ניהול פרויקטים
דעות בנושא ניהול אפקטיבי של פרויקטים ומשימות.
פוסטים פופולאריים
-
על הקשיחות המזיקה של התלות Finish-to-Start
13/7/08 | 995 צפיות
-
האם כדאי היה להשקיע במטוס מעבדה להסרת סיכוני הפיתוח?
2/8/08 | 842 צפיות
-
אפקט הפחד
17/9/08 | 1407 צפיות
-
טיפול פרואקטיבי ב Buffer בתכניות העבודה
5/6/08 | 1315 צפיות
-
גורמי הצלחה בפרויקטים
3/2/10 | 1183 צפיות
-
הצלחת פרויקט מחייבת מבט מרוכז קדימה
8/7/08 | 997 צפיות
פוסטים אחרונים
- גורמי הצלחה בפרויקטים 3/2/10
- זיהוי אי-וודאויות שיטתי 1/11/08
- סיכון קטן סיכון גדול 22/10/08
- העברת סיכון לצד שלישי 11/10/08
- ניהול תקציב Top-Down 4/10/08
- חשיבות האיזון בסעיפי ההסכם 20/9/08
סיכון קטן סיכון גדול
רקע
מאמצים רבים מושקעים הן במחקר הבסיסי בנושא ניהול פרויקטים והן בשגרת הניהול של פרויקטים בפיתוח שיטות לסיווג הסיכונים המזוהים של הפרויקט. השיטות הנפוצות מבוססות על הערכת ההסתברות להתממשות הסיכון המוכפלת בהערכת הנזק. שיטה נוספת שהובאה לידיעתי בדיון כאן בקפה על ידי מאיר טחן היא גישת פער הידע של יעקב בן-חיים. כל השיטות מסווגות בסופו של דבר את הסיכונים לפי עוצמתם, משהו כמו "קטן, בינוני, גדול" וכעת נשאלת השאלה מה הלאה. מה עושים עם המידע הזה.
השיגרה - מיקוד בסיכונים הגדולים
שיגרת הטיפול בסיכונים מתמקדת בדרך כלל בסיכונים הגדולים. זוהי ההמלצה שנמצא ברוב רובה של הספרות המקצועית ומפי רוב היועצים בנושא. במאמר אחד מצאתי המלצה על סדרי עדיפויות בטיפול בסיכונים - טיפול מיידי בסיכונים הגדולים, טיפול מהיר בבינוניים וכן הלאה. הגורו בנושא ניהול פרויקטים, ה PMBOK של ה-PMI מציע בפרק 11.3.3 למנהלי פרויקטים למקד את תשומת הלב בטיפול בסיכונים על פי עוצמתם. סיכונים קטנים יישארו ללא תגובה וה-PMBOK ממליץ לשמור אותם ב-watch-list.
ההנהלה המפקחת על הפרויקט תרצה מן הסתם לקבל דווח על מצב הסיכונים העיקריים. Top-10 הינה שיטת דווח מקובלת. סביב אלו ייערכו דיוני המעקב, הסיכונים הבינוניים והקטנים בפרויקט גדול נמצאים בסכנת גלישה לשיכחה או התעלמות.
אפשר להתייחס לתמונה המצטיירת בשני אופנים. האופן האחד מצביע על כך שנכון הוא להתמקד בסיכונים הגדולים, טוב הדבר שמנהל הפרויקט וגם ההנהלה המפקחת עליו יתמקדו באלו. השפעת התממשותם על הפרויקט היא הגדולה ביותר, זו הסיבה. ההתייחסות השניה היא של הסתייגות וחשש. חשש מנפילה בין הכסאות של הסיכונים הבינוניים והקטנים והשלכות קשות על הפרויקט עקב כך. חשש כבד עוד יותר מטעויות קריטיות עקב הסובייקטיביות המהווה חלק בלתי נפרד מהערכת עוצמת הסיכון.
הלהטוטן
חברים ברפאל מספרים שאבי ו., בהיותו מנהל פרויקט, אמר שמנהל פרויקט הוא כמו להטוטן, כמו אותו juggler שצריך לדאוג לכך שכל הכדורים יהיו באויר, שאף אחד לא יפול ארצה. אהבתי את ההגדרה. היא מבטאת את החשיבות שיש לכל פרט ופרט על הצלחת הפרויקט. תפקיד מנהל הפרויקט הוא ליצור את התנאים לטיפול בכל הפרטים, מבלי לתת לאף אחד לחמוק בין האצבעות.
אבחנה תיפקודית כתחליף לאבחנה על פי גודל
הטיפול בסיכונים צריך להיות מלא, לכל הרוחב, תוך התייחסות לסיכונים הקטנים והגדולים באותה רמת מיקוד. לטענתי האבחנה בין הסיכונים צריכה להיות אבחנה תיפקודית ולא אבחנה על פי גודל הסיכון. אבחנה תיפקודית היא סווג הסיכון על פי בעל התפקיד בצוות הפרויקט שיכול וצריך לטפל בו.
אם הסיכון הוא שלא ניתן יהיה לקבל ביצועים מערכתיים מתוכננים - יטופל הסיכון על ידי מהנדס המערכת הראשי של הפרויקט. אם הסיכון הוא שאלגוריתם עבוד תמונה לא יצליח לעמוד בדרישות הביצועים - יטופל הסיכון על ידי מהנדס עיבוד התמונה של הפרויקט. אם הסיכון הוא של שינוי שער מטבע - יטופל הסיכון על ידי הכלכלן המטפל בפרויקט.
מה יעשה מנהל הפרויקט לאחר שהסרנו ממנו את התפקיד המסורתי להתמקד בסיכונים הגדולים? דאגתו צריכה להיות נתונה לכך שתהליכי ניהול הסיכונים יתקיימו בכל הרמות הניהוליות ואצל כל בעלי התפקידים בפרויקט, כל אחד בתחומו.
מה תעשה ההנהלה המפקחת על הפרויקט? דאגתה צריכה להיות נתונה גם היא לכך שתהליכי ניהול הסיכונים יתקיימו באופן שיבטיח שכולם מטופלים. בנוסף, במקרים מסוימים יש להנהלה המפקחת תפקיד בהסרת סיכונים שנמצאים בתחום התפקיד אות בתחום ההשפעה שלה, ואשר לא ניתן לטפל בהם בתוך צוות הפרויקט.
מה נעשה עם סווג הסיכונים לפי גודל? נוותר עליו. הוא נתון להערכות סובייקטיביות והשפעתו על היכולת לנהל את סיכונים הפרויקט היא קטנה. |
תגובות אחרונות
-
כבשת הרעש
בתגובה על גורמי הצלחה בפרויקטים
-
agileman
בתגובה על זיהוי אי-וודאויות שיטתי
-
שמעון זיירמן
בתגובה על העברת סיכון לצד שלישי
-
פיני יחזקאלי
בתגובה על טופי וקייסי
-
גנאדי
בתגובה על סיכון קטן סיכון גדול
-
ק י צ י
בתגובה על אהבה גדולה
תגובות (9)
נא להתחבר כדי להגיב
התחברות או הרשמה
/null/text_64k_1#
מרתק...
רוב תודות
פיני
מאיר ואורן, תודה על התגובות.
מאיר,
קל לי לקבל את דבריך באשר לדינמיקה של הסיכונים ובאשר לצורך בהמשך מעקב אחרי סיכונים.
בנוסף, אתה מציע למדרג את הסיכונים לפי גודלם, לטפל בגדולים ולעקוב אחרי הקטנים תוך עדכון תקופתי של תהליך זיהוי הסיכונים. כאן אנחנו חלוקים ככל הנראה בדעותנו. גם אם איני פוסל את הרעיון הזה, כשלון יישומו במקרים רבים מחייב בחינה מחדש של הרעיון ושיפורו, ואני טוען שהשיפור צריך לבוא בתהליך מהסיבה שאני לא מאמין שאפשר להטיל את הכשל על כך שהאיש האחראי איננו עושים שימוש נכון בכלים (זה קשור לתפיסת עולם שלי). מתוך תפיסה זו הצעתי בפוסט לבזר את הטיפול בסיכונים כולם, גדולים וקטנים, לגורמים התיפקודיים הרלונטיים. אני מציע כאן אלמנט נוסף, משלים לאלמנטים שבעשייה הנוכחית.
אני חושב שחלק גדול מהבעיה היא שלא מנסים להמנע מהסיכונים מלכתחילה על ידי השקעת יותר זמן בתכנון ובעיקר על יד השקעה בפשטות. הרבה מאוד פעמים, במקום להמנע מבחירה בדרך פעולה מסויימת כי אנחנו לא בטוחים שנוכל לנהל נכון את הסיכונים הגלומים בה, אנחנו טומנים את הראש בחול ואומרים ש-"יהיה בסדר".
שמעון,
נגעת באחד הנושאים הכי חשובים בעיני בכל התחום של ניהול פרוייקטים. אבא שלי שאהב לצטט מפרקי אבות, היה אומר על זה: "אשרי מפחד תמיד"...
אני יכול לספר הרבה סיפורים בהקשר הזה, אבל הכי אהוב עלי זה איך שפעם רצתי לקנות על חשבוני שנאי מתח מ-220V ל- 110V ב-50 שקל כדי שפרוייקט של מליונים לא יתקע בגלל שכמה מסכי מחשב הוזמנו בטעות עם התאמה לרשת החשמל של ארה"ב...
שלום לכולם
כל מה שנכתב נכון באופן כללי ומוחלט. השאלה מה עושים בחיי היום יום כדי לעמוד בדרישות החמורות שהצבנו לפנינו. ישנם מאות סיכונים שמתאימים לכל פרויקט הנדסי (זה מב שאני מכיר) כמו, עזיבת אנשי מפתח (כל אחד כזה הוא סיכון), בעיות בתזרים, בעיות עם ספקים וקבלני משנה, היתרי יצוא/יבוא, בעיות איכות סביבה ועוד כהנה וכהנה בעיות שיכולות להכות בפרויקט. להזכירכם כל זאת מעבר לבעיות הספציפיות של הפרויקט שלנו.
מכאן אני למד שאין לנו ברירה ואנו חייבים למדרג את הסיכונים. בהמשך נראה מה לדעתי עושים עם זה.
בעיה נוספת, הסיכונים אינם סטטיים, הם פושטים ולובשים צורה במהלך חיי הפרויקט הן כתוצאה של החלטות שלנו (לדוגמא נניח שבדוגמת המעלית החליטו על דפנות מעוגלות וז הוליד את הסיכון שהתממש) או החלטות של גורמים שאינם קשורים אילנו (חומר שלא דרש רישיון יצוא מארה"ב פתאום שינו את ההחלטה, קרה לאחרונה לקבלן משנה שלנו שעצר את הפעילות שלנו).
מכאן אני למד שסיכון נמוך שצפוי להתרחש בעתיד לא כדאי לטפל בו היום אבל בהחלט לא להזניח ולהמשיך לעקב אחריו.
בעיה שלישית טריוויאלית. סיכון שלא זוהה, כמובן שלא מטופל, ומובן שקיים סיכוי שיתממש, יתכן שבסיפור המעלית לא זיהו את הסיכון.
אז היכן הבעיה ומה עושים?
להערכתי הבעיה, לפחות בארגונים שאני מכיר, מבצעים את "תורת ניהול סיכונים" באופן חלקי. מבצעים את התהליך בתחילת הפרויקט, מקבלים רשימת סיכונים מכובדת ועובדים במהלך חיי הפרויקט רק על הסיכונים העיקריים, אלו שדורגו גבוה בתחילת הפרויקט. כך קורה שסיכונים קטנים גדלים מבלי שנרגיש, נולדים סיכונים חדשים מתחת לאף ואיש לא שם לב. להבנתי אין לנו ברירה חייבים למדרג את הסיכונים, לטפל בסיכונים הגדולים והמיידיים, ועקב אחרי הקטנים, ומידי תקופה (רבעון או משהוא אחר בהתאם לפרויקט) לבצע את תהליך זיהוי הסיכונים באותה רמת חשיבות ועיניין שביצענו בתחילת הפרויקט.
צריך לזכור, מה שה-PMI וה-SEMP מציעים הינם כלים והאחריות לשימוש נכון בכלים מוטלת עלינו. עם מברג ניתן להרכיב ארון אך ניתן גם להשחית אותו. שימוש חלקי בכלים של ניהול סיכונים בהחלט עלול מזיק כיוון שהוא "מרדים" את צוות הפרויקט.
מאיר
לחגי שלום ותודה,
איזה יופי של דוגמה אתה מביא לנו עם סיפור תא המעלית! זה פשוט זה, בדיוק כמו שכתבת!
גם מקרה קולומביה ורעף הקירור הינו דוגמה מצויינת התומכת ברעיון שיש להחליף את האבחנה לפי גודל באבחנה תיפקודית ולתת "כיסוי" מלא לכל הסיכונים, קטנים וגדולים כאחד.
לגנאדי שלום ותודה,
התשובה מורכבת קצת, בעצם יצרת סיבה לפוסט נוסף, אז תן לי כמה ימים ואארגן משהו כתוב בצורה מסודרת.
ואם אהיה נאלץ לענות במשפט אחד אז התשובה תהיה שלמנהל הפרויקט יש תמונה כוללת על מצב הפרויקט, גם כאשר הטיפול בסיכונים מתפזר בין האנשים. בפוסט הבא שאכתוב אפרט, ארחיב בצורה מנומקת את התשובה הקצרה הזו.
מסכים איתך.
פעם הייתי מעורב בתהליך עיצוב ותכנון תא מעלית.
העיצוב היה נהדר. התכנון היה למשעי. הכל הסתיים בזמן,
רק שבהרכבה התברר שמישהו שכח לתת את דעתו לשאלה איך מחברים את הדפנות הדקורטיבים לדפנות המתכת של המעלית.
כולם היו מודאגים מהסכונים הגדולים עד שבא סיכונצ'יק קטן ושאיש לא ידע כלל שוהא קיים , האריך את זמן הפרויקט בכמה שבועות...
בדרך כלל אני נזהר מלהיות פרפקציוניסט, אך אני משתדל להקפיד תמיד כל הפרטים הקטנים והחשובים, שלעיתים נתפסים כסיכונים קטנים אך יש בהם פוטנציאל נזק גדול עד קריטי.
לעיתים רחוקות ניתן לנבא היכן פרט קטן עלול להיות סיכון גדול.
ראה מקרה קולומביה ורעף הקירור.
לכן תשומת הלב חייבת להינתן לכל פרט .
מעניין ומאיר עיניים. אז אם הטיפול בסיכונים מתפזר בין אנשים - למי יש תמונה כוללת על מצב הפרויקט? יהיה קשה להפגיש את כולם לדיון ומיילים בתפוצה רחבה יהיו בזבוז זמן גדול אף יותר?