8 מיומנות נדרשות בדרך לניהול פרויקט מנצח

 כמו שבדרך כלל קורה בחברות, מקודם מהנדס טכני צעיר והופך להיות מנהל פרויקט איפשהו בספרה אחרת במעלה הפירמידה בחברה.  החברה לוקחת מהנדס נבון ומוצלח והופכת אותו למנהל פרויקט לא טוב ואף גרוע מזה,ואף מטילה עליו להיות  האדריכל הטכני של הפרויקט - זה שיוצר את המוצר.מומחים משתמשים במיומנות ובניסיון שלהם ע"מ ליצר מוצרים מתוחכמים. המוצרים האלה יכולים להיות מהרבה תחומים , תוכנה, דרכים, מסמכים, משלוח שרות, מטוס, בנינים, נגרות וכד'.מנהלי פרויקט מצד שני, צריכים מומחיויות ניהול כלליות, ביחד עם כשרון לפתרון בעיות. מנהלי פרויקט שם כדי לתכנן ולנהל את העבודה, לא לעשות את זה! 

אז מה הן המיומנות הנדרשות ממנהל הפרויקט ?

 1.    מנהיג ומנהל

 מנהיגים יוצרים חזון ומתקשרים אותו לכל הנוגעים בדבר, מכוונים קדימה ודוחפים לשם - מניעים את האחרים. מנהלים הם מונחי תוצאה וממוקדים בלעשות את העבודה במסגרת הדרישות. מנהל פרויקט טוב תמיד ילבש כובע של מנהל או מנהיג בהתאם לדרישות בשטח. 

2. בונה ומנהל קבוצה/צוות

 בגלל שהפרויקטים לפעמים הם מולטי דיצספלנריים - נוגעים בנושאים רבים , והאנשים המצוותים אליהם מעולם לא עבדו יחד, מנהל הפרויקט הוא זה שקובע את ה"טון" בצוות הפרויקט, ומוביל את אותם אנשי צוות דרך נקודות התפתחות שונות - לנקודה שבה הם מתפקדים כצוות. לעיתים, לאנשי צוות הפרויקט יש מנהל ישיר ולכן למנהל הפרויקט אין שום סמכות בפועל - ועדיין הוא חייב להניע. זה קורה במיוחד בארגונים שהם מטריציונים. 

3. פותר בעיות

זו מומחיות שאפשר ללמוד אותה, מצריך פעילות "בילוש" מקדימה, מנהל הפרויקט משתדל  להיות הראשון שמזהה את הסיבה שאפשרית המובילה לסימפטום . סיבות יכולות לבוא ממגוון מקורות, כמו :

• בעיות בין אישיות
• סיבות פנימיות
• סיבות חיצוניות
• סיבות טכניות
• סיבות ניהוליות
• תקשורת

 הצעד הבא אחרי מציאת שורש הבעיה הוא לנתח אופציות אפשריות ואלטרנטיבות מתאימות ולבחור את דרך הפעולה המתאימה ביותר.  זהירות !!! יש להסכים על "מתאימה ביותר" או יותר נכון ה"אפקטיבית" ביותר - זו שתומכת את התוצאה הרצויה.

4. מנהל מו"מ ובעל השפעה

 משא ומתן אומר עבודה יחד עם אנשים אחרים בכוונה של לבוא בהסכם משותף. זה לא צריך להיות מאבק איתנים כמו שזה נשמע,  לדוגמא: לגרום לאחד הצוותים לעבוד עד מאוחר ע"מ להגיע  לתאריך היעד (DEADLINE) כאשר הם היו מעדיפים לצפות במשחק הכדורסל. למצב הזה מנהל הפרויקט צריך להיות בעל יכולת  השפעה .  "להשפיע על" הכוונה לגרום לאירועים לקרות ע"י שכנוע האחר שהדרך שבה בחרת היא הדרך הטובה ביותר אפילו שזה לא מה שהוא חושב. כוח ההשפעה הוא היכולת לגרום לאנשים לעשות דברים שהם לא היו עושים בד"כ. 

5. איש תקשורת מעולה

 לשלוט בתקשורת אומר להכיר שזה רחוב דו סיטרי. מידע בא לתוך הפרויקט ומידע יוצא  מהפרויקט. דרך טובה לסכם זאת שכל התקשורות בפרויקט שלך צריכות להיות שלמות וברורות. כמנהל פרויקט אתה תצטרך להתמודד עם שני סוגי תקשורת - מילולית וכתובה. כמה דוגמאות הן מסמכים, פגישות, סקירות, דוחות, והערכות. קו מנחה: " מי צריך את המידע הזה, מי אוסף  ומוסר את זה, מתי או באיזו תדירות הם צריכים את זה, ובאיזו צורה אני אתן את זה להם." 

6. בעל כושר ארגון טוב

 אם רק נחשוב על כל האספקטים שמנהל פרויקט צריך לארגן: חוזים, דוא"ל, תזכירים, סקרים,פגישות, סיכומי פגישות, מסמכים, דרישות ומפרטים, דיווחים, שינויים, סיכונים וכד'. זה כמעט בלתי אפשרי להישאר מאורגן בלי כלים לניהול זמן - הוסף זאת לרשימה! 

7. מתכנן  מוכשר ומתמיד

 אי אפשר להקל ראש בתכנון, עם זאת קשה מאוד לתכנן! ישנם צעדים ברורים והגיוניים בשלב התכנון. כמנהל פרויקט האחריות על תכנית הפרויקט אצלך, אבל יתכן וישנן עוד תלויות בפרויקט,  לדוגמא: תכניות חריגות, תכניות של צוותים, תכניות מסירה, וכד'. אל דאגה אם לא שמעת על כמה מאלה - יכול להיות שהם לא הכרחיים, פשוט תהיה מודע לכך  שהתכנון צריך להיעשות טבע שני שלך!!! 1. תוכניות הן  סה"כ מסמך, הן נועדו כדי שישנו אותן, אל תיפול למלכודת שלהן אם הן לא אמיתיות,נכונות,לוגיות. לדוגמא: תרשים גאנט - הוא תוכנית, סה"כ תרשים של לוח זמנים. 2.  פרויקטים מצליחים נמסרים על ידי צוותים מצליחים. תמיד תשתמש בצוות ע"מ לעזור ליצור את התוכנית הפרויקט אלא אם כן, לעיתים רחוקות, יש סיבה טובה מדוע לא, כמו סודיות מסחרית, או תנאים של חוזה. 

8. תכנון וניהול של תקציבים

 מנהל הפרויקט חייב שתהיה לו היכולת להעריך, במיוחד הערכות מחיר. כמעט תמיד מנהל הפרויקט יצטרך ידע מסוים של טכניקות ומערכות כספיות  ביחד עם עקרונות ניהול חשבונות. חלק מתוכנית הפרויקט יהיה משהו הקשור לניהול התקציב בפרויקט בפועל, כלומר השימוש בתקציב מול התקדמות הפרויקט. כמנהל הפרויקט תירצה להיות מעורב בכל הקניות , התמחור, החשבוניות, עלויות עבודה שבפרויקט וכו'. בשלב הבא, מנהל הפרויקט יצטרך לבסס את מה שכבר קרה מול מה שתוכנן ולנסות לנבא את המחירים הסופיים המצופים. בד"כ כלים של ניהול פרויקט וניהול חשבונות יעזרו אבל תמיד יש לזכור את הכלל:Garbage in = garbage out  

זה מסכם את רב התחומים העיקריים בניהול פרויקט. אם אתה חדש בניהול פרויקט, אל תרשה לעצמך להתבלבל מכל הסיפור הזה, ישנן מתודולוגיות ברורות, כלים, קווים מנחים, ופרוצדורות שיעזרו לך לפתח את המומחיות בניהול הפרויקט.    Get it Done!