אני מציעה לפתוח דיון בנושא זה, לשתף, איך עושים את זה במקומותינו, איך במקומות אחרים, אולי ישנן מתודולוגיות ידועות ו BEST PRACTICES לעניין זה. מניחה שזה נושא חם אצל רובנו בימים אלה.

אני עובדת חברת הייטק הנסחרת בנאסד"ק ועוסקת במחקר פיתוח ויצור מוצרים לתקשורת -סביבת עבודה מאד דינאמית, מולטי דיציפלינארית ומרובת פרויקטים.

אצלנו זו השנה השניה שנדרשים להכין תוכנית עבודה שנתית לכל החברה ושוקדים על הכנתה בימים אלה.

זו שהוכנה בשנה שעברה לא התממשה במלואה, לא חזתה את כל התרחישים והזגזוגים. אבל נתנה כיוון פעולה מסויים. כנראה בגלל שהאופק הברור אצלנו הוא לא יותר מחצי שנה קדימה בעוד שנדרשנו לבנות תמונה שנתית. הלקח הוא שאולי צריך לפתוח את התוכנית והתקציב לעדכון לפחות כל חצי שנה.

נתחיל מהמטרות, מדוע בכלל צריך תוכנית עבודה שנתית?

המטרה היא תכנון הפעולות הנדרשות להשגת יעדי הארגון העיסקיים.

על מנת לעמוד ביעדים העיסקיים, יש צורך במשאבים (זמן, כ"א, מזומנים, ציוד, הכשרה=ידע). 

לאחר שנבנתה התוכנית ואושרה ע"י ההנהלה, אפשר לבצע אותה כמתוכנן ונדרש מעקב לצורך וידוא שהיעדים העיסקיים שהוגדרו מושגים.

כלומר, זה מגדיר את סקופ הפעילות של החברה, לא מתעסקים עם השוליים ועם רעיונות פיתוחיים שלא תוכננו (אלא אם ישנו אישור לחרוג מהתוכנית ואז יש לעדכן אותה ואת התקציב)

מה התשומות לבנית תוכנית שנתית?

התשומות לתוכנית נגזרות מיעדי החברה העיסקיים, צרכי הארגון הפנימיים (תשתיות, הדרכות נדרשות וכיוב'), השפעות הסביבה בה נדרש הארגון לתפקד (תקנים חדשים כמו SOX או ROHS, מעבר לייצור במזרח לצורך הוזלת עלויות וכיוב'), מצבת כ"א קיימת.  

מה התהליך לבניה של התוכנית?

כאן סימן שאלה גדול. מאד מענין אותי לדעת איך אתם עושים את זה...

מצגות, מאמרים, הצעות... שתפו.

אצלנו הוגדר תהליך שבו מגבשים צרכים הנובעים מהתוכנית העסקית, מצרכים ארגוניים פנימיים, מהשפעות הסביבה, כל מחלקה נדרשת להגדיר את התוכנית עבודה שלה. לאחר מכן איחוד כל התוכניות ובחינה מול מצב תשתיות וכ"א קיים. לאחר מכן קבלת אישור הנהלה, כנראה שיהיה קיצוץ ולא תאושר כל התוכנית ,לכן יהיו תיקונים וFINE TUNING .... שוב אישור הנהלה ו...יוצאים לדרך.

מה התפוקות של התוכנית?

תוכניות עבודה ולו"ז לפרויקטים מוגדרים ומאושרים

תוכניות עבודה ולו"ז HIGH LEVEL לפרויקטים חדשים

הצהרת כוונות לפרוייקטים רצויים והערכות זמנים גסות

תקציבים מדויקים וגסים (כתלות ברמת הבשלות וההגדרה של הפרויקטים)

תוכניות הצטיידות חומר

תוכניות גיוס כ"א

תוכנית הדרכה

אחרי שיעדי החברה ידועים ומאושרים, אחרי שהמשאבים והתקציבים קיימים ... חייבים לחשוב על מטודולוגיה. אני מציע שתלמדי קצת על TOC - תיאוריית האילוצים.

זה ייתן לך פרספקטיבה טובה יותר על איך מביאים אירגון לנגן כמו תזמורת מכוונת כולל איך בונים תוכנית עבודה וגם לעמוד בה.

להלן כמה לינקים שלדעתי יוכלו לסייע לך ...

http://www.dbrmfg.co.nz/

http://www.tocc.com/What_is_TOC.htm

http://www.focusedperformance.com/toc01.html

בהצלחה ...

לFAUST תודה על התגובה והלינקים.

מכירה את גולדראט וה TOC, שרשרת קריטית ... וגם מיישמת. (באפרים וכו'..) - זה בהיבט של תכנון, ביצוע ומעקב פרוייקט.

כאן רציתי להתמקד בפעילות קודמת חוצת ארגון של בנית תוכנית עבודה הארגונית הכוללת משפיעה על כל תחומי הארגון - פיתוח, תפעול, כ"א, כספים.. הנגזרת מיעדי הארגון ומגדירה את הפעילות והתקציב לשנה הבאה.

ברור שהתוכנית הכוללת נגזרת בין היתר מתוכניות מפורטות של הפרויקטים (שרצוי שינוהלו לפי מתודולוגית  TOC).

אני חושש פה מהאימרה ... תפשת מרובה, לא תפשת

TOC זו לא תרופת פלא ובגלל התרבות הארגונית היישום שלה בישראל מאד בעייתי.

תוכניות העבודה של המחלקות השונות חייבות גם להתבסס על יעדי החברה כאחד. האופי של תוכניות עבודה של מחלקת ייצור, מו"פ, כספים, תפעול וכו' הוא מאד שונה ואני לא בטוח שקישור ישיר יביא לתוצאות חיוביות או רק לסירבול ייתר.

לכלי הניהול יש לא מעט מגבלות ובסופו של דבר חייבים את האדם לתת את התוספת השולית הרצוייה.

הי לך,

תוכנית עבודה חוצת ארגון היא נגזרת של מדיניות החברה.

על החברה לאמץ שיטת ניהול שתאפשר את המתודולוגיה לתכנון במיקרו וגם במקרו.

קיימים תקנים וסטנדרטים לניהול העוסקים ברוחב הארגון ובסנכרון של יעדים ותפוקות של כל המחלקות.

תוכנית העבודה של כל מחלקה מתייחסת למחלקות האחרות, אך קודם כל לתוכנית הכללית של הארגון כולו.

יש קבוצה שלמה של תקני iso , לדוגמא , שעוסקת בסטנדרטים כלל ארגוניים ובד בבד בממשקים בין המחלקות כספק ולקוח של אחת לשניה.

לחברות היי טק ובכלל יש גם תקנים נוספים.

אבדוק בשבילך ואשיב לך.

בי ובהצלחה

שלום ותודה לך 'אני בדרך לשם'.

נהלי ISO 9001אני מכירה, אני משערת שלא לזה את מתכוונת. מעניינת אותי הדרך לבניית תוכנית עבודה ארגונית על נגזרותיה. אצלנו יש הגדרה מסויימת, מעניין עושים זאת בארגונים אחרים?

חלק נובע מתחזיות שיווק, חלק מצרכים ארגוניים פנימיים, חלק מהשפעות הסביבה הטכנולוגית שבה הארגון צריך לתפקד - איך מזהים את כל הצרכים ומה תהליך העיבוד עד לקבלת תוכנית אב.  

אנחנו קהילה (אמנם צעירה אבל מכובדת) של קרוב ל1000 חברים ואף אחד לא עוסק בתוכניות עבודה? או שחוששים לשתף? לא צריך להציג נתונים ותחזיות שיווקיות מספריות, רק מתודולוגיה (שיטות וכלים). זה הרעיון של הקהילה שלנו, לא? 

קדימה, חברה'לה

אולי אתחיל לנדנד לכם אם ימשך השקט הזה בדיון......

תוכנית עבודה איכותית חייבת להיות נגזרת של תוצאות השנים האחרונות יחד עם חזון החברה לשנים הקרובות ותכלול אבני דרך לבחינה במהלך השנה והשנים הבאות.

מורכב, נכון...אבל לכן כאשר אני בונה תוכנית עבודה ...

נקודת המוצא שלי הינה:

• תוצאות שנים קודמות.
• חולשות חוזקות של היחידה (תמיד נכון לבנות SWOT על מנת לחדד את המציאות הארגונית בו אנו פועלים)..
• יעדים לשנה הקרובה.
• יעדים לשנים הקרובות.
• חזון הארגון.
• משאבים אשר עומדים לרשותי.
• משאבים להם אני זקוק על מנת להשיג את יעדיי.
• סביבה העסקית בה הארגון פועל (לקוחות, ספקים, רשויות, מתחרים וכדומה).

אני מניח כי ניתן להוסיף עוד פרמטרים אשר יאפיינו ארגון זה על אחר או להרחיב אחרים.

שלב הבא הינו הקמת צוות חשיבה אשר ייבנה את מתווה התוכנית בהתבסס על המאפיינים ועל התכנים אשר אספנו עד עתה.

עם השלמת המתווה, יש לפרק את הקמת התוכנית לקבוצות אופרטיביות לפי נושאי התוכנית  אשר ישתפו את העובדים (על מנת לייצור את מחוייבות העובדים לביצוע התוכנית )  בהקמת התוכנית הפרטנית אשר כוללת את המבנה השלם של התוכנית (יעדים פרטניים לצוות/עובד, דרכי ביצוע, אבני דרך לבדיקה, משאבים, מנגנון בקרה ותיקון,  וכדומה).

שלב הסיכום הינו שלב צירוף חלקי הפאזל יחדיו לתוכנית כללית והצגתה בפני כלל עובדי היחידה.

מכאן זהו שלה היישום והביצוע..אבל זה כבר נושא אחר....

בהצלחה.

תודה ירון על השיתוף, לא חשבתי להשתמש במודל SWOT תרמת לי.

לאור (יותר נכון לחושך) ההיענות הנמוכה כאן, (כנראה שלא בונים יותר תוכניות עבודה שנתיות...) ובכן, יצאתי לשיטוט קצר באינטרנט והרי התוצאות - 2 קבצים מאתר מנהיגים ברשת, לאלה שהיו רוצים לדעת איך עושים.

חג שמח

הנה הלינקים

http://www.leadersnet.co.il/scripts/docs/doc.asp?commid=1&doc=128&sct=107

http://www.leadersnet.co.il/scripts/docs/doc.asp?commid=1&doc=982&sct=102&open=19

הי

בפתיח ציינת שני דברים:

א. זו השנה השניה שאתם בונים תכניות עבודה, ומנסיו ןהשנה שעברה לא הכל יושם.

ב. את מעוניינת לשפר את התהליך ולעשות אותו נכון וטוב יותר

לגבי החלק השני, לאור נסיון של שנים רבות בארגונים גדולים, אני מציעה לעבוד בשני מישורים:

1. מלמעלה - למטה:  ההנהלה יושבת ומגבשת עקרונות אב והנחות יסוד לשנה הבאה. 

חזון. מטרות. מתווה דרך.

דגשים

מהן פעילויות הליבה

במה מתמקדים

מה הציפיות של ההנהלה לשנה הבאה

2. מלמטה - כל יחידה סוקרת מה נעשה בתחומה , מגמות, התפתחויות, מה קרה בשנה שעברה,  מה היא רואה כמגמות ודגשים לשנה הבאה ובמה רוצה להתמקד.

אלו כלים נותנת ליחידות שלצידה לשנה הבאה (למשל- אלו השקות צפויות, מוצרים חדשים, פיתוחים ,תמיכה שיווקית וכו) - כולל עוגנים והערכת לו"ז..

לאחר מכן מכמתים לנתונים מספריים  - כאשר מגבשים הכל לכדי תמונה אחת שלמה -

ומשם מתחילים לקיים דיונים בהם כל יחידה מתאמת מה שהכינה על פי התמונות המדוייקות יותר שמציגות המחלקות האחרות.

תהליך התכנסות.

לגבי החלק הראשון - תכניות לא קורות מאליהן.

בונים תקציב. תכניות עבודה. ויוצאים לדרך.

מאותו רגע כל אחד רץ אחרי השוטף והבוער.

אם לא בונים בארגון תהליך מסודר של הפנמת יעדים ומטרות.

של הטמעת החזון. של תרגום ספר התקציב לפעילות יומיומית, חלק גדול נותר בין דפי הספירלה..

אם מבנים כשלב הבא של תהליך בניית התקציב , תהליך של הטמעה ותרגום שלו למטרות,פעילויות והטמעה + תכנית פעילות ספסציפית לכל מנהל וכל יחידה- אכל התוצאה בסוף רחוקה מהביצוע.

אם תרצי, אשמח להסביר לך איך אני עושה זאת.

חג שמח ושנה טובה!!

איריס שטרסמן, www.m-power.co.il

איריס, תודה על התגובה הממצה והמפורטת. בוודאי שארצה לשמוע איך את עושה את זה. אצור קשר מאחורי הקלעים.

נראה לי שהחלק הכי מסובך מתייחס לבחירה ואישור של פרויקטים/מוצרים חדשים שכן הוא כרוך בעבודת הכנה ארוכה המשלבת בחינה וניתוח בתחומי שיווק, פיתוח, יצור, כספים, תחומים משפטיים.

צירפתי מאמר של קופר (מודל השערים) ואדג'ט על 10 הדרכים לביצוע החלטות פורטפוליו טובות יותר.

מעניין.

הי הילה (?)

איך בונים תכנית עבודה שנתית ?

כדי לספק תשובה ממצה שעשויה גם להיות ישימה, חשוב לי ראשית להדגיש את ההבחנה בין תיאוריה לבין יישום בפועל...

אעשה זאת באמצעות הצגת דוגמא (פשטנית משהו) מעולם אחר..

איך על אדם לתכנן את יומו?

אני מעריכה שיש הרבה דרכים מוכחות ונכונות.. למשל: תתחיל עם המטלות, תעבור לכיף. לחילופין, תתחיל במשהו כיפי, תעבור למטלות. לחילופין, תשלב.או, תערוך בדיקת סדרי עדיפויות.או, תתחיל במה שלוקח הכי הרבה זמן... וכו' וכו'

בסופו של דבר, כל השיטות מוכחות ועובדות עבור אנשים מסויימים, אך לא עבור כולם. זאת היות והשיטה צריכה להיות מותאמת לאישיותו של האדם. אם אין התאמה, תהייה תכנית חומש מצויינת, אך לאדם יהייה קשה לדבוק בה..

ולענייננו..

אני חושבת שניתנו כאן רעיונות נכונים... שימוש בSWOT, מלמעלה למטה ולהיפך, וכו'.

חשוב מאד שבחירתך בשיטת התכנון והוצאתה לפועל תיקח בחשבון את התרבות הארגונית והניהולית של הארגון... זאת כדי לוודא שלא רק הצלחתם לגבש תכנית, אלא שהיא גם תהיה מחוברת למציאות, רותמת את הארגון, וישימה.

למשל, האם יש תרבות ניהולית של שיתוף והקשבה לדרגים הנמוכים יותר? לכפיפים? אם לא, יכול להיות שבחירה בשיטת ה"למטה למעלה" (שאגב אני בהחלט בעדה) לא תהייה ישימה ואפקטיבית.

כל תכנית חייבת להיות מותאמת לתרבות הארגונית והניהולית של החברה. לשם כך, יש לזהותה. זיהויה הינו שלב בהסתכלות הכוללת ובחינת הארגון שחייב להתבצע בכל מקרה לשם בניית תכנית.

ובכל אופן, אם להוסיף עוד שיטה ל"סלט" השיטות המצויינות שכבר הוצעו...

* ממליצה ראשית לערוך תיאום ציפיות ברמת ההנהלה לגבי התפוקות של התכנית. כלומר, שתהיה פרשנות אחידה למונח "תכנית" ולתפוקות המצופות ממנה.

* הרכבת צוות היגוי להובלת תהליך התכנון וההטמעה של התכנית (הרכב הצוות קריטי להצלחת התהליך)

*זיהוי והגדרת נקודת המוצא (סקירת הסביבה התחרותית, החברה, על כל היבטיה, איפיון לקוחות וכיו"ב)

* תרגום הנתונים והעובדות ל- SWOT

*מיקוד השאלות האסטרטגיוות שעל הפרק נוכח ה-SWOT

* הגדרת ייעוד וחזון אפקטיבים (חייבת להדגיש כי זו מילת המפתח. ארגונים רבים מגבשים חזון שאינו באמת חזון, ונהפך לתמונה על הקיר שבמקרה הטוב נזנחת ונשכחת , ובמקרה הגרוע מעלה גיחוך והינו מושא לצחוק בקרב עובדי החברה. אשמח להסביר ביתר פירוט את נושא הייעוד והחזון)

*גזירתהמטרות הכמותיות והאיכותיות מהחזון

* תכנון אבני הדרך הנדרשות כדי להשיג את המטרות

* בניית תכנית מפורטת בהתאם (חלק זה משתנה בהתאם לאופי החברה, כך שקשה להגדירו כאן)

המפתחות להצלחה בתהליך הם:

* זיהוי וזיכוך ה-DNA של החברה ויצירת מיתוג ככלי ניהולי אשר יוצר מבנה לתכנון, יישום וקיום התכנית השנתית. (לא מיתוג במובן הגראפי ו/או הקופירייטרי)

* יצירת תיאום ציפיות ומערך היזון חוזר ומדדים להצלחה בכל רמת ביצוע.

אשמח להיות לך לעזר אם יהיו לך שאלות נוספות.

טליה.

Business Energizer