באחד הפוסטים שלה, כותבת לין גארטנר-ג'ונסטון, כותבת מעניינת בכתיבה עסקית, כיצד ליצור אמון בכתיבת אימיילים. המסקנה שלה היא פשוטה: אם משיבים מייד, זוכים לאמון הנמען. כלומר, מהירות התגובה היא שקובעת את האמון.



למרות הערכתי למקצועיותה של לין, רציתי לחלוק עליה  בנקודה זו ואף להוסיף היבטים אחרים כיצד ליצור אמון באימייל, דוא"ל בעברית צחה.

אכן, מהירות התגובה יכולה להוות פן חשוב ביצירת אמון, אך היא אינה הכרחית. אם מגיבים מהר, אולי יוצרים אמון בהענקת תשומת לב לשולח, אבל אם המסר והתכנים התומכים בו מעוררים את זעמו או זוכים לאי הסכמתו או לנידויי ככותבת, יצא שכרי בהפסדי.

לאימייל, שהוא אמצעי תקשורת בעל יכולת השיגור המהירה שלו ויכולת שלו להעביר לנמענים אחרים נמדד האמון גם בתוכן וגם בנמענים.

כדי ליצור אמון באימייל, יש להקפיד על הכללים הבאים:

מענה ענייני – ככל שאני עונה לשאלות המובעות בהודעה או מביעה דעות הקשורות אליהם, כך אני מעוררת אמון.

נמענים רלוונטיים – אני שולח את ההודעה רק לנמענים שיש להם עניין בה או לאלה הקשורים למידע שבה קשר מקצועי. אני נמנעת להשתמש באימייל כאמצעי להאדרת עצמי או לעשייה פוליטית.

בהקשר הישראלי, אלו הם פרמטרים חשובים היוצרים אמון אצל הקורא.

פנקסנות בזיכרון

משלוח לנמענים רלוונטיים בלבד - יש לזכור, ובכך אני מסכימה עם לין ועם מומחה באסטרטגיה שהיא מצטטת, כי אנשים הם פנקסנים. הם זוכרים, גם אם לא במדויק, מי שלח אימיילים מיותרים ומלאים. בעידן הדיגיטלי, שבו הנאמנות היא אפסית, משמעות של אימייל מיותר הוא אי קריאה או מחיקה של הנמען מתיבת ההודעות שלי.

דיבור ישיר ולא מתחמק - שנים רבות אני מטיפה לדיבור ישיר, לא מתחנף ולא פוגעני. ישיר ומדויק, כזה שהקורא יודע בדיוק עם מה עליו להתמודד.

כיבוד הקורא - אני מציין בפניו מה אני רוצה ממנו: פעולה או ידיעה.

אם מקפידים על התנאים האלה יוצרים לא רק אמון מצד הקורא, אלא גם גורמים לו:

    * לקרוא את האימייל
    * להפנים אותו ואת מסריו
    * להמשיך ולקרוא אימיילים שלי