על מנת לנהל צריך לדעת קודם כל מהי שיטת עבודה. מהי שיטת עבודה? כשמבקשים מאדם לזרוק לאוויר לגבי מה זו שיטת עבודה? והאם אפשר ע"י שיטה כתובה להתגבר על דברים טוב יותר מאשר התמודדות במחשבה בלבד?
מה הוא יענה? אני אנסה להכניס אתכם כמה שיותר לעומק המחשבות וההתנהלות האוטודידקטית שלי. יש בדרך האינסטינקטיבית הזו הרבה מאוד. אנסה מעתה לשלב לצד תכני הבלוג הרגילים שלי גם מחשבות קדימה בנושא ניהול בכלל וניהול קריירה בפרט. אני נמצא בנקודת מסוימת אליה הגעתי ואני מרגיש שאני צריך לתעד את הדברים ולצלול הלאה אל "העומק הבא". אני מאמין שאדם יענה כך... שיטת עבודה זו דרך או בעצם כלי, ליתר דיוק מכלול כלים, שמצביעה על האופן שבו אדם עובד. דוגמא לשיטת עבודה למשל: בדרך כלל אדם עושה בתחילת יום רשימה של כל הדברים שעליו לעשות ובמשך היום מוחק את מה שכבר סיים. כך הוא יותר ממוקד בכל שלב של היום.
אנסה "לנפק" הסבר מהי שיטת עבודה וליצור פורמט התקדמות קבוע לניתוח כל דבר שיש לנהלו ----> בואו נדבר על שיטות עבודה כדי ליצור שיטות עבודה.
ברור שיהיו שיתייאשו ממני מהר. אלו שירימו את הכפפה יהיו לבטח אנשים דומים לי במידה זו או אחרת – אוטודידקטים בנשמתם. אני מאמין שאפשר לצלול מאוד עמוק על ידי לימוד עצמי ועל ידי סיעור מוחות. מקווה שיהיו כאלה שיצטרפו אליי כדי להשלים איתי תמונה.
שיטת עבודה כפי שאני רואה זאת :
נדגים את זה בדוגמא שלעיל - אדם ממפה את משימותיו בתחילת יום אדם עושה רשימת משימות יומיות ובמשך היום מוחק את שסיים. זו התנהלות שיטתית קבועה. זו שיטת עבודה.
אדם בהחלט מיישם שיטת עבודה בכל הקשור לעבודתו היומית. במקרה הספציפי מדובר בצ'ק ליסט ביצועי של מחיקת משימות לאחר ביצוען. הרשימה מקנה לך את מערך היום לכל אורכו ומביאה אותך לידי פעולה נכונה, איכותית ומהירה של כל משימה בנפרד. תרשים הזרימה עוזר לך לאורך היום להתנהל נכון. ההתנהלות הנכונה מביאה עימה רוגע, איכות גבוה ומהירות גבוהה. אדם רגוע שמתייחס למשימה הרגעית כ"משימת על" יעשה אותה הכי מהר והכי טוב. לאחריה הוא יסמן עליה V ויעבור למשימה הבאה. זה מתכון בטוח לעשייה איכותית ומהירה גם יחד. OFFTOPIC: באווטלוק יש התנהלות שיטתית שכזו - בתפריט יש אייקון שנקרא TASK.
דוגמא שנייה: איך מנהל יקדם צוות שלו?1. מטרה - הגדרת יעדים של הצוות. זו המטרה שאליה צריך להגיע.2. מחשבה לוגית - זיהוי בעיות ונקודות תורפה (לעיתים לא כותבים זאת ולעיתים כן) 3. יישום של דרך הפעולה ע"י: נהלי עבודה צוותיים + מצגות סיום לציון תוצאות ולגיבוש מטרות המשך.
איך מפתחים שיטות עבודה ? קיבלתם למעשה תרשים זרימה שיעבוד לכל בעיה/צורך
סימון מטרה ----> מחשבה לוגית והצגת הבעיות והלבטים ---->
גיבוש דרך פעולה בצורה של נהלי עבודה
איך מודדים האם שיטת עבודה היא טובה או לא ? יש להוסיף לתרשים הזרימה עוד את הבקרה. לאחר הוספתה תרשים זרימת העבודה יראה כך: 1. סימון מטרה ----> 2. מחשבה לוגית והצגת הבעיות והלבטים ----> 3. גיבוש דרך פעולה בצורה של נהלי עבודה -----> 4. ביצוע תהליך בקרת מציאות ושיפור שיטה בהתאם
איך מנחילים (מציגים) לצוות שיטות עבודה ?אפשר וצריך לעשות זאת על ידי שיטות עבודה כתובות: נהלי עבודה ומצגות. עם הזמן זה הופך לדרך חיים - חלק בלתי נפרד של עבודה ולא ניתן להתנתק ממנו.
איך גורמים לצוות להעלות רעיונות לשיטות עבודה יעילות ?שיטת עבודה כתובה ---> תוצאות טובות ---> שביעות רצון של עובד --> יביא בסוף להצעות חדשות מציד העובד/ הצוות
האם שיטה כתובה עדיפה על תורה שבעל פה?חד משמעית כן. שיטה הכתובה להבדיל מתורה שבעל פה זו דרך קבועה שחוזרים על ביצועה כריטואל. אם הדרך שגויה ומגלים בקיעים בשיטה, משנים אותה ומתאימים למציאות.
תיעוד נהלי עבודה ------> עבודה לפי נהלי עבודה ----> התאמת נהלי עבודה למציאות אחת לתקופה זו דרך חיים שמביאה לשיפור תהליכים ותוצאות.
שיטת עבודה מתועדת בגוף מקצועי היא לא אחר מאשר : נוהל עבודה כתוב.
מה ההבדל בין מייל כתוב לשיטת עבודה? מייל כתוב עם הנחיות חדשות הוא שיטת עבודה לרגע נתון בלבד. ברגע שאחריו לכשיחזרו העובדים לשוטף – אתה תפספס את ההנחיה ודינה נחרץ כדין "תורה שבעל פה". למעשה קצת יותר טוב מ"תורה שבעל פה" היות והתורה בכל זאת כתובה המייל, כל שהמנהל יכול להגיד "כתבתי לכם את זה – תבדקו". בכל זאת יש כאן פספוס כי אין את "התורה שניתנה מסיני". אף אחד לא חוזר אחורה במיילים כדי לבדוק הנחיות. לכן יש כאן פספוס.
"התורה שניתנה מסיני" במקרה של גוף מקצועי זה – נהלי העבודה. אם אתה מארגנת נהלי עבודה בצורה שאינה סיפורית אלא כצ'ק ליסט קצר שהעובד יכול ממש לעבוד לפיו אזי שיחקת אותה – אתה תבטיחי שנוהלי העבודה אינם מאיימים כל כך אלא עוזרים לעובד לבצע את השוטף לפי הכתוב במדויק. במקרה כזה - כל הנחה חדשה אפשר וצריך להוסיפה במיידי בנוהל העבודה הספציפי.
אתן לך דוגמא דמיונית כדי שתביני את כוונתי. נניח שיש לך נוהל קטנטן עבור המנהל – "עדכון נהלים". הנוהל הינו נוהל צ'ק ליסט קצר שמחייב אותך להתנהל לפיו בכל שינוי / תוספת הנחיות חדשות. להלן הכתוב בגוף הנוהל:
מנהל מחלקה:
בזה הרגע נתתי את דרך ההתנהלות שתחסוך ממך להגיד – אמרתי לכם, חפשו במייל. עובד מחויב לעבוד לפי נהלי עבודה יומיים. אם יש לו תיק נהלים את מוציאה את העדכונים החדשים ומחייבת אותם להצהיר על עבודה לפי נוהל חדש ועל תיוקו – הסיכוי שיבצעו אותו גדול בהרבה מהנחיית מייל בצורה של "שגר ושכח". הנחייה חדשה – ברגע שהיא יוצאת מהמחשב שלך – היא הופכת לנוהל לכל דבר. ועל כן ראוי שהיא תתועד במיידי בנוהל העבודה היומי. יתרה מזו – כדי למנוע מצב שידובר רק על תיוק אלא על עבודה לפי הנחיה החדשה – העובד מתבקש להצהיר במייל חוזר שהוא יעבוד עם הנחיה זו. ברגע שחייבת אותו לענות ולהצהיר – תהיה בטוח שהחדש הפך לשוטף. אפשרי כמובן להדפיס את הנוהל ולחלקו במהלך התדריך. נשאר אז כמובן לבקש מהעובדים להחליף מייד את הישן בחדש. גם אז למעשה כשאת רואה שזה מבוצע הלכה למעשה מול עינייך זה טוב. יש כמובן לדאוג מול הכפיפים שהם מודעים לכך שתיק נהלי העבודה מחייב לעבודה שוטפת בדיוק לפי הכתוב בו.
הצ'ק ליסט שכתבתי לעיל קליט לעין: הוא ידידותי ומאפשר לעובד ממש לעבוד לפיו. אם אינך זוכר – אתה יכול לקרוא ולרענן. תיק שכזה הופך מבחינת כל עובד לתיק עבודה בפועל. למעשה גלשתי קצת לכיוון של הטמעת הידע. אבל אין דרך להפריד למעשה בין שיטת העבודה לצורך להטמיע אותה בארגון. בפוסט נפרד אתייחס להטמעת הידע בצורה יסודית.
שלכם און פייר/ נתי גליק כותב הספר: "העובד שחזר לפוקוס - מדריך למחפש עבודה" |