לאורך רוב ההיסטוריה של המין האנושי, "ידע" לא היה מושג שהיה צריך להיות מנוהל. עד המאה ה- 20, אם חיפשת מידע על נושא, היית מקשיב למורה או בודק בספרים מהספריה. אולי היית אפילו רוכש ידע ע"י הסתכלות על פעילויותיהם של אנשים, בעלי חיים, גופים שמימיים או ענני סערה.

אבל העידן הזה, כפי שאנחנו מכירים אותו, נגמר. ספרי לימוד הפכו למיושנים מספר חודשים אחרי יציאתם עקב השינויים המהירים בידע המדעי ופריצת הגבולות העולמיים. כמות המידע הנדרשת לכל אחד מאיתנו על מנת להעביר את חיינו בעולם המורכב של היום הפכו רבים מכדי שניתן יהיה להתמודד איתם באופן עצמאי, ללא תלויות חיצוניות.במילים אחרות, אם פעם הידע הרלוונטי להישרדותינו היה ברובו נגיש בסביבתנו הקרובה (בית ספר, משפחה - הכול מועבר כתושב"ע), היום העולם הפך למורכב הרבה יותר, דינאמי מאוד, עולם בו אמת אחת מתחלפת באחרת מהיום למחר.

לקראת סוף המאה ה20- הגלובליזציה פיזרה את המידע המוסדי של ארגונים וחברות על פני 6 יבשות. אנשים במיקום אחד לעיתים קרובות ידעו מעט מאוד על המידע שנמצא אצל עובדים אחרים בארגון שלהם, למרות שסך כל המידע ביחד היה קריטי להצלחת הארגון. באותו הזמן אנשים נדרשו לגישה מהירה יותר למידע על מנת לעמוד בקצב השינויים בארגון. תכניות אימון עובדים התחילו להראות מסורבלות ואיטיות מידיי בשביל ארגונים שהיו צריכים לחיות בעולם העסקים הדינאמי של היום. בקיצור, ידע נעשה יקר להשגה במושגי זמן ומאמץ, קשה לאיתור ומסובך לעדכון.

המושג של "ניהול ידע" לא התפתח למשהו מוגדר עד שנת 1995, כאשר אוניברסיטאות ועיתונים מקצועיים התחילו להתרכז באיך המידע המצטבר בארגון יהפוך לנגיש לעובדים. לתוכניות המתמקדות בניהול ידע יש מטרות של שיפור ביצועים, מתן דחיפה לחידושים, קידום שיתוף פעולה ושיפורים עסקיים אחרים.

הבעיה הייתה שעובדים הביעו מעט מאד עניין בתוכניות אלה והפגינו מעט מאד מעורבות בהם. כתוצאה מכך, חברות נאלצו למנות צוותי ניהול ידע שיוכלו להניע את אותם מומחים, לנהל את אנשים על מנת שידעו לרתום את הטכנולוגיה לשם איסוף המידע הדרוש להם לביצוע הפרויקטים.בארגונים רבים, אותם מומחים ואותם מוחות שגרמו לעסקים לפרוח הגיעו לגילאי פרישה ובשביל חברות רבות, הרבה מהזיכרון הארגוני, פרופילי לקוחות ומידע טכנולוגי שמור במוחותיהם של אנשים מהדור זה. כאשר הם יפרשו מעבודתם, הם ייקחו הרבה מהמידע הבסיסי של הארגון איתם.

תעשיית המחשבים והתוכנה הגיבו לצורך של איסוף המידע בצורה מרכזית יותר. שיטות פשוטות כמו שיתוף דיסקטים בין משתמשים הוצעו. בנוסף על כך שזה היה מאד לא יעיל, שיטות אילו גרמו להפצה והעברה של וירוסים בין מחשבים. המושג של שרת-לקוח, שרתי שיתוף קבצים, סיפק גישה קלה יותר מהשיטה הקודמת. אבל פן ה"ניהול" של ניהול הידע סבל כאשר אותם שרתי קבצים התחילו להכיל עשרות ומאות אלפים של מסמכים עם גרסאות מרובות של מסמכים וחוסר היכולת להבין מי עדכן מה ומתי.

לאחרונה, מהנדסי תוכנה פיתחו פתרונות שמאפשרים לארגון לאסוף את כל המידע שלו בבסיס נתונים אחד שמספק גישה דרך הרשת לעובדי הארגון המקומיים או המרוחקים. הגעת מערכות ניהול קשרי לקוח ומערכות תכנון משאבי עסקים הביאו דרך אפקטיבית למסד ידע, אבל האפליקציות הללו הוכחו כיקרות ליישום ולתחזוק, ולעיתים קרובות דרשו אימוץ של תהליכי workfolow. בנוסף, הן גררו העסקה של צוות IT לטובת ניהולן ולעיתים קרובות קבוצה נפרדת נוספת בשביל ניהול התוכן.

עסקים גדולים ובינוניים רבים אימצו מערכות מבוססות פורטל שמספקות גישה לכל מסמכי הארגון והמשאבים דרך אתרי אינטרנט. מערכות מסוג זה, בכל אופן, כרוכות בהוצאות משמעותיות, לעיתים קרובות דורשות שרת נפרד ופונקציות מאוגדות ש-80 אחוז מעובדי הארגון אף פעם לא משתמשים בהן ואף פעם לא טורחים ללמוד אותן.

לאחרונה התגלתה שיטה חדשה לניהול ידע המבוססת על המודל הפופולארי של הוויקי. וויקי הוא מסמך או אוסף של מסמכים, הנמצאים ברשת שמאפשר לכל עובד בודד או צוות עם הרשאה מתאימה להתחבר לאתר בכדי לערוך את החומר ולהוסיף הערות או תוכן.

מושג הוויקי התחיל לגרום לשינוי משמעותי בניהול הידע על ידי כך שהפך את זה ליותר פשוט, במקום להפוך את זה למסובך יותר כמו שעשו מערכות ניהול ידע קודמות. הוויקי מאפשר לכל אחד לפרסם מידע בקלות ולשמור את המידע הזה בבסיס נתונים מרכזי. וויקיפדיה היא הוויקי המפורסם ביותר. האנציקלופדיה הזו ברשת נכתבת על ידי מבקרי האתר, עם תרומות מסביב לעולם על כל נושא העולה על הדעת. לפי הדו"ח האחרון בויקיפדיה האנגלית יש בערך 2.7 מיליון מאמרים, הרבה יותר מידע מאשר יכול להיות מאוחסן באופן שימושי בכל אנציקלופדיה מודפסת, ספר לימוד או פורטל ארגוני.

בגלל שהוויקי כל כך קל לשימוש, הוא מוכיח שהוא כלי יותר מוצלח מאשר טכנולוגיות קודמות בהעברת מה שנמצא במוחותיהם של העובדים למאגר ידע משותף. חברות תוכנה מסביב לעולם מאמצות עכשיו את מודל הוויקי לתוכניות האחרונות שלהן. עיתונים למדו את הערך של הוויקי באיסוף ושיתוף של מידע, כאשר הם משנים את מהדורות האון ליין שלהם לאתרים אינטראקטיביים שבהם מבקרים לא רק יוכלו להגיב על החדשות אלא גם לתרום מאמרי חדשות בשיטת הוויקי.

הוויקים, כפי שהם יצאו במקור היו מוגבלים במידה מסויימת בכך שהמידע היה מסודר דרך cross-linking של דפים. כתוצאה מכך, מיליוני המאמרים ואלפי מיליוני נקודות המידע בתוכם הושמו במערכת בדרך שאינה בעלת מבנה, לעיתים הופכת את מציאת מידע מסוים לקשה מאוד עד בלתי אפשרי.

מפתחי מערכות הוויקי היום, משתמשים בתורת המיון בכדי לארגן מידע, מאפשרים למידע הנכון להימצא ולהיות מוצג דרך יכולת חיפוש חזקה. WIT, כדוגמא לחברה שמשתמשת במערכת הוויקי לניהול היומיומי שלה,מחזיקה וויקי שהוא קל לשימוש והרבה פחות יקר הרוב המוחלט של תוכנות ניהול הידע הקיימות היום. ב WIT הכל הוא וויקי, כולל מסמכים, גיליונות אלקטרוניים,ועוד. כל מסמך שהועלה אוטומטית הופך לדף וויקי משלו, עם תגובות שאפשר לראות בקלות והערות גרסה.

חברות מוצאות הצלחה רבה יותר בעידוד צוות העובדים לשיתוף הידע שלהם דרך מודלים מבוססים מבחינה חברתית כמו הוויקי מאשר טכנולוגיות אחרות המכריחות אותם לעבוד לפי workflows מוגדרים (שלא תמיד נוחים). הפשטות של הוויקי מעוררת השראה בעובדים ומנהלים כאחד לתרום עוד לבסיס המידע.

---------------------------------------------------------------------

יפעת בריינר | מידענית  ניהול ידע | Wit - ספקית וויקי ארגוני

-------------------------------------------------------------------