אז בוצע בהצלחה תיאום פגישות עבורכם, או שאתם יצרתם לעצמכם פגישות עם לקוחות אפשריים לעסק שלכם, מה השלב הבא? מה עושים מרגע זה ועד הפגישות? ולמה זה כה חשוב?

קיימת חשיבות רבה בהכנה המתבצעת עוד טרם הפגישה. הכנה טובה לפגישה עסקית עשויה להגדיל בשיעור חד את סיכויי הצלחת הפגישה, ו"בשורה התחתונה": את הסיכויים לסגירת העסקה עם הלקוח הפוטנציאלי.

"התוצרים" שניתן להפיק מהכנה מוקדמת לפגישה:

*   התאמת שיחת המכירה לשירותים\מוצרים של העסק ספציפית לתחום פעילות העסק\סוג העסק\גודל  

     העסק\מיתוגו\ערכיו  וכיו"ב.

*   איתור מידע על האדם שעמו ניפגש – בסיס מצוין ליצירת קשר ראשוני חם ואישי עמו.

*   הבנת המבנה הארגוני של עסק הלקוח האפשרי ומדרג "מקבלי ההחלטה" בארגון, ככלי להמשך המו"מ עם הלקוח

     האפשרי.

אז איך עושים זאת? הכי קל ונוח להשתמש בדוגמא: יעל הינה סוכנת נסיעות עצמאית. ליעל נקבעו ליום המחרת שתי פגישות עסקיות ע"י חברת טלמיטינג העובדת עבורה לתיאום וקביעת פגישות עסקיות. כיצד תשיג יעל את "התוצרים" הנ"ל?

רשת האינטרנט מאפשרת לנו כיום להתכונן לפגישות העסקיות שלנו, ולהשיג התוצרים הנ"ל. בחיפוש שמות החברות שאליהן צריכה להגיע יעל היא יכולה ללמוד ולכרות מידע רב וחיוני ולהכין עצמה לפגישות אלו.

יעל יכולה להיכנס לאתר הלקוח, לקרוא את "פרופיל החברה", להתרשם מתחום עיסוקה, ממוצריה, מערכיה, מהבידול העסקי שלה, ללמוד מעט את הטרמינולוגיה של תחום עיסוק הלקוח. כמו-כן במרבית המקרים בחיפוש שם עסק ברשת, עולה תוצאת חיפוש של אחת מחברות המידע העסקי, המספקת מידע על מס' עובדי החברה, מחזורה העסקי, תחומי עיסוקה, ואף מנהליה.

במידה ויעל תגלה שחברה א' הינה חברת הייטק בינונית בגודלה, היא תכין את השיחה מראש להתייחסות למומחיות שיש לה בתחום נסיעות עסקיות מורכבות, תחום ייחודי המצריך מומחיות וניסיון רב, ויכולת התאמת מסלול שמצד אחד יהיה נוח לאיש העסקים- ומצד שני יחסוך ממון רב לחברת ההייטק, הצורכת רבות את השירות שיעל משווקת. יעל תדע שיש עליה להתמקד ולהציג שירות ספציפי זה, למרות שיש ב"סל" שירותיה שירותים אחרים נוספים.  

בנוסף, יעל יכולה לקרוא באתר וכן בפייסבוק וברשתות חברתיות אחרות על "הנמענים" לפגישה- אותם אנשים שעימם היא הולכת להיפגש. יעל יכולה ללמוד ברשת על מנהלת הכ"א שעמה היא אמורה להיפגש, על מצבה המשפחתי, על תחביביה, על "מיקומה במדרג" הארגוני בחברה, גילה, וכו.  כל אלה יכולים לסייע לה רבות ביצירת קשר אישי ואנושי מהיר, הן לשלב ההתקרבות הראשוני הנדרש בפגישה עסקית (שלב ה- Small Talk הידוע..)

מצד שני, בחיפושה ברשת אחר  "חברה ב' " שעמה היא אמורה להיפגש למחרת, לומדת יעל  שהחברה הינה חברה זעירה בתחום העיצוב והנגרות. במקרה זה תדע יעל שעליה להתמקד בשיחת המכירה במומחיות שיש לה בתחום הנסיעות העסקיות לתערוכות בחו"ל, וביכולת שלה להתאים נסיעה פרטית ומשפחתית לתחום העסקי ושילוב הנסיעה הפרטית והעסקית לטובת ההכרה במס לטובת עסקים קטנים וזעירים.

בחיפוש בפייסבוק, יעל לומדת באופן מפתיע שמנכ"ל החברה הינו תושב המושב שבו גרים הוריה. כעת יש בידה מידע שיכול לקרב אותה ו"לחמם" את הפגישה העסקית עמו כבר מתחילתה.

לסיכום: לפעמים אין זה קל ליצור תיאום פגישות לעסקים. ישנם עסקים העושים זאת בעצמם, ישנם עסקים המתבססים על חברה חיצונית שזו מומחיותה, וישנם עסקים שסומכים על שיטות שיווק אחרות על מנת לגייס את הלקוחות הבאים שלהם. דבר אחד ברור ומתאים לכולן: משבוצעו קביעת הפגישות כבר- חשוב מאד למקסם את הסיכויים להצלחת פגישות עסקיות אלו, והכנה מוקדמת לפגישות הינה שלב חשוב, נדרש ולטעמי: הכרחי שהנו נגיש כיום לכל בעלי העסקים.