כחברת ייעוץ מובילה וותיקה, העוסקת בהתייעלות וחיסכון בכוח אדם ומשאבים בארגונים הגדולים והבינוניים במשק, ברצוננו גם לתרום מהניסיון הרב שלנו גם לעסק הקטן. בכל פעם ננסה להתמקד בנושא אחר ולסייע לעסק הקטן להתייעל.

הנושא הראשון שבחרנו להציג קשור לתחום הנהלת החשבונות והכספים של העסק הקטן. פעמים רבות אנו נתקלים בבעלי עסקים קטנים המחזיקים מנגנון יקר לצורך הנהלת חשבונות. במצב הקיים העסק הקטן מפיק ידנית מסמכים כגון חשבונית, קבלות תעודות משלוח, הצעות מחיר. במקביל העסק הקטן אוסף מסמכים המגיעים מספקים שונים. בסוף תקופה (בדרך כלל חודשיים) העסק הקטן מעביר את כל המסמכים להנהלת חשבונות חיצונית אשר מזרימה את נתוני המסמכים לתוכנה להנהלת חשבונות ובסיום מבצעת תיוק.

לשיטה של ניהול חשבונות חיצוני יש יתרונות כגון: חיסכון בזמן עבודה לצורך הזרמת נתונים למערכת ממוחשבת ותיוק, קבלת עבודה מקצועית.

אולם לשיטה חסרונות לא מעטים, למשל: קשה לעסק הקטן לבצע מעקב חשבונאי וכספי – כדי לקבל נתונים עליו לפנות להנהלת חשבונות חיצונית, קשה לעקוב ולבקר את עבודת הנהלת החשבונות החיצונית: אולי חלק מהמסמכים לא מוזרמים מסיבה זו או אחרת, אולי יש טעויות בהזרמה. כאשר החיסרון הגדול הוא העלות הגבוהה אשר לעיתים מסתכמת באלפי שקלים בשנה.

אז כיצד להתייעל?

בשור קיימות מספר תוכנות המותאמות לעסק הקטן ואשר עלותם נמוכה יחסית. בתוכנות אלו העסק הקטן יכול בעצמו וללא קושי להפיק מסמכים ממוחשבים ללקוחות: הצעות מחיר, קבלות, תעודות משלוח, חשבוניות ועוד. כמו כן ניתן להזרים נתוני מסמכים חיצוניים המתקבלים מספקים.

כאשר עסק קטן משתמש בתוכנה עצמית להנהלת חשבונות הוא זוכה ליתרונות רבים בעיקר בחיסכון והתייעלות, אולם גם יתרונות תדמיתיים.

היתרונות לשימוש בתוכנה להנהלת חשבונות המיועדת לעסק קטן:

1. החשוב מכל – חיסכון של אלפי שקלים בשנה.
2. יכולת בקרה ומעקב פיננסי על ביצועי העסק בכל עת.
3. תדמית העסק בעיני הלקוחות עולה – אין שימוש במסמכים ידניים, כל המסמכים ממוחשבים ומעוצבים.
4. יכולת להשתמש במשלוח מסמכים מידית ללקוח (בחתימה דיגיטלית) באמצעות הדואר האלקטרוני ללא צורך בהדפסה, רישום, מעטפות ובולים.

החלטתם לבדוק את השימוש בתוכנה לניהול עסק? כל הכבוד!!!

בשלב זה אני מעוניין גם להמליץ על תוכנה מעולה ולא יקרה – התוכנה נקראת "אופק פיננסי" (תקישו את השם בגוגל). ניתן להוריד את התוכנה בקלות ובחינם למחשב האישי. השימוש בתוכנה הוא חינם למשך חודש.

בהצלחה לכם,

תחשבו חיסכון,

באהבה

רן פרייז – יעד ניהולה חברת ייעוץ