לאחרונה היינו עדים לקריסה של שתי חברות ריהוט, אשר השאירו אחריהן אלפי לקוחות ללא סחורה ועם חור כיס. העיתונים מיהרו להסתער על האייטמים והציעו שפע תיאוריות לקריסת החברות. בשורה התחתונה, המכנה המשותף לחברות האלו היה בלגן וחוסר ארגון. שירות הלקוחות היה גרוע כבר מההתחלה, מה שהוביל לפגיעה במוניטין ובמכירות. כך החלה מפולת שלגים, שקברה את כולם.

כיום מערכת CRM (תוכנה המשפרת קישרי לקוחות ומפקחת עליהם) היא כבר לא בגדר של תוספת חביבה לעסק, אלא בבחינת חובה. CRM היא כלי חיוני בסביבה עסקית תחרותית וקשה, שבה עסקים נופלים חדשות לבקרים.

אם גם אתם מעוניינים ברכישת תוכנת CRM אתם בהחלט עושים צעד נבון. מאידך, כדאי שתדעו לקראת מה אתם הולכים ומהן סך העלויות הכרוכות, מפני שהתשלום אינו נגמר ברכישת רישיון לתוכנה. בואו נתחיל, אם כך:

רכישת רישיון לתוכנה – תחילה, תידרשו לשלם על רישיון לשימוש בתוכנת קישרי לקוחות. המחיר של הרישיון תלוי במספר המשתמשים. ככל שיש יותר עובדים בחברה, תיאלצו לשלם יותר.

קחו בחשבון, שמספר המשתמשים בתוכנה עשוי לגדול, במידה ויצטרפו עובדים חדשים למשרד. מסיבה זו, במידה ואתם מתכננים לגדול ולהרחיב את צוות העובדים, יתכן שכדאי לכם לרכוש כמה רישיונות עודפים, כדי להיות מוכנים למצב כזה. שימו לב, כי ספקי תוכנות CRM  רבים מציעים רישיונות במספרים עוקבים כגון 5, 10, 15 וכך הלאה.

תמיכה טכנית – לאחר הרכישה, יהיה עליכם לשלם עבור הדרכת CRM. מדריך מטעם החברה יגיע למשרד וילמד את העובדים איך להשתמש בתוכנה, במשך מספר שעות. עליכם לקחת בחשבון לא רק את העלות של ההדרכה, אלא גם את העובדה שהעובדים במשרד לא יעבדו במשך כמה שעות.

אך גם לאחר שההדרכה הסתיימה, תזדקקו לשרות של תמיכה טכנית שוטפת עבור תוכנות CRM. תמיכה טכנית היא חשובה ביותר. בזכותה יהיה לכם מענה על שאלות ובעיות. בנוסף, לספק התוכנה צריכה להיות גישה למחשבו של כל עובד ועובד במשרד. עלויות התמיכה משתנות מחברה לחברה, אך אין אפשרות לוותר עליהן, בוודאי שלא בהתחלה.

תחזוקה/עדכונים – אחת לתקופה מסוימת, התוכנה משודרגת ויוצאת בגרסא חדשה ומשופרת. אם אתם משלמים עבור תחזוקה, גם התוכנה שלכם תשודרג לגרסא החדשה. בנוסף, לעיתים תרצו להכניס בתוכנה כמה שינויים כדי לשפר אותה. כאשר תשלמו עבור תחזוקה, תמיד תהיה אוזן קשבת לצרכיכם.

בנייה של מערכת קישרי לקוחות מ"אפס" – במידה והתוכנה הסטנדרטית, שמוצעת לכם ע"י הספק, לא מתאימה לצרכי העסק שלכם, תצטרכו לשלם עבור פיתוח תוכנה חדשה. תוכנה זו תותאם לצרכיכם הייחודיים.