בעלי עסקים רבים נאלצים להתמודד עם הקדמה הטכנולוגית גם כאשר זה נוגע לבית העסק שלהם. בעבר היה די בפרסום בעיתון המקומי או בדפי זהב, אז כיום נאלצים בעלי העסקים להתמודד מול תפעול דף עיסקי ברשתות החברתיות ובניהול אתר אינטרנטי ובפרסום באתרי נישה שונים. כמו כן, אם עד לפני עשור היו נוהגים להדפיס בבתי דפוס פנקס חשבוניות עם לוגו חברה, אז היום מפיקים חשבונית, קבלה או כל מסמך חשבונאי אחר באמצעות תוכנה לניהול עסק או באמצעות קופה רושמת.

מה באמת עדיף?

תמיד עדיף להשתמש בתוכנה להפקת חשבונית מאשר בפנקס חשבוניות, אם כי במקרים מסוימים אין ברירה ומשתמשים בפנקס חשבוניות, כאשר מדובר בנותן שירות נייד, שמעצם תפקידו הוא עובר מלקוח ללקוח ואין באפשרותו להפיק במקום חשבונית או קבלה באמצעות תוכנה ייעודית. לתוכנה יש יתרונות רבים בניהם:

• ניהול בסיס נתונים של לקוחות, כך שאין צורך לכתוב בכל פעם מחדש את פרטי הלקוח.
• התוכנה מגבה נתונים וכך כל מסמך חשבונאי שמופק באמצעות התוכנה שמור ל-7 שנים ואין פחד לאבד את המסמך, אפשר תמיד להוציא העתק.
• ישנה אפשרות להפיק דוחו"ת מכירה מרכזים לתקופות נבחרות וכך, להיות במעקב על הכנסות והוצאות העסק.
• אין צורך בתיקים גדולים ומנופחים כדי לשמור מסמכי העסק הכל שמור בתוכנה עצמה.

חתימה אלקטרונית

תוכנת הנהלת חשבונות מאפשרת לחתום על גבי מסמכים באמצעות חתימה אלקטרונית וכמובן, מקובלת וחוקית ברשויות המיסים. הדבר חוסך מבעלי עסק רבים הוצאות על בולים, זמן המתנה בתורי בנק הדואר ועמידה בפקקים. זאת מאחר ואת המסמכים שולחים ישירות כשהם חתומים אל הלקוחות. גם הלקוחות זוכים לקבל את החשבונית/קבלה בזריזות ומיד ואינם צריכים להמתין שבוע עד שבועיים לקבלתם באמצעות הדואר.