באחד הכנסים שלנו בנושא Work Life Balance בפני מנהלים בכירים מארגונים שונים ,הזמנו מרצה אורח- סמנכ"ל בחברת הייטק גלובלית, על מנת שיספר כיצד הוא מאזן בין עבודה לחיים פרטיים ויחד עם זאת מחזיק בתפקיד בכיר ומאתגר בחברה גלובלית.
מעבר לסיפור המרתק של המרצה על השינוי שחולל בחייו זכורה לי תובנה אחת מרתקת שהוא חלק עימנו:" ככל שמנהלים מתקדמים בסולם הדרגות כך עולה רמת ה PowerPoint שלהם בדם (blood)...
לכן יום אחד כשהיה על המטוס בדרך לעוד נסיעת עבודה לאחד מלקוחות החברה ומצא את עצמו עובד במרץ על עוד מצגת מתישה וארוכה (במקום לצפות בסרט מטוס משעשע) נפלה ההחלטה: "אני עובר ממצגות להצגות".
במהלך עבודנו עם מנהלים ומנהלות בארגונים אנו נתקלים בתופעה של רמה גבוהה של מצגות בדם ... ומוצאים מנהלים רבים מתוסכלים מהזמן שהם מבזבזים על בניית פרנטציות ועל כך שהרבה מהפעמים המצגות אינן מספיק אפקטיביות.
לכן חשבנו, אספנו וכתבנו את התובנות והטיפים המנצחים שישנו את הפרזנטציות שלכם לנצח... ויעזרו לכם למכור את הרעיונות שלכם טוב יותר והכי חשוב בפחות זמן....
למצגת שתי מטרות מרכזיות:
1. לשרת אתכם להעביר את המסר מבלי לזכור הכל בע"פ (אם ניתן לזכור הכל ,אפשר לוותר על סליידים של תוכן ולהתמקד רק בסליידים של סרטון/תמונה/גרף).
2. להפוך את המסרים שלכם למשכנעים ע"י יצירת תחושות ורגשות של הקהל כלפי הנושאים החשובים הן ע"י תמונה חזקה שמעבירה את המסר, או סרטון או גרף דרמטי.
מבנה מומלץ:
בסופו של דבר מטרתן של מרבית המצגות הוא "למכור" רעיון או פתרון לבעיה לכן יש לבנות את המצגת לפי הרציונל הבא:
1. הצגת הבעיה .
2. הצגת ההשלכות לבעיה ( על מנת ליצור דחיפות לצורך בפיתרון).
3. הצגת הפתרונות- טיפים וכלים ודוגמאות מהשטח.
4. סיכום .
מה לא לעשות?
אל תקריאו את המצגת לקהל.
אל תעבירו את המצגת למשתתפים בסיום. זה לא תחליף לסיכום.
אל תשמשו בקולות סאונד של אפקטים למעט במוזיקה או בהקרנת סרטון.
מצגת אינה דו"ח אם אתם מעוניינים להציג מספרים ונתונים יבשים עדיף לבטל את הישיבה ולשלוח דו"ח כתוב.
אל תשלחו את המצגת במייל! אם מישהו רוצה להראות לבוס שלו הוא יצטרך להזמין אתכם להציג.
לעשות:
למכור לקהל את דעתכם:
אם כל האנשים בחדר מסכימים עמכם אז אין צורך בפרזנטציה, נכון?!
למכור זה קשה. רב האנשים לא אוהבים להודות שהם מנסים למכור ולכן במקום לקחת סיכון ולנסות למכור לקהל רעיון אנחנו מעדיפים "ללכת על בטוח" ולהכין מצגת משעממת.
אם אתם מאמינים בעצמכם וברעיון שלכם- תמכרו אותו! אל תתבישו להתלהב זה מדבק!!!
1. הכינו לעצמכם כרטיסיות שמזכירות לכם נקודות חשובות שאתם רוצים לדבר עליהם.
2. הכינו מצגת עם שקפים שמחזקים את הדברים שלכם ולא חוזרים עליהם. שקפים שמדגימים בעזרת הוכחות רגשיות שמה שאתם אומרים הוא נכון ולא רק מדויק.
3. הכינו מראש מסמך סיכום כך שאנשים לא יצטרכו לכתוב את מה שאתם אומרים בזמן הפרזנטציה. חלקו רק בתום המצגת.
4. הכינו דף משוב.
טיפים מבחינת דרך ההצגה:
1. להתחיל בלהציג את עצמך,לדוגמא: רקע אקדמי ותפקיד בארגון. מומלץ להציג מספר פרטים אישיים על מנת ליצור אינטימיות וחיבור עם הקהל.
2. להסביר על מה הולכת להיות ההרצאה/פרזנטציה- אג'נדה.
3. להקפיד כי ההרצאה תהייה בדיוק לפי מה שהבטחת באג'נדה.
4. לשאול שאלות במהלך ההרצאה על מנת ליצור אינטראקטיביות ולעודד את הקהל לחשוב (להכין מראש שאלות).
5. להתכונן וללמוד את סדר המצגת והרציונל בע"פ.
טיפים מנצחים לבניית השקפים:
1. יחס סליידים מול הזמן- מקסימום 6 סליידים לשעת הרצאה.
2. לא יותר מ 6 מילים לשקף!
3. מומלץ להשקיע בעיצוב גרפי נקי ומקצועי.
4. לא להשתמש בתמונות "דביליות" מקליפ-ארט. השתמשו בתמונות מקצועיות (גם אם זה דורש לשלם עבור זכויות יוצרים).
5. בלי אפקטים....בכלל.
6. תוכן כל סלייד חייב להגיע בבולטים עם מעט טקסט, הרעיון הוא שלמצגת לא יהיה ערך בלי ההסברים של המציג.
7. עשו שימוש בשני צדי המוח: הגיון אינו מספיק, יש צורך גם ברגשות.חשוב לפנות לצד הימני של המוח דרך העיניים- תמונות ויזואליות ולצד השמאלי של המח, דרך האוזניים- סרטונים, ומוסיקה.
• חלק מהטיפים מבוססים על Ebooklet: Really Bad PowerPoint (And How to Avoid It), Seth Godin, 2001
• תודה לשלי קירשבאום מדינמיקס שעזרה באיסוף ומחקר הטיפים.
• נשמח לקבל טיפים וסיפורים מצחיקים או עצובים בנושא: mali@dynamix.co.il
הוספת תגובה על ""ממצגות להצגות" טיפים מנצחים לפרזנטציה מושלמת"
נא להתחבר כדי להגיב.
התחברות או הרשמה