כל ארגון, עסק, חברה או מלכ"ר נשען בסופו של דבר על מערכת המידע שלו. מערכות אלו מטפלות בכל שטף המידע שנוצר ומארגנות אותו לכדי ממשק נוח לצפייה ושימוש, תוך קבלת כל הנתונים הרלוונטיים. אחת ממערכות המידע היותר חכמות ויעילות היא ה-erp שמטפלת בהיבטים רבים של תהליכי הארגון כך שאתם, המנהלים, תוכלו לנהל את עסקיכם כראוי. אז מהי בעצם system erp ומהם יתרונותיה המרובים? להלן כל המידע.

מהי erp system?
מערכת erp (Enterprise Resource Planning System) הינה תוכנה שמטפלת בשלל התהליכים הארגוניים ומאגדת אותם לכדי ממשק פשוט ונוח. אם בעבר כל מחלקה בארגון הייתה משתמשת במערכת מסועפת משל עצמה, הרי ש- erp system חוסכת את חוסר היעילות המשווע הזה ולמעשה מכילה בתוכה את כל המידע הדרוש עבור כל המחלקות השונות כגון כספים, לוגיסטיקה, משאבי אנוש, מערכת ה- crm, המלאי ועוד. בפועל כל העובדים המועסקים בארגון משתמשים בממשק אחד ואחיד, כאשר לכל אחד מהם ההרשאות הניתנות לו ע"י מנהל המערכת ולפי צרכי הארגון.

למה כדאי לשלב מערכת erp  גם בארגון שלכם?
ובכן, מערכות ה- erp מסוגלות לתת מענה מצויין לשאלות רבות שכל בעל עסק חייב לשלוט בהן. כל שיש לעשות הוא לבקש מהמערכת פלט מסויים, גם כאשר מדובר על מחלקות שונות, ומייד יתקבל כל המידע הדרוש לניהול השוטף. בתור דוגמא ניתן למשל להשוות בין שעות העבודה של עובדים בשעות נוספות לסך כל המכירות בארגון, ולחלק את המידע המתקבל לפי גילאים, מין ושכר. המגוון של הנתונים שניתן לקבל מהמערכת הינו עצום. יתרון נוסף של התקנת erp system בארגון הוא מניעת טעויות למיניהן. מאחר ומדובר במערכת אחת, כל שלב בהליך מסויים מבוקר באישור השלב שקדם לו, כך שהסיכוי לטעויות קטן משמעותית. באופן זה העובדים מרגישים בטוחים יותר בעבודתם וקל ונוח להם לתקשר עם מחלקות אחרות, כאשר המידע נגיש עבורם. בפועל, ארגונים שבוחרים להטמיע מערכת erp גמישים יותר לשינויים פנימיים וחיצוניים ושורדים את המשק התחרותי בצורה מוצלחת יותר.

וזה עוד לא הכל
בעבר מערכות erp היו "יושבות" על מחשבים מסויימים בארגון, שהיו מחוברים לשרת שתפקידו היה לגבות את המידע. כיום שיטה זו הוחלפה בטכנולוגיית הענן ובממשקים האינטרנטיים. בדרך זו כל מי שיש לו גישה לאינטרנט ומחזיק בהרשאה המתאימה יכול לגשת לתוכנה ולפעול בה ולא רק בין כתלי הארגון. זהו יתרון עצום שמאפשר גמישות וחופשיות רבה בצרכי הארגון, כמו גם ש- erp system שפועלת בענן מגבה את עצמה כל הזמן בשרתים מיוחדים ובמקרה של תקלות, ניתן לטפל בהן מרחוק, ללא צורך בהשתלטות על מחשב כזה או אחר כך שהעבודה נוחה הרבה יותר.