בסביבה עסקית דינאמית ומשתנה, חייב הארגון להגיב לשינויים מהר וביעילות  ולהיות מסוגל לקבל תמונה ברורה על המתרחש בארגון בכל רגע נתון.  הדבר נכון תמיד, אך במיוחד היום, בזמן שהשוק עובר שינויים רבים. חשוב שהארגון יוכל להתגבר על הקשיים והאתגרים הניצבים בפניו ולשמר יתרון תחרותי אמיתי.

ניהול חכם ומסודר של התהליכים והידע העסקיים קובעים את המהירות, היעילות ואיכות קבלת ההחלטות בארגון. לכן, אופטימיזציה של התהליכים חשובה ביותר להצלחת הארגון. תהליכים בנויים מאנשים, מערכות עסקיות ותוכן. רק כאשר כל אלה עובדים יחדיו בסביבה ממוכנת, מבוקרת ואוטומטית, אז ישופרו הביצועים העסקיים.

כיום, במרבית הארגונים עדיין מתבצעים תהליכים ידניים או חצי-אוטומטים. תהליכים אלו אינם ניתנים לשינוי בקלות כאשר תנאי הסביבה משתנים, וגרוע מזה, למנהלים אין יכולת ראייה ובקרה עליהם. הפתרון טמון בשילוב מערכת ניהול תוכן ותהליכים בארגון. מערכת כזו תאפשר להנהלה להגדיל הזריזות העסקית ולהאיץ ההיענות לתנאים המשתנים בסביבה העסקית.

כיום קיימים פתרונות רבים ליישום מערך ניהול תהליכים עסקיים ועל הארגון לבחון ביסודיות היכולות של הכלים הללו ולהתאים הבחירה בכלי הספציפי,  בהתאם לצורכי הארגון. הפתרון של IFN מאפשר:

 עיצוב והדמייה – היכולת לדמות ויזואלית ולעצב תהליכים מורכבים ולערוך סימולציה של התהליכים הללו ברמה העסקית ללא צורך בפיתוח.

 אוטומיזציה ושיגור של התהליכים, תוך שילוב תכנים ומסמכים.

אופטימיזציה ובקרה – יצירת מדדים לדיווח ובקרה בזמן אמת לצורך מעקב ובקרה על הביצועים.

האלמנטים הללו מספקים את ליבת יכולות המערכת. הטמעתה תביא לתגובות מהירות יותר של הארגון שיהיה מסוגל לזהות ולאתר אירועים ומצבים (הזדמנויות או איומים), לעצב ולהוציא לפועל שינויים במהרה ע"מ לנצל את הארוע/המצב שנוצר.
בחירה בכלי הנכון תוביל להחזר השקעה מהיר ביותר ולתוצאות חסרות תקדים כגון שיפור תפוקות בעשרות אחוזים, קיצור זמן קבלת החלטות ממספר ימים למספר דקות, הפחתת עלויות משאבים בצורה משמעותית ועוד.

בבחירת מערכת ACM, יש לבחון היטב את הפונקציונליות והיכולות מול צורכי ודרישות הארגון.
להלן מאפיינים ויכולות חשובות עליהם יש לתת את הדעת:

האם הכלי מספיק חזק - ארגון בו יש צורך בעיבוד מיליוני טרנזאקציות ביום או קיים מספר משתמשים גדול מאד, צריך שיהיה בידו כלי רובסטי וחזק שיתמוך בעומסים ותהליכים מורכבים ותובעניים.

אינטגרציה - האם לכלי יש יכולת אינטגרציה עם מערכות אחרות הקיימות בארגון, כגון מערכות ERP ,CRM ועוד.

הטמעה - יש לדאוג שמלבד הטמעה קלה ומהירה, הכלי אף מאפשר הוספת תהליך חדש או שינוי תהליכים קיימים, באופן קל ומיידי.

גמישות בבנייה ושינוי התהליכים - רצוי שעיצוב ובניית תהליך יהיו קלים ואינטואיטיביים, עם יכולת תפעול פשוטה של המשתמש המאפשרת הוספת תהליך חדש ושינוי תהליכים קיימים באופן מיידי.

יכולת הוספת תהליכי Ad-Hoc – הוספת תהליך Ad-hoc ע"י המשתמש לטובת התייעצות על משתמש אחר. שילוב טכנולוגיות נוספות דוגמתכמו Unified communtion, video conferencing, חלק מהתהליך.

תמיכה בקבלת החלטות - זמינות מידע רלוונטי כולל מסמכים, מידע ממערכות ליבה וטפסים אלקטרונייים . שולחן עבודה אחיד למשתמש למטפל במשימה, גישה וצפייה בכל התכנים והמידע הרלוונטים הדרושים ע"מ לקבל את ההחלטה הנכונה, מהר, בין אם מדובר מסמכים הנכנסים לארגון כגון פקסים ומיילים, או כל מידע רלוונטי אחר לאותה משימה.

כלי ניתוח ניטור ובקרה – אשר מאפשרים ניתוח בזמן אמת של נתוני המערכת וקבלת החלטות מהירות ומדויקות יותר על ידי המשתמש ומנהל המערכת
*** כלים אלה מספקת חברת IFN מקבוצת יעל.