קיימות סיבות רבות לכך שבעל עסק לא מייחס לבחירת תוכנה להנהלת חשבונות את החשיבות הראויה לה, מבחינת השלכותיה ארוכות הטווח. בעל העסק מקדיש את עיקר תשומת ליבו לסוגיות היומיומיות שדורשות את התערבותו. בעל העסק לרוב די בקי בסוגיות היומיומיות של הארגון, לעומת נושאי הנהלת החשבונות שהם בדרך כלל נחלתם של מנהלי החשבונות בעסק או של רואה החשבון שלו. בהעדר בקיאות בנושא, נוטה בעל העסק לבקש מאחרים לנהל את תהליך בחירת תוכנת הנהלת החשבונות, מבלי לוודא שהמשמעויות ארוכות הטווח משמשות נר לרגלי אלה שבידם הוא מפקיד את הבחירה.
כיצד לבחור את התוכנה המתאימה לי? השאלה שצריכה לעמוד במרכז תהליך הבחירה בתוכנה המתאימה היא מהם הצרכים של המשתמש ובאיזה אופן אמורה התוכנה לשרת אותו. כל התוכנות להנהלת חשבונות/הפקת חשבוניות הן דומות במהותן וההבדל המרכזי ביניהן הוא הפונקציות שהן יכולות לבצע או מידת הקלות בה ניתן להפעילן. הגדרת הצרכים תסייע להתכוונן על סוג התוכנה שיכולה לתת מענה הולם לצרכים הללו. מהם הצרכים של העסק? אלו פעולות חשוב שהתוכנה תבצע (הפקת חשבוניות מס וקבלות, שליחת חשבונית ממוחשבת, סליקה של כרטיס אשראי, הגשת דו"חות לרשויות המס, שמירת סריקת מסמכים וכו'), האם קיים רואה חשבון האחראי על הצד הפיננסי של התנהלות העסק- כל אלו הן שאלות שכדאי לשאול כדי לבחור את התוכנה המתאימה. כיום קיימות יותר ויותר תוכנות שימושיות להנהלת חשבונות, לאור הדרישה ההולכת וגדלה של בעלי עסקים לתוכנה שתסייע בניהול החשבונות של העסק. אחת מהתוכנות הקיימות בשוק היא תוכנה לסריקת מסמכים וניהולם. טיפ אפשר לערב בין שימוש בפנקס חשבונית/קבלה ידני ובין תוכנת הנהלת חשבונות. כאשר אנחנו נמצאים אצל לקוח והוא משלם לנו על המקום, נוציא לו חשבונית/קבלה מהפנקס. אח"כ נזין את החשבונית לתוכנה. |