ג'ון קוטר הוא פרופסור למנהיגות בבית-הספר למנהל עסקים בהרווארד, מרצה מבוקש, ונחשב למומחה מספר אחד בעולם בנושא של שינויים ארגוניים. סיפרו משנת 2003, להוביל לשינוי, פורש את משנתו הסדורה. לדברי קוטר, למרות שארגונים רבים מנסים להשתנות, ומתווים לעצמם כיוונים חדשים ונכונים בעיקרון, רק מעטים מהם מצליחים להשתנות באמת. כך לדוגמא, אימוץ של שיטות ניהול מתקדמות, של חזון חדש ומבטיח, או של אסטרטגיה עסקית עדכנית, ייכשלו ברוב המקרים וברוב הארגונים. הסיבה לכך היא פשוטה להפליא: הגורם האנושי, וליתר דיוק – הפחד להשתנות וההתנגדות העזה שהשינוי מעורר בקרב מנהלים ועובדים כאחד.

כל מנכ"ל מנוסה יודע שניתן לנסות להטמיע בו-זמנית רק תהליך משמעותי אחד (או שניים) בארגון שלו, שכן היכולת של הארגון לעבור שינוי מהותי היא מוגבלת למדי. אבל גם המנכ"לים שמנסים להטמיע שינוי מהותי אחד בלבד בארגון שלהם, נכשלים ברוב המקרים. ג'ון קוטר בא לעזרתם, ומתאר שמונה שלבים הכרחיים בהובלת תהליך שינוי, שכל ארגון חייב לעבור על מנת להשיג את מטרותיו. שלבים אלה מתוארים בפירוט רב בספר להוביל לשינוי, ומתמקדים בגורם האנושי, בהתגברות על ההתנגדויות הצפויות, ובכלים מנהיגותיים הדרושים לשם כך. הספר מתאים למנהלים בכירים, אבל בתנאי שיתגברו בעצמם על האתגר שבקריאתו. מדובר בספר אקדמי ותיאורטי בבסיסו, שלמרות הדוגמאות הרבות שמצויות בו אינו בהכרח קל לעיכול. הנושא קריטי, והספר חשוב ומלמד, אבל די קשה לקריאה. מה עושים?

למרבה המזל, ספרו החדש של ג'ון קוטר, שיצא השנה (2007) בתרגום לעברית, מתאר בצורה קלילה יותר את תהליך שמונה השלבים החיוני להובלת שינוי. ספר זה, "הצילו! הקרחון שלנו מפשיר!", הינו משל על פינגווינים שגילו שסכנה חמורה מאיימת על קיומם, כי הקרחון שלהם צפוי כנראה להתפוצץ בקרוב. הספר מלא בהומור אנושי, קצר, קריא מאוד, וממחיש בדרך מאוד חיננית את השלבים שיש לעבור בדרך להשגת השינוי המיוחל. מומלץ לתת אותו כמתנה למנהלים החביבים עליכם (או לעצמכם), כנקודת פתיחה להבנת הנושא. אלה שירצו להעמיק יוכלו לקרוא בהמשך גם את הספר הקודם, המפורט יותר.

בתור מתאבן, תולעת ספרי הניהול מביאה לכם כאן "תקציר מנהלים" של שני הספרים, ושל שמונת השלבים להובלת תהליך שינוי:

1.    הכרזה על משבר, ויצירת תחושה של דחיפות – על מנת שכולם יבינו שאי-אפשר להמשיך כתמול שלשום, ושחייבים להשתנות. (לואיס המנהיג - מודיע לפינגווינים: הקרחון שלנו עומד להתפוצץ בקרוב!)

2.    הקמת קואליציה מנצחת – צוות רב-תחומי ומגוון להובלת תהליך השינוי. לצורך זה יש לגייס אנשים שיש להם השפעה על אחרים בארגון, ושיש להם אינטרס אישי לקדם את השינוי. (באדי, הפינגווין החביב, מגויס לצוות, פשוט בגלל שהוא אהוד על פינגווינים אחרים)

3.    גיבוש של חזון – שיבהיר איך יראה הארגון אחרי שהשינוי יבוצע. אנשים צריכים לראות גם אור בקצה המנהרה, לא רק את החושך כיום, על מנת להירתם לפעולה (מתגבש פתרון – להפוך לקהילה של נוודים).

4.    הפצת החזון בקרב כל העובדים – חשוב לחזור על החזון שוב ושוב, בכל הזדמנות, ובכל האמצעים האפשריים (כנס עובדים, עיתון חברה, אינטראנט, וכו') – על מנת לתקשר אותו, לרתום את כולם אליו, ולהמחיש שההנהלה מאוד מחויבת אליו (כרזות קרח עם סיסמאות בשיבחי הנוודות מופצות בכל רחבי הקרחון).

5.    האצלת סמכויות לכל עובדים לקדם את השינוי – כך שכל עובד יוכל לתרום לחזון בדרכו שלו. מנהיגות אמורה להראות את הכיוון, אך לא את הדרך להגיע אליו. (הפינגווינים בגן ארגנו יריד התרמה לסיירים שיחפשו קרחון חדש)

6.    צבירת הישגים מיידיים – תוך התמקדות בדברים שקל לשנות בטווח הקצר, על מנת לחזק את ידי התומכים בשינוי, ולרפות את ידי המתנגדים לו. (כל הסיירים שבו בחיים מהסיור הראשון, ודווחו על מספר קרחונים מבטיחים). 

7.    ביצוע שינויים נוספים, מורכבים יותר – רק בשלב זה, כשיותר ויותר עובדים נרתמו לתהליך השינוי. כעת חשוב גם לא לקפוא על השמרים, ולהסתפק בהישגים שכבר הושגו בשלב הוקדם! (המעבר לקרחון חדש ראשון, ועונה אחר-כך לקרחון שני טוב יותר – הושלם בהצלחה) 

8. פיתוח תרבות ארגונית המשמרת את השינוי – גם כשהשינוי קצר הישגים רבים, עדיין יש לו מתנגדים, ואם התרבות הארגונית והערכים בארגון לא ישתנו, המצב יכול להתהפך ולחזור לקדמותו. לעיגון השינוי לאורך זמן, ניתן, למשל, להחליף אנשי מפתח שעדיין מתנגדים לשינוי, ולהוריש את משרת המנכ"ל למישהו שתומך בשינוי. (אליס, שהייתה חברה בצוות השינוי, החליפה את לואיס כראש מועצת הפינגווינים). 

לסיכום, התולעת ממליצה, תלמדו מהפינגווינים: אפשר להשתנות, גם כשהכל מסביב קפוא, אבל זה לא הולך להיות קל!