גיוס המתנדבים הנכונים לתכנית הנכונה דורש זמן, אנרגיה, יצירתיות ועיקשות, כמו גם תכנית מסודרת.

לפי המרכז ללמידה משולבת באוניברסיטת טמפה בארצות-הברית, השיטות היעילות לגיוס מתנדבים הן:

1. החלט מה הם המאפיינים הרצויים אצל מתנדבים

חשוב על מטרות הפרוייקט, על צרכי אוכלוסיית היעד, ועל הפעילויות בהן יהיו מעורבים המתנדבים.

קח בחשבון את דרישות הזמן ואת הדרישות הפיזיות של התכנית.

למשל, סיוע לקשישים סיעודיים דורש יכולות פיזיות שנמצאות לרוב אצל הצעירים יותר בינינו.

2. הכן רשימה של הדרישות החשובות

הרשימה הזו תכלול, כנראה, את אותן קטגוריות מהסעיף הראשון, אבל היא צריכה להיות מפורטת יותר ולכלול את הגדרת התפקיד של המתנדב.

אחרי הכנת הרשימה, חשבי על דרך ראיון שתאפשר לך לגלות האם המתנדבים הפוטנציאליים אכן עומדים בתנאי ההתנדבות.

3. זהה את המגבלות שמונעות מאנשים להתנדב

מגבלות כאלו יכולות להיות דעות קדומות שמונעות מאנשים להתנדב; חוסר ביטחון ביכולתם לתרום; חוסר יכולת לתרגם את הניסיון המקצועי שלהם להתנדבות; חשש מפני סיכון ביטחונם האישי; מגבלות פיזיות; מגבלות כספיות; בעיות תחבורה; תחרות עם ארגוני מתנדבים אחרים שמנסים לגייס בדיוק את אותם אנשים שמודעים לחשיבות ההתנדבות.

4. חשוב על המניעים שיגרמו לאנשים מבוגרים להתנדב לתכנית שלך

זהה את הדרכים להתגבר על המגבלות של אנשים מבוגרים, כדי לשכנע אותם להתנדב. אנשים מבוגרים, למשל, עשויים לרצות להתנדב משום שההתנדבות תאפשר להם ליהנות מחוויות מתגמלות, להגביר את הקשר שלהם עם הקהילה, לחוש יעילים, לתרום למטרות צודקות, להשתמש בכישורים ובניסיון שלהם לטובת הכלל, ללמוד כישורים חדשים, להתחבר לדור הצעיר יותר, לרכוש חברים חדשים, להטביע את חותמם אצל הדור הצעיר.

כאשר מגייסים להתנדבות אנשים מבוגרים, חשוב ביותר לחשוב על מגבלות התחבורה. ולכן, כדאי לגייס מבוגרים להתנדבות סמוך למקום למגוריהם או לספק להם הסעות מאורגנות.

5. חשוב על מסר שיווקי שימכור את התכנית שלך

מהו המאפיין המרכזי של התכנית שלך שעשוי למשוך מתנדבים.

בפיתוח המסר השיווקי שלך, עליך לחשוב על הנעת המתנדבים, על תפקידי המתנדבים ועל תחומי האחריות שלהם, ועל התגמולים האישיים שהם עשויים לקבל, כמו לימוד שפה חדשה או הכרת פלח אוכלוסייה אחר.

במסר השיווקי עליך לכלול את המידע על ההכשרה שלה יזכו המתנדבים ועל התמיכה המתמשכת שיקבלו במהלך ההתנדבות.

6. צור חומרי גיוס שיתפסו את תשומת הלב

חומרי גיוס כוללים דפי מידע, חוברות, קלטות וידיאו ואתרי אינטרנט. ודא כי אתה משתמש בצורה הנכונה להעברת המסר השיווקי שלך.

למשל, גיוס מתנדבים מחו"ל יהיה קל יותר באמצעות האינטרנט, מאשר באמצעות משלוח של חוברות בדואר.

ודא כי כל החומרים נראים מקצועיים ומתאימים לפרוייקט.

אל תשכח גם להשתמש בשפה שמתאימה למתנדבים הפוטנציאליים.

למשל, אנשים מבוגרים יותר זקוקים לפונט גדול יותר מאנשים צעירים.

השתמשי בגרפיקה איכותית, הכוללת צילומים וציורים, כדי למשוך את תשומת הלב לפרוייקט.

עם זאת, אל תתפתה להשתמש בצילומים שהם עצובים או מייאשים, גם אם ברור שמטרת הפרוייקט היא לעזור לאנשים בצרה.

ואל תשכח את לוגו הארגון.

כדי להבטיח שהחומרים אכן מעבירים כשורה את המסר השיווקי שלך, העבר אותם לנציג גיוס המתנדבים בפרוייקט, כדי לוודא שאכן קלעת למטרה.

7. תכנן מצגות שמציגות את הצד האנושי בתכנית שלך

כאשר אתה מציג את הפרוייקט שלך, כדאי להשתמש באחת מהאסטרטגיות הבאות, כדי לוודא שהתכנית שלך נראית אנושית ובעלת פנים ייחודיות, ולהקטין את יכולת המתנדבים להתחבא מאחורי האנונימיות המבורכת:

• הצג בפני המתנדבים את אוכלוסיית היעד באמצעות קטעי וידיאו, סיפורים אישיים ותמונות; הצג בפני המתנדבים הפוטנציאליים מתנדבים אחרים שכבר שייכים לפרוייקט. אם הפרוייקט הוא חדש בארגונך, נסה להביא מישהו שמתנדב בתחום מארגונים אחרים
• העדף פגישות אינטימיות על פני הצגת הפרוייקט בפני מאות בני אדם, משום שפגישות קטנות (של עד 20אנשים) הן יעילות יותר בגיוס מתנדבים
• ודא כי הקהל מעורב בהצגת הדברים. 
• הצג בפני הקהל שאלות כמו "כמה מכם מכירים ילד עם מוגבלויות?” או "לכמה מכם יש סבא או סבתא שזקוקים לעזרה?”
• דאג להביא חומרי גיוס שאותם יוכלו המתנדבים הפוטנציאליים לקחת הביתה. החומרים צריכים לכלול את תיאור התפקיד, טופסי הרשמה, מידע כללי על הארגון, ועותקים של סיקור תקשורתי של הארגון.
• דאג להישאר בסביבה אחרי הצגת הפרוייקט, כדי שאנשים יוכלו לפנות אליך עם שאלות שאולי לא ניתן לשאול בפומבי.
• תן לאנשים משהו שיזכיר להם אותך ואת הפרוייקט שלך. 
• למשל, עיפרון, מחזיק מפתחות או מגנט עם שם הארגון שלך.

8. השתמש במגוון שיטות גיוס

יש שיטות רבות לגייס מתנדבים, שחלקן פשוטות וזולות יותר וחלקן מסובכות ויקרות יותר. למשל:

• שמועה.
• דיוור ישיר. הכיני מכתבים אישיים והפיצי אותם באמצעות רשימת תפוצה של ארגונים מקבילים.
• עמדות גיוס באירועים קהילתיים.
• מצגות בפני ארגונים קהילתיים.
• ארוחות גיוס. ארוחות בוקר או ערב שכוללות הצגת התכנית שלך.
• דפי מידע, פוסטרים וחוברות.
• כתבות או הודעות לעיתונות שנשלחות לעיתונים המקומיים. קחי בחשבון שעיתונים כאלו צמאים לרוב לחומרים משום שתקציב המערכת הוא מצומצם. 
• ודאי כי ההודעות לעיתונות כתובות היטב וכוללות תמונה באיכות טובה.
• ניוזלטרים של ארגונים אחרים. 
• שלחי את ההודעה לעיתונות או את הכתבה גם לחומרים שמפיצים ארגונים אחרים בקהילה.

• פרסומת בטלוויזיה או ברדיו. ודאי כי המתנדבים הפוטנציאליים הם אכן קהל היעד של אותה תחנת טלוויזיה או רדיו.
• רשת האינטרנט. 
• ודאי כי המסר השיווקי שלך נמצא באתרים שבהם צפויים המתנדבים הפוטנציאליים להתנדב ואל תשכחי לוודא כי ברור לקוראים כי זהו מסר חדש, משום שכולנו נוטים להתעלם ממסרים שנמצאים באתר לאורך זמן.

9. התחל באנשים הקרובים לך

גיוס מתנדבים הוא משימה הכרוכה, בראש ובראשונה, ביצירת מערכות יחסים.

חשוב על מי שאתה כבר מכיר.

התייעץ עם האנשים שעובדים אתך על אסטרטגיות לגיוס.

דבר עם הצוות שלך, עם המנהלים שלך ועם המתנדבים שלך, כדי לברר מה הם הארגונים האחרים שעשויים לסייע לך בגיוס המתנדבים.

חשוב על כל מי שקשור לתכנית שלך כעוזר גיוס.

צוות, מתנדבים, מנהלים, מאמנים ויועצים – כולם מכירים את התכנית ורוצים בטובתה, ולכן אין כמוהם כדי לגייס מתנדבים.

המתנדבים הנוכחיים שלך עשויים להיות המגייסים הטובים ביותר.

בקש מהם לדבר עם המכרים שלהם, לספר להם על יתרונות ההתנדבות בתכנית שלך, ואל תשכח לתת להם את החומרים השיווקיים שהכנת, כדי שיחלקו אותם בקרב חבריהם.

השתמש גם במסגרת החברתית הרחבה יותר שלך.

כל מי שאי פעם הכרת, למשל, יכול לקבל פנייה במייל שמודיעה על גיוס המתנדבים.

10. צור רשת חברתית רחבה

צור את הרשת החברתית הרחבה ביותר כדי להגביר את המודעות לפרוייקט שלך בקהילה.

פיתוח קשרים עם ארגונים שמבוססים כבר בקהילה עשוי לסייע לך בהגברת המודעות לפרוייקט והנגישות אליו.

11. כוון את מאמצי הגיוס שלך

זהה את מוסדות הקהילה ואת הקבוצות האחרות שצפויים לעזור לך ליצור קשר עם מתנדבים פוטנציאליים. זאת תוכל לעשות באמצעות הצעדים הבאים:

• הקדש זמן ליצירת מערכת יחסית עם הסוכנים הקהילתיים והארגונים הקהילתיים המבטיחים ביותר. 
• בקש עזרה מאנשי הצוות באותם ארגונים, כדי להבין מהי הדרך הטובה ביותר לפנות לקהל ביעד. 
• תוכל לרכוש את אמונם בכך שתשכנע אותם להפוך לשותפים בפרוייקט שלך.
• היפגש עם מנהיגים רשמיים ובלתי רשמיים של הקהילה, כולל אקטיביסטים ופוליטיקאים, ומכור להם את התכנית שלך.
• בקש מבית הכנסת המקומי "לאמץ" את התכנית שלך. 
• אם כך יקרה, תוכל לעשות חלק ממאמצי הגיוס בתוך סביבת בית הכנסת.
• בנוסף, שלח את החומרים שלך לאוכלוסיות שכבר מעוניינות בביצוע העבודה שאותה מציע הפרוייקט שלך או בהתנדבות באופן כללי.

12. גייס יותר מתנדבים מהדרוש

הנח שכ-25% מהאנשים שיביעו עניין להתנדב לא באמת יתנדבו, וכי חלק מן המעוניינים לא יתאימו לתכנית, ואחרים ינשרו במהלך ההכשרה.

13. שים לב לתזמון

אם שיעור הנושרים גבוה, יש להמשיך במאמצי הגיוס לאורך התכנית כולה.

עם זאת, סביר להניח שהגיוס יתרחש בשניים או שלושה גלים מרכזיים במהלך השנה. האביב והסתיו הם בדרך כלל העונות הטובות לגיוס מתנדבים, אולם העצה החשובה ביותר היא לצמצם למינימום את הזמן שעובר בין גיוס המתנדבים להתחלת הפעילות, בשל הסכנה שהמתנדבים יאבדו עניין בפרוייקט.

14. ודא כי הארגון שלך מסוגל לספק שירות לקוחות איכותי

שירות לקוחות איכותי כולל מתן מענה הולם לבירורים בנוגע להתנדבות, הכנת חומרים שמסבירים על ההתנדבות, השבת שיחות למתנדבים פוטנציאליים ואפילו הקצאת איש צוות לשכנוע מתנדבים פוטנציאליים שמתקשרים לארגון.

15. הימנע מסינדרום "הגוף המחבק"

מפתה לקבל לתכנית כל מתנדב שמבקש להתנדב בה, אולם זו טעות.

לא כולם יעמדו בדרישות שהתכנית מציבה, וחבל לבזבז משאבי אנוש על שכנוע, הכשרה וטיפוח מתנדבים שלא יוכלו לסייע לתכנית.

16. הייה סבלנית ועקשנית

גיוס מתנדבים הוא תמיד אתגר, משום שהוא דורש ממך לדבר עם עשרות ואפילו מאות אנשים. בסופו של התהליך את עשויה להיוותר עם כמה מתנדבים בודדים. אולם אל תהפכי את התסכול הזה לאישי. המשיכי להיות יצירתית במאמצי הגיוס שלך, ואל תשכחי לקבל תמיכה מחברי הצוות האחרים בתכנית.

מבוסס על המאמר  16 tips in recruiting adult volunteers מאת Jason Scott 
לקריאת המאמר בשפת המקור לחצו כאן

קישור

קישור