תוכנית עבודה שנותנת מענה הן לצרכי ראשי הצוותים והן למנהלי הפרויקטים הנה אחד ממפתחות ההצלחה של הפרויקטים. מהיכרותינו עם ארגוני היי טק, ראשי הצוותים ומנהלי הפרויקטים משקיעים לא מעט זמן בהכנת תוכנית עבודה והסתבכות עם הפרוג'קט. התוצאות לא תמיד מלבבות - התוכנית מפורטת מדי או לא מפורטת מספיק, אין אחידות ארגונית, אין שדות שמאפשרים בקרה קלה וקשה לעדכן.

החלטנו להגדיר יום הדרכה אחד שבו (לאחר היכרות קצרה עם הארגון) אנו באים לארגון ומסבירים מנסיוננו לראשי הצוותים ומנהלי הפרויקטים כיצד לבנות תוכנית עבודה פשוטה ואפקטיבית, תוך שימוש בפרוג'קט. אנחנו מתחילים בתחילת היום עם רמה בסיסית ועולים בהדרגה עד לטיפים גם לאנשים שמכירים פרוג'קט היטב.

דוגמא - הגדרת רשימת אבני דרך בראש כל תוכנית עבודה. לכל אבן דרך מוגדר תאריך יעד. בצורה כזו כל אחד יכול בקלות לראות האם התוכנית עומדת ביעדים והאם היעדים שרשומים בתוכנית מסונכרנים ליעדים המעודכנים של הפרויקט.

דוגמא שניה - הגדרת פרצופים מחייכים (ירוקים), עצובים (אדומים) או מהרהרים (צהובים) שמסמנים את סטטוס הפעילויות. בצורה כזו ניתן בקלות לראות האם יש לנו עיכובים או סיכונים רבים מדי בתוכנית.

דוגמא שלישית - בדיקה פשוטה האם כל הפעילויות מקושרות, באמצעות הוספת שדה פעולות עוקבות ווידוא שלכל פעילות יש לפחות פעילות עוקבת אחת (אחרת יכול להיות שיש פעילות שתעכב אותנו ולא נראה את העיכוב באבני הדרך).

יד עוד דוגמאות רבות ופשוטות כמו הבנת הנתיב הקריטי, בחינה פשוטה של עומס סביר על משאבים, דוחות, הבנה למה הפרוג'קט משנה לנו את המשאבים לפעמים ועוד.

ניסינו את זה וזה עובד מצויין - גם תורם לארגון ליצירת שפה משותפת ותוכניות אפקטיביות וגם חוסך זמן.

אנו יודעים שתקציבי ההדרכה מקוצצים ולכן המחיר אטרקטיבי.