימור והפצה נכונה של הידע הגלוי עלינו ליצור מערכת נהלים והוראות מתאימה לשימוש בכלי ה-BI השונים יחד עם התאמה של הכלים עצמם לארגון הספציפי המשתמש בו. לכל ארגון, מקטן ועד גדול, "חליפה" המתאימה וייחודית לו. שילוב של בניית תשתית מתאימה והטמעה נכונה של כלי ה-BI בארגון יעזרו בשימור הידע הגלוי והפצתו ויביאו להגברת יעילות הארגון כתוצאה מניתוח נכון יותר וחסכון בשעות עבודה יקרות.

[i] Nonaka, I. & Takeuchi, H. (1995) "The knowledge-creating company", New York: Oxford University

Press.