מאת: נילס קרמר, מפיק תערוכות, מנהל מרקום ושיווק עצמאי. kramerniels@gmail.com
חלק מהמטלות של מנהל מרקום ושיווק הוא לארגן ולנהל תערוכות. עבודה שדורשת הרבה זמן, מאמץ וכסף ולכן כדאי לנהל את הנושא בדייקנות, בתשומת לב מלאה ועל פי הצרכים האמתיים של החברה והלקוחות. כי רק כך משיגים את התוצאות הרצויות והופכים תערוכה לחגיגת שיווק מצליחה ומשתלמת. 1) מחליטים איפה להשתתף
בניגוד למנטרה השיווקית הרגילה של בידול, כאשר מחליטים באיזו תערוכה להשתתף חשוב להיות במקום שהמתחרים נמצאים.
- * לרוב חברות מפרסמות את התערוכות בהן הן משתתפות באתר החברה. קודם כל בודקים מספר אתרים של מתחרים. כדאי להשתתף בתערוכה עם מספר המתחרים הגבוה ביותר.
- * לאחר מכן כדאי לבדוק את המספרים. כנסו לאתר התערוכה וחפשו את הסטטיסטיקות על המבקרים והמציגים של השנים הקודמות. שימו לב שהתערוכה עדיין אקטואלית וששיעור ההשתתפות עולה או יציב במשך השנים. לדוגמה, לתערוכת ה-IBC באמסטרדם יש נתונים דמוגרפים מאוד מפורטים. ראו כאן
- * בדקו עם מכון היצוא. המכון מייצג חברות ישראליות בביתנים הלאומים שלו בכל העולם, דברו איתם! אם התקציב שלכם לא גדול ואתם בכל זאת רוצים להשתתף בתערוכה מסוימת יכול להיות ששווה להתאחד עם עוד חברות ישראליות מהתחום (מינימום 10 חברות) ולבקש ממכון היצוא להקים עבורכם ביתן לאומי.
2) נרשמים בזמן עדיף לתכנן ביתן בצורה רגועה. קחו את הזמן והרשמו מוקדם. זה בדרך כלל גם משתלם יותר כלכלית בגלל שמחירי הרשמה מוקדמת נמוכים יותר. - * ניתן להירשם לרוב התערוכות שמונה עד עשרה חודשים מראש, כדי להבטיח לעצמכם את השטח המבוקש.
- * אם אתם מרוצים ממקומכם אפשר אפילו לנסות בסיום התערוכה לשריין את המקום שלכם לשנה הבאה.
- * הסתכלו על מפת השטח של האולם ושל המתחם כולו ונסו להבין מהמפות את המיקום שלכם ואיך זה משפיע על זרימת הקהל. חשוב לדעת איפה ממוקמים המציגים המתחרים, ולהתמקם על ידם
- * אם התקציב שלכם מוגבל, עדיף לקחת שטח קצת יותר קטן ולא להתפשר על עיצוב מרשים ומקורי של הביתן. שטח גדול אומנם מרשים אבל אם הביתן נראה זול וסטנדרטי הרושם המועבר ללקוח - בהתאם.
* הוצאות השינוע באנייה תהינה זולות יותר מאשר בטיסה אך כדי להספיק צריך להתכונן מראש. 3) האפיון! באמת מאוד חשוב... קחו את הזמן לאפיין את הביתן שלכם. האפיון היא המפתח להצלחת הביתן: הגדירו צרכים, יעדים ומטרות, והחליטו איזה סוג של ביתן יישרת אתכם הכי טוב. בנוי או מודולארי? האם הביתן נועד להגדיל מכירות, לקדם תדמית או לחשוף מוצר חדש? - * כאשר בוחרים את סוג ביתן חשוב להסתכל בצורה הוליסטית על כל הצרכים של החברה בתחום התערוכות. האם אתם משתתפים בהרבה תערוכות? בעיקר בארץ או בחו"ל, בתערוכות קבועות או כל שנה תערוכה אחרת? שטח מוגדר או משתנה? לפי התשובה ניתן לבחור את הפתרון שמתאים לכם הכי טוב והחלטה נכונה יכול לחסוך לכם הרבה זמן וכסף.
- * כלל אצבע בתערוכות הוא ש- 60% מהמבקרים בביתן שלך לא נמצאים בהגדרת קהל היעד שחיפשת, וגוזלים ממך הרבה זמן ומשאבים. לכן, חשבו על אסטרטגיה להביא את המבקרים הנכונים לתוך הביתן שלכם. ניתן לעצב את הביתן בצורה קצת יותר סגורה ואקסקלוסיבית (לדוגמא חדר VIP). תכננו את מספר נקודות מפגש עם הלקוח בהתאם למספר נציגי המכירות.יכול להיות שאתם מחפשים דווקא חשיפה מרבית, אז תפתחו את הביתן ותרבו במקומות מפגש. (אפשר גם דרך פיתרונות טכנולוגיים).
- * הרבה אנשים חושבים שמעצב צריך את החופש כדי לעצב משהו יפה אבל ההפך נכון. מעצב מגיע לתוצאות הרבה יותר טובות כאשר מגדירים לו כמה שיותר את הצרכים, המטרות ואת הטעם העיצובי שמתאים לחברה, וחשוב יותר, הטעם העיצובי שמתאים לקוחות. זה נשמע סותר אבל תנו למעצב את הגבולות שהוא צריך כדי לצאת מהקופסה.
- חשוב שעיצוב הביתן מתחבר לקו העיצובי של החברה. ללוגו החברה, למוצר, לקטלוג. חפשו אחידות.
-
4) התקציב האפיון שכתבתם יעזור לכם להגדיר את התקציב. זכרו, תערוכות יקרות, ולכל אחד מהסעיפים הבאים יש מחיר: - עיצוב הביתן וכמות הגרפיקה
- * גודל השטח (אם התקציב מוגבל עדיף להקטין שטח מאשר להתפשר על ביתן לא מושקע)
- * ביתן בנוי יקר יחסית לביתן מודולארי, אך הרבה יותר מרשים.
- * כאשר התערוכה בחו"ל, קחו בחשבון שחשוב שאנשי הסטודיו נמצאים בשטח בזמן ההקמה ועלות הטיסה ומלונות יכנסו לחשבון.
- * במה עולה כסף!
- * שינוע ואחסנת הציוד.
- * שיפוץ הביתן במקרה הצורך.
- * קייטרינג וכוח אדם לתפעול הביתן בזמן התערוכה.
- * ועל תשכחו, שטיח, ריהוט, מטבחון, אודיו –ווידויו, חשמל ומים, אינטרנט, נקודות תליה, אישורי בניה, ניקיון, פינוי אשפה, אחסנה של ארגזים ריקים, מקומות חניה, כרטיסי מציג, מלונות, נסיעות, אשל, כרטסי טיסה ושונות.
כן תערוכות בהחלט יקרות ואין טעם להגיד למעצב, "תן לי את המחיר הכי טוב שלך" עבור מעצב הגבול השמיים, אבל ברוב החברות הגבול לתקציב ממש לא השמיים. לכן עדיף לבקש מהמעצב לתת לכם את המקסימום בתוך התקציב המוגדר לו מראש.
5) מי מעצב ומקים את הביתן? - * תכנסו לאתר הספק האם אהבתם מה שראיתם? האם גלריית הביתנים מרשימה?
- * האם מדובר בחברה מנוסה, שכבר עיצבה תערוכות וביתנים בעבר?
- * האם קיבלתם המלצות? או תבקשו לקבל המלצות מהחברה.
- * חסכו מעצמכם את הבלגן ותעבדו עם ספק שמציע שירות כולל. אין לכם זמן להתחיל להתחבר לבעלי מקצוע שונים וקבלני משנה!
- * בקשו הצעות מחיר משלושה ספקים שחשבתם לנכון ולא יותר. יהיה לכם הרבה יותר קל לבחור מתוך שלושה.
נכון... הספקים מתקשרים ללא הרף ונורא רוצים לתת הצעה, אבל גם להם אין אינטרס להשקיע שבוע עבודה על עיצוב הסקיצה ובניית הצעת מחיר כאשר יהיו עוד 6 מתמודדים והסיכויים לזכות נמוכים בהתאם. 6) תיקוני העיצוב.
קיבלתם הצעות והדמויות, בחרתם את ההדמיה הכי יפה ומתאימה. אבל בטוח שיש דברים שצריכים להשתנות... - * על תחסכו בביקורת על עיצוב הביתן! הכל ניתן לשינוי, דברו חופשית עם המעצב כך שיוכל לעצב את הביתן המתאים והמרשים ביותר.
- * לספק והמעצב יש הרבה ניסיון! שאלו שאלות, התייעצו, וחשבו ביחד על פתרונות יצירתיים. סיעור מוחות משותף מביא הרבה פעמים לתוצאות מפתיעות.
- * ודאו שמעצב הביתן או נציגו ילווה אתכם לאורך כל התהליך, כולל ביום ההקמה, אפילו אם זה אומר שצריך לשלם לו את כרטיס הטיסה והמלון.
- * המעצב מכין מפרטים טכניים ומגיש את התוכנית עבודה, בדקו גם אותם!
- * שבו ביחד כדי לאשר את התוכנית וקביעת לוחות זמנים לביצוע.
7) ימי הקמה התחלתם כבר להתרגש כי מתקרבים לקו הסיום. עכשיו כל ההכנה המרובה תשתלם לכם בגדול!
* לפעמים ניתן לראות חלקים של הביתן כבר בנגריה כמה ימים לפני ההקמה. כדאי לבוא לבקר!- * בקשו לראות את ההדפסות הגרפיות לפני ההקמה.
- * ודעו שיש מישהו מהסטודיו בשטח בכל זמן ההקמה.
- * הנציג מהסטודיו שמפיק את ההקמה, אחראי לעמידה בלוחות הזמנים.
- * הוא מכיר את העובדים ומעיר להם כאשר דברים לא מסתדרים.
- * הוא מוודא שהביתן המוגמר מוקם על פי התוכניות.
- * הוא הכתובת שלכם גם בזמן התערוכה.
דאגו שאתם מתחילים את היום ההקמה עם כמות גדולה של מצב רוח טוב וסבלנות. דעו שתמיד יהיו בעיות בשטח ותמיד הביתן נראה מבולגן בזמן ההקמה, תמיד יש דברים קטנים שצריך לסדר ולתקן. בעלי המקצוע אלופים בלמצוא פתרונות יצירתיים בשטח, חשוב שתעירו להם הערות אבל אל תחשבו שהביתן כישלון, כי... תמיד בשעה האחרונה להקמה הכול משתלב במקום כמו בפאזל והביתן נראה יותר מרשים ממה שראיתם על הנייר. (לפחות מהניסיון שלי...) 8) פתיחת התערוכה רגע האמת. הגיעו מוקדם לשטח, עשו את הסיבוב הנוסף הזה כדי לוודא בפעם האחרונה שהכול במקום. קחו כמה צעדים אחורה, הסתכלו ממרחק ותהנו דקה או שתיים מהיצירה שהקמתם. מגיע לכם!
- * דברו עם הצוות וקבעו בינכם תפקידים ונהלים. חשוב שכל אחד יודע את התפקיד שלו.
- * רגע לפני פתיחת השערים התכנסו כולכם יחד ותנו שיחת מוטיבציה להרמת מצב הרוח, תזכרו במטרות וצאו לדרך. זכרו אין כמו אנרגיה חיובית!
- בהצלחה
אהבתם? תהיו חברתיים ושתפו! הכותב הוא מנהל מרקום ושיווק עצמאי ומפיק תערוכות. |