איך מטמיעים ידע בארגון?

מה כוונת במילה הטמעה לדעתך בכל הקשור להצמדת צמד המילים הנ"ל?

מה קורה עם יידע בעזיבת עובד?

האם יש דרך לשמר יידע בארגון גם כשעובד עוזב תפקיד?

האם יש קשר לדעתך בין צמד המילים "שיטת עבודה" לצמד המילים הטמעת ידע"? אם כן – מהו הקשר?

מהו ידע?

בעולם המחשבים יש תוכנות שנקראות – מערכות מידע. בעזרתם מציגים דוחות של התנהלות מכירות, התנהלות ייצור וכו'. כל פעילות חברה נעשית בתוך מערכת מידע. המידע נצבר מטפסי הזמנות של לקוחות, דרך פקודות עבודה של ייצור, הזמנות של חומרי גלם ברכש וקליטה של חומרי הגלם במחסן, ניפוק חומרי הגלם במחסן ועוד. כל הפעילויות הללו נאגרות במערכת המידע. יותר נכון – ב – DATA BASE של מערכת המידע. יתרונה של מערכת המידע הוא ביכולת האגירה של המידע בצורה מובנית בתאים ("שדות") ברורים בעל מיקום ונגישות ידועה מראש. בכל רגע אני יכול לגשת למידע הספציפי, לשלוף אותו ולהציגו בדוחות. הדוחות משמשים את המנהלים בכל המחלקות לשם בדיקת ההתנהלות והסקת מסקנות לגבי המשך ההתנהלות קדימה.

נחזור לעולם המנהל שמחוץ לעולם המחשבים. הבעיה שלא כל המידע שיש לצבור נעשה בעזרת מערכות מידע. יש מידע על התנהלות העובדים והמנהלים. איך מנהל ועובד עובדים. מה הם עושים בהתנהלות היומית השוטפת. העבודה של העובד/ מנהל – יש בתוכה ניסיון מקצועי. הניסיון המקצועי הזה ידוע קודם כל ובעיקר לעובד/ מנהל בנישה הספציפית שלו. המידע הזה הוא יידע בסיסי של אדם על אופן ההתנהלות שלו. והידע הזה יושב בדרך כלל בראשו של אדם.

בחברות מסודרות נהוג לקחת את הידע שנמצא בראשו של אדם ולתרגמו ל"תורה שבכתב". אם נשב עם העובד, או נתן לו אפילו לכתוב את הידע שבראשו ולתרגמו למידע כתוב בצורה של נהלי עבודה, למעשה קיבלנו מן מערכת מידע כתובה בדומה לעולם המחשבים. ואם נכתוב זאת במחשב ונסדר את הנהלים בצורה מובנית כך שנדע איפה הם נמצאים ואיך להגיע לכל מידע, אזי למעשה קיבלנו "מערכת מידע" לכל הידע המקצועי של כל עובד ועובד.

הטמעה =החדרת מודעות.

הטמעת ידע = החדרת המידע והבאתו לידי מודעות.

כשאנו מתיישבים לכתוב עם העובד את הידע שבראשו או אפילו נותני לו "לשפוך" את המידע מראשו החוצה אל הכתב, למעשה מתבצעת כאן הטמעת יידע מהעובד אל המנהל והארגון. מרגע שארגנו את נוהל העבודה – המנהל מודע ליידע הנצבר ויודע לעשות בו שימוש.

מהו השימוש שהמנהל יכול לעשות בידע שנצבר והטמע בארגון?

לעתים עובד מתנהל בצורה מסוימת לאורך זמן ולא נותן את דעתו לאפשרויות התנהלות טובה יותר. המנהל לא מסוגל לדעת הרי מה עובר בראשו של העובד אם אינו מודע לפרטי ההתנהלות. אם ההתנהלות כתובה – המנהל יכול לבדוק, לבקר ולקדם את שצריך לקדם. זה קשור כמובן לשאלה החמישית ששאלתי אותך ועוד מעט נתייחס אליה.

מה קורה עם יידע בעזיבת עובד?

אם הידע נשאר בראש של העובד אזי ברגע עזיבתו גרף הידע בארגון יורד. הידע הולך לאיבוד והמנהל עלול לקבל תפוקה פחותה מבעבר. על כן נהוג לבצע חפיפה בין עובד ישן לעובד חדש.

אבל... אם החפיפה מתבצעת בעל פה ולא על סמך נהלי עבודה כתובים, קיים הסיכוי שבכל זאת לא כל הידע שבראשו של העובד הישן יעבור לראשו של העובד החדש. ייתרה מזו – גם עם עבר כל הידע – קיים הסיכוי שהעובד החדש יעשה אינטרפרטציה לא נכונה למידע שקיבל ויעוות את נכונות המידע.

האם יש דרך לשמר יידע בארגון גם כשעובד עוזב תפקיד

אם הידע עבר להיות נהלי עבודה כתובים אז למעשה יש שימור ידע בארגון. אפשר לנתח את המידע ולבצע אינטרפרטציה נכונה יותר לידע שנצבר.

האם יש קשר לדעתך בין צמד המילים "שיטת עבודה" לצמד המילים הטמעת ידע"? אם כן – מהו הקשר?

שאלתי למעלה תת שאלה: מהו השימוש שהמנהל יכול לעשות בידע שנצבר והטמע בארגון, ועניתי... "לעתים עובד מתנהל בצורה מסוימת לאורך זמן ולא נותן את דעתו לאפשרויות התנהלות טובה יותר. המנהל לא מסוגל לדעת הרי מה עובר בראשו של העובד אם אינו מודע לפרטי ההתנהלות. אם ההתנהלות כתובה – המנהל יכול לבדוק, לבקר ולקדם את שצריך לקדם..."

נוהל הוא שיטת עבודה כתובה. ואם נדבר כרגע במונחי תרשים הזרימה ששרטטנו לגבי ניתוח מהות שיטת עבודה:

שיטת עבודה:

1. סימון מטרה ---->

     2. מחשבה לוגית והצגת הבעיות והלבטים ---->

          3. גיבוש דרך פעולה בצורה של נהלי עבודה ----->

               4. ביצוע תהליך בקרת מציאות ושיפור נהלים בהתאם

ידע כתוב שאפשר לבצע עליו בקרת מנהל/עובד על נכונותו לאורך זמן, תופר לנו למעשה התנהלות שיטתית נכונה. לא רק שימור הידע אלא  גם בקרה תקופתית של המנהל ואפשרות לתקן את שצריך לתקן, ו/או לשנות את הנהלים הכתובים בהתאם למציאות המשתנה.

שלכם

און פייר/ נתי גליק

כותב הספר: "העובד שחזר לפוקוס - מדריך למחפש עבודה"