לפני שמשקיעים כסף ומשאבים רבים ברכישת טכנולוגיות והטמעתן, חשוב לבדוק שתי נקודות מהותיות בכל ארגון. לכל ארגון אופי משלו, יכולות הטמעה והשקעה שונות - ובהתאם לכך רמת הציפיות ואופן היישום חייבים להילקח בחשבון. מעבר לדרישות הניהוליות והמערכתיות (משתמשים, מקורות מידע, ניתוחים נדרשים, מדדי חברה וכו'), צריך לבחון שתי סוגיות עמוקות יותר:

האם הארגון שלך הינו ארגון סקרן?

האם הארגון שלך הינו ארגון עצמאי בגישה למידע?

אלו הן שתי השאלות המהותיות באפיון הארגון על מנת לבחון את צרכי ה- BI האמיתיים, ההשקעה הנחוצה למימוש פתרון והטכנולוגיה הרלוונטית.

מגוון טכנולוגיות ה- BI בשוק משקף את חשיבות הנושא. כך גם כל המחקרים בשנים האחרונות, שמראים את נושא ה-BI  כתחום בחשיבות עליונה מבחינת השקעות ועדיפות. טכנולוגיות אלו כוללות מגוון כלי גישה, כלים אסטרטגים, כלי BI תפעולי ועוד. כל טכנולוגיה טומנת בחובה הבטחות גדולות אך לפני בחירת הטכנולוגיה צריך להבין את אופי הארגון ולפיכך, במה באמת יש להשקיע ולמה ניתן לצפות בתמורה.

הארגון הסקרן

ארגון סקרן הינו ארגון המחפש באופן תמידי תובנות חדשות ומשנה את אופן פעילותו לפי תובנות אלו. תובנות חדשות כמו גם בעיות. חשוב להבחין בין סקרנות לשמה שמשאבים רבים מוקצים לניתוח הפעילות בארגון - אבל תובנות אלו לא באות לידי מימוש, לבין סקרנות אקטיבית המניעה שינויים והחלטות בארגון. המאפיינים העיקריים של ארגון סקרן הינם:

תכנון יעדים חדשים במטרה למקסם הזדמנויות ולמזער מכשולים.

בקרה דינאמית וממוקדת על סמך התובנות החשובות והמרכזיות בארגון.

הטמעת הסקרנות, הניתוח וחיפוש התובנות ברבדים רבים של הארגון.

מדידה עקבית של מדדי הביצועים וקביעת יעדים ואחריות למדדים אלו.

שיתוף והחדרה של אסטרטגיית החברה ומדדי הביצועים ברבדים עמוקים של הארגון.

הארגון העצמאי

ארגון עצמאי בגישה למידע, מאפשר למעגלים רחבים של אנשים לגשת ולתחקר מידע באופן עצמאי וללא תלות בגורמים טכניים. המאפיינים העיקרים של ארגון עצמאי הם:

• תהליכי קבלת החלטות מהירים ובאמצעות מידע שמקבלי ההחלטות מפיקים בעצמם.
• שפה אחידה, מונחלת בארגון בכל הרמות ואין וויכוח מתמיד על הגדרות ועובדות.
• שימוש בכלים המאפשרים כניסה ולימוד הדרגתי ומותאמים למגוון רחב של משתמשים, החל מקבלת מידע במייל על פי פרמטרים אישיים, דרך שימוש בפורטל וכלה בממשקי אד-הוק.
• 
  

תרבות קבלת החלטות

שני המאפיינים הנ"ל אינם בהכרח קשורים לגודל הארגון או אפילו למורכבותו, אלא יותר לאופי הניהולי שלו ולדינאמיות הארגונית. אפשר לקרוא לזה גם תרבות קבלת החלטות ארגונית. ישנם ארגונים גדולים ומורכבים שכל עבודת הניתוח בהם נעשית על ידי מספר קטן של אנליסטים שמעבדים את המידע והתובנות לארגון. מצד שני, ייתכן ארגון קטן מאוד שיש בו פעילות מאוד מגוונת וחתך גדול של מנהלים המפיקים מידע בעצמם, מבצעים ניתוחים ומגיעים לתובנות. מבחינה עקרונית, כל ארגון צריך להתכונן למצב של שימוש אסטרטגי במערכות BI. הרעיון יהיה למעשה בטיוב קבלת ההחלטות הכללית, במתן כלים ופתרונות לדרג הניהולי במשפכי ההחלטה שלו ולמעשה הקטנת אי הוודאות הארגונית הקיימת בכל חברה.

בתשובה לשאלה הראשונית שלנו - האם אני צריך BI? אוסיף ואשאל: האם כל ארגון צריך BI? אוכל לענות על כך באופן ברור. כל ארגון שמטרותיו העסקיות הן להתקדם ולהגיע למקסימום הערכים השיווקיים שלו, כל ארגון שמעוניין להתקדם במגמות בו השוק שלו עוסק ולהישאר בחזית השוק, כל ארגון שיהיה בעל צורך בכלים ניהוליים, מדידים, לקבלת החלטות ולהשגת מטרות הארגון וכל ארגון המעוניין למזער נזקים על ידי ניהול סיכונים - כל אלו זקוקים לכלים של בינה עסקית במטרה להגיע ליעדיהם.