כיום בתי-עסק משקיעים במלוא המרץ באירועים עסקיים שונים כמו כנסים וועידות מיוחדות. לצד אלו, חשוב להבין את מקומה של המדיה החברתית לצרכי קידום אירועים שכאלו, לאחר שהפכה לחלק בלתי נפרד ממערך שיווקי ועסקי של חברות רבות.

לפניכם מספר רעיונות כיצד לעשות שימוש במדיה החברתית, לקראת ובמהלך היום הגדול, שעל הכנותיו עמלתם זמן כה רב, מתוך פוסט מדליק שהועלה באתר mashable:

1. סיוע לתקשורת בין באי האירוע

יצירת קשרים הוא ביטוי המפתח ואולי החלק החשוב ביותר בכל הנוגע לאירועים מסוג זה, בין אם לצורך מטרות חברתיות, עסקיות או הגברת חשיפה למותג שלכם. כך למשל, מארגני הכנס השנתי של מוסיקה וקולנוע אינטראקטיביים (SXSW) , זיהו צורך  זה והשיקו פלטפורמה חברתית  חדשה, באמצעותה ניתן לפתוח פרופילים המקושרים לרשתות חברתיות אחרות כמו פייסבוק, לינקדין, טוויטר ופייסבוק. בנוסף, ניתן להוסיף בה ביוגרפיה, תגיות של תחומי עניין מקצועיים ואישיים וחיפוש נרשמים אחרים לכנס על פי תגיות אלו.

2. הרחבת כמות המשתתפים באירוע

רשתות חברתיות המוניות כמו טוויטר ופייסבוק,  מספקות חשיפה חינמית, בעזרתה ניתנות הזדמנויות שיווקיות להגדלת כמות הנחשפים לאירוע. כך למעשה, כמות משתתפי האירוע גדלה, מעבר לגבולות הפיזיים. ציוצים בטוויטר בעת משחק ספורט, קונצרט מוסיקלי או כנס עסקי כמו גם העלאת תמונות וקטעי וידאו במהלכם, מאפשרת לא רק לבאי האירוע לתקשר ולהתעדכן,  אלא אף לחבריהם שאינם נוכחים פיזית באירוע, אך יכולים להתעדכן ישירות אודותיו באופן ווירטואלי.

תיבת ה live stream של פייסבוק מאפשרת אף היא חשיפה בזמן אמת והוכיחה את האפקטיביות שלה בטקס ההשבעה של אובמה, עם 26 מיליון צפיות, ולמעלה מ-2 מיליון סטטוסים בנושא בעת התרחשות האירוע (עוד על שימוש בפייסבוק בהקשר זה בהרחבה , מתוך הפוסט האחרון שעלה בבלוג).

3. עידוד המשתתפים לחלוק מידע

במהלך כנס, יכול להצטבר עושר רב של מידע ברשתות חברתיות, המסכם ומקדם אותו.משתתפים יכולים לצטט עצות שאהבו ונאמרו במהלך הכנס, לחלוק את מחשבותיהם בנושא, להעלות תמונות, למצוא משתתפים אחרים בקלות בפעילויות והרצאות שונות ועוד.

מארגני הכנס מצידם, יכולים להפיק תובנות ומסקנות לשיפור האירוע הבא, כך שיהיה טוב אף יותר ומקבלים מעין סיקור חינמי ברחבי הרשת על הכנס הנוכחי.השימוש בפורסקוור למשל, מאפשר למשתתפים למצוא האחד את השני ביתר קלות ולמארגנים, לעשות שימוש בהתפלגות סטטיסטית על פיה הם רואים מהם חלקיו הפופולאריים ביותר של האירוע.

4. יצירת אטרקציות ופעילויות פנאי

כנסים מקצועיים או אקדמיים האורכים מספר ימים, עשויים להיות מייגעים.בכדי להפיח חיים, ניתן לקיים בהפסקות פעילויות, משחקים ותחרויות באמצעות המדיה החברתית על ידי השגת חסות של רשת חברתית כלשהי. חשוב כי הפרסים יהיו יצירתיים ולא בהכרח כספיים, על מנת שיעודדו שיתוף פעולה. לפיכך, יש להתאים לאופי המשתתפים בכנס – מפגש עם אחד הנואמים כפרס, גישה לטכנולוגיה חדישה לבאי כנס של מדיה חברתית, ספר חתום על ידי כותבות בכנס הקשור לספרות וספרים וכו'.

5. העצמת החוויה

Blogworld , כנס ענק של רשתות חברתיות, משתמש בפלטפורמות החברתיות השונות, להעצמת החוויה. לפני הכנסף נעשה שימוש ברשתות החברתיות לעדכון על קיומו של המאורע, קבלת בקשות של המעוניינים לנאום במהלכו והעברת עדכונים שוטפים אודות הכנס. המשתתפים אף יכולים לבחור בין הפעלות חברתיות שונות , לעדכן בנוכחותם בהן ולהזמין אחרים.במהלך הכנס בן ה-3 ימים, נערכים סקרים באמצעות פייסבוק, מתאפשר למשתתפים להעיר הערות ואף להציע הצעות ייעול לשיפור האירוע. מארגני הכנס אף מעודדים את המשתתפים לכתוב בבלוג שלהם את נקודת  מבטם האישית וחוויותיהם מהכנס.

לסיכום

אין ספק שהמדיה החברתית משנה פני הפקתם של אירועים עסקיים. בין אם היא מסייעת להגביר את המודעות לקיומו של אירוע או כנס עסקי, מעצימה את ההתרגשות לקראתו או מעמיקה את הקשרים הנוצרים בין המשתתפים. כולם יוצאים מורווחים.