קראתי מאמר של Larry Leach והוא מציין במאמר שיש פרויקטים שמסתיימים תמיד בזמן המתוכנן. כדוגמה הוא ציין את האולימפיאדה. היערכות לאולימיפיאדה היא פרויקט ענק, מורכב מתת-פרויקטים רבים בחלקם עצמאיים ובחלקם קשורים זה בזה. ובכל זאת, כך הוא מציין, כל האולימפיאדות, עד היום, החלו במועד.

 

הכיצד?

 

אפשר לטעון שההיערכות מתחילה זמן רב ומספיק מראש כך שממש קל לסיים בזמן, אפשר לטעון שהפרויקטים מוכרים יחסית ומועטי סיכונים כך שניתן להעריך את משכי הפעילות בהם ברמת וודאות גבוהה.

 

אני מאמין שסיטואציית ה"אין ברירה" ממקדת את כל צוות בעלי הענין, החל מהממשלה וכלה באחרון המבצעים במציאת פתרונות לכל בעיה ולכל אי וודאות שהתממשה, פתרונות המוציאים מכלל אפשרות דחייה של לוחות הזמנים.

 

אני מאמין שאווירה דומה בקרב בעלי הענין של פרויקט פיתוח (החל מהלקוח, דרך מנהל הפרויקט, המהנדס הראשי וכלה באנשי צוות הביצוע) תביא גם כאן להצלחת הפרויקט בכל הפרמטרים שלו: תוצר, זמן ועלות.

הזכרת שלושה פרמטרים, שמעון: תוצר, זמן ועלות. אולימפיאדות אמנם עומדות בדרישות התוצר ומתחילות בזמן, אבל הן אף פעם לא עומדות בעלות המתוכננת. כדי לסיים בזמן בכל מחיר הוועדות המארגנות זורקות כסף על כל בעיה שצצה. לא תמיד זה אפשרי בפרויקטים אחרים.

אכן, אם תרצו אין זו אגדה ואפשר לסיים פרוייקטים בזמן. כל האולימפיאדות בתחילות בזמן, סרטים שצריכים לצאת בכריסמס יוצאים בכריסמס ואפילו שהיה צריך להנחית אדם על הירח "עד סוף העשור", ועוד היו הרבה בעיות לקראת המועד האחרון האפשרי, מה עשו בנאס"א? החליפו את מפקד המשימה כי ידעו שניל ארמסטרונג כבר יסתדר...

 

שמעתי פעם הרצאה מאלפת של דני היליס שהיה המנכ"ל של "דיסני אימג'ינירינג", חברת הבת של דיסני למו"פ. ההרצאה עסקה במה שעולם ההי-טק יכול ללמוד מהוליווד ואחד הדברים שמאוד הודגשו בה הוא נושא העמידה בזמנים וההשקה של מוצר בזמן. בין היתר הוא סיפר שהוא (היליס) היה אחד האנשים שסטיב ג'ובס התייעץ איתם בנוגע למקינטוש. גו'בס הראה להיליס בתחילת שנת 1983 מקינטוש כמעט מוגמר אבל אמר שהוא עוד לא מוציא את המחשב המהפכני לשוק כי הוא מחכה לכונן דיסקטים של 3.5", שהיה אז בפיתוח בסוני. היליס ייעץ לג'ובס להוציא דגם ראשון של המק עם כונן ה- 5.25" שהיה מקובל אז אבל ג'ובס התעקש לחכות לכונן החדש. כידוע, בתוך השנה שעברה עד שהמק יצא לבסוף, יב"ם ומיקרוסופט יצאו עם הפי-סי והשאר הסטוריה...

צביקה, נכון, לעתים הכורח לעמוד בלוחות זמנים גורם לבזבוז כספים, במיוחד במקומות בהם יש כסף בשפע וייתכן שאלימפיאדה היא דוגמה לפרויקט שכזה.

 

לעיתים התקציבים מצומצמים ואז נגלה, כמו שאורן כותב, ש"אין זו אגדה", מסיימים פרויקט גם בזמן וגם בתקציב וגם מבלי להתפשר על שלמות ואיכות התוצר.

 

נדרשות שיטות עבודה אפקטיביות, אני עסוק בחיפוש אחר כאלה מזה זמן. התגובה שלך צביקה גרמה לי להזכר בטכניקה נוספת המסייעת לעמידה בלוחות זמנים, התיישבתי וכתבתי מאמר נוסף בבלוג שלי בנושא זה, הנכם מוזמנים לעיין וכמובן, גם להגיב.

 

שם המאמר: "על הקשיחות המזיקה של התלות Finish-to-Start"

שלום חברים,

 

צר לי לומר, אבל ברוב המוחלט של הארגונים ופרוייקטים, הנחיית הנהלה לא לחרוג בלו"ז תגרום או לחריגה בתקציב, או כרסום באיכות, או שניהם (לרוב זה שניהם), ולרוב החריגה תהיה מעל ומעבר להשערות הפרועות ביותר, ותגרום לנזקים ארוכי טווח בקרב הצוותים המעורבים (שחיקה כתוצאה מלחץ מתמשך, תקדימים לחריגות עתידיות, חינוך שלילי לאי-הקפדה על איכות ו-Gating ועוד ועוד).

 

המקום היחידי בו ניתן לשמור על שלושת הפרמטרים ביחד (לו"ז, תקציב ואיכות), הוא אם מתייעלים.בכל ארגון יש אלמנט נכבד של תת-יעילות, לפעמים באחוזים מפחידים, אבל (וזה אבל גדול), זו משימה קשה מאד ליזום ולנהל תהליך התייעלות בתקופה של פרוייקט דגל לחוץ שמרכז המון תשומת לב. אם נשים לב, במקרים רבים של פרוייקטי דגל, הוקמו צוותי משימה מיוחדים שנהנו ממנדט לא מוגבל לזנוח דרכי פעולה ישנות ולבנות את התרבות הארגונית שלהם מחדש, בצורה שתתאים לצורך.

 

לסיכום, אין ארוחות חינם. פרוייקטי ענק כמו אולימפיאדה או הנחתת אדם על הירח הם יחידים בדורם, מהווים מקור לסיפורי גבורה והצלחה, אך לא מתאימים As Is לחיי היום-יום.

יואב,

מסכים! נדרשת התייעלות! ועל כך הכוכב.

איך מתייעלים? זו שאלת המפתח.

 

לתהליך התייעלות יש מספר אלמנטים. ראשית, הגוף המתייעל צריך להבין את הצורך להתייעל. רבים לא מבינים זאת, או מבינים בצורה שגויה. למשל, הגדלה של כמות השעות הנוספות היא אולי דרך לשמור את ההוצאות השכר קבועות (במיוחד עבור עובדים בהסכמי שכר גלובליים), אך הם מתכון בטוח לשחיקה, מירמור וירידה בתפוקה.

 

צריך לחפש את שורש הבעיה, ולשם כך צריך, מה לעשות, לחזור אחורה ולנתח את הכשלים של המשאב היקר ביותר בתהליך: אנחנו. האדם העובד הוא יחידת למידה, ניתוח והסקת מסקנות מדהימה, שלעולם תהיה עדיפה על כל פתרון ממוכן כלשהו. אבל כאן גם טמון הכשל: אנו יחידים, והתקשורת והתיאום שלנו מידרדרים במהירות כאשר כמות הממשקים ועומס המידע המוזרם בהם עולים, אפילו במעט. ידגים זאת מצויין הזכרון לטווח קצר שלנו, שמסוגל להחזיק ולעבד בו זמנית כמות מגוחכת של פריטי מידע. חמור מזה, הממשקים האנושיים שלנו, שעוצבו ע"י אלפי שנים של הישרדות ולחימה, פשוט אינם אופטימליים למשימות החבירה והתיאום הנדרשות מרוב הפונקציות של ארגון תעשייתי בסביבה עסקית וטכנולוגית מודרנית. באמירה שאני מקווה שלא תיתפס כשוביניסטית או פמיניסטית, אני טוען כי מאותו נימוק אבולוציוני, נשים מתאימות יותר למשימות התקשור והתיאום מהגברים, שהיסטורית פעלו יותר בקצוות הממלכה, מה שכיום מקביל לתפקידי מכירה וקשרי לקוחות.

 

מכאן, לטעמי,  הדרך לפתרון ממש פשוטה. הסוד הוא בשילוב של אדם ומכונה, בו אנו שמים את האדם בצמתי הניתוח וקבלת ההחלטות, ותומכים בו ע"י מערך אדפטיבי, חזק ומהיר של מערכות עיבוד והפצת מידע, שדואגות להביא את המידע מהמקומות בהם הוא נוצר לצרכנים הפוטנציאליים שלו (ולהם בלבד) במהירות האפשרית. תגידו, הרי כלים כאלה יש בשפע, ועדיין אנו לא רואים שיפור ביעילות? במבחן התוצאה, כלים כאלה נכשלו ונכשלים כישלון חרוץ. על הסיבות והתהליכים לכך אני מתכוון לדבר בבלוג שלי בקרוב.

ציינת שני מרכיבים להתייעלות 1) האדם בצמתי הניתוח וקבלת ההחלטות 2) מידע הזורם במהירות האפשרית.

 

שני מרכיבים הכרחיים בודאי, ואני חושב שנדרש מרכיב שלישי, חיוני במידה שווה, והוא מודלים ואלגוריתמים משופרים לעריכת הניתוח ולקבלת ההחלטות. קיימים אלגוריתמים בנושא ניהול יעיל של פרויקטים, AGILE, SCRUM, TOC הם רק חלק מהשמות הפעילים בשטח. שימוש בהם לייעול העבודה על הפרויקט משפר ביצועים ביחס לשיטות העבר ויחד עם זה מותיר תמיד טעם של עוד, תחושה שעדיין יש מה ללמוד בנושאים אלה, לחדש. תחושה שעדיין לא הגענו לתחתית החבית.

עד לפני כמה שנים עבדתי בחברה מאוד גדולה ומוכרת בתחום הטלקום. הייתי מעורב כמעט בכל הפרוייקטים של החטיבה שבה עבדתי ואפילו יצא לי לנהל פרוייקט אחד בעצמי. במשך הזמן הצטברה אצלי הרבה ביקורת על האפן שבו פרוייקטים התנהלו אבל לא יכולתי לשים את האצבע על הבעיות המדויקות. ואז יצא לי לקרוא את הספר "המטרה" של גולדרט והוא השאיר עלי רושם כל כך חזק (זה אחד הספרים הכי טובים שקראתי, לא רק כספר ניהול אלא בכלל. אם יש פה מישהו שעוד לא קרא את הספר הזה, אני ממליץ עליו מאוד מאוד), שישבתי והכנתי מצגת מאוד מושקעת שבה הצגתי תמונה מאוד ברורה של מה לדעתי היה לא בסדר באיך שפרוייקטים התנהלו, וגם מה אפשר לעשות כדי לשפר את המצב. כמובן שנושא ניהול הזמן היה אחד העקרונות החשובים שם. שלחתי את המצגת למנהל משרד הפרוייקטים של החטיבה והוא הבטיח שהוא יעבור עליה "בהזדמנות". כמובן שזה אף פעם לא קרה... כל פעם שהייתי שואל אותו הוא היה אומר ש-"אין לו זמן לזה כרגע".

אני חושב שיש נתון שהשמטתם מהדיון.

נכון, האולימפיאדה עומדת בזמנים, וכניראה שלא בתקציב, אבל,חסר כאן נתון:

עד כמה הם עומדים בתכולה, או, האם כשמתחילה האולימפיאדה אז כל מה שהוגדר שצריך לקרות עד התאריך הנ"ל קרה ?

אני נוטה לחשוב שלא, אולי למשל חסר איזה חלק בטקס הפתיחה? אולי לא שיפצו איזה מבנה שרצו? אולי אין ג'קוזי בכל חדר בכפר האולימפי ?

אז לומר שהאולימפיאדה תמיד מתחילה בזמן זה נכון, אבל לא מדד שמשקף הצלחת פרוייקט (לפחות לפי המדדים המסורתיים).

ולמרות זאת אני טוען (בניגוד למה שכתבתי) שמספיק שהאולימפיאדה מתחילה בזמן ומתנהלת בצורה סבירה כדי להכתיר אותה כפרוייקט מוצלח - כי הלקוח מרוצה. 

אז בנוסף לכ מה שנאמר בפוסטים קודמים, כניראה שהמדדים המסורתיים להצלחה לא תמיד רלוונטים.

חומר למחשבה.

כצופה ותיק של אולימפיאדות, אומר לך במידה מסוימת של בטחון שהם לא מקצצים תכולה מהותית. המסלול של המרתון הוא תמיד באורך שקבוע בתקנות, ובבריכה האולימפית יש אותה כמות של קוב מים. אולי בשוליים מקצצים באיזה ריקוד שהיה אמור להרקד בטקס הפתיחה.

אני מסכים איתך שהם עמדו בתכולה החשובה ביותר כגון אורך המסלול או כמות המים, אבל אני לא חושב שיש לך יכולת לדעת אם הם עמדו בתכולה (ראה דוגמאות שכתבתי). .

השוליים האלה שאתה מציין יכולים להיות אחוז לא קטן מהתכולה.

 

אתם מזכירים לי עוד משהו מהארצאה של דני היליס שהזכרתי למעלה, שנוגע לתכולה (או scope).

 

מסתבר שכשכותבים תסריט לסרט של דיסני (ואם הבנתי נכון זה כך גם בשאר האולפנים) אז מעבר לטקסטים ולהוראות הבימוי וכדומה, מחברים גם מעין תכליל של התגובה הרגשית המצופה של הצופים. התכליל הזה הוא דבר קדוש ולמעשה הצלחת הסרט נמדדת על פיו, כלומר ממש הולכים ובודקים שהצופים באמת צחקו 3 פעמים בגלגל הראשון ובכו באמצע השני.

 

עכשיו, כשמתחילים לעשות את הסרט אז כמובן שיש כל הזמן תקלות ושינויים. נגיד למשל שאמורים לצלם איזה סצנה בצוללת ומסתבר שאי אפשר לצלם אותה כמתוכנן כי המצלמה לא נכנסת טוב לתפאורה או משהו כזה. אז מה עושים? כמובן שלפעמים אפשר לפתור את הבעייה בעזרת תוספת תקציב, אבל לא תמיד. לפעמים אין ברירה וצריך לשנות את התסריט ואולי אפיל לחתוך סצנות שלמות. אבל בכל ההחלטות הללו, אף פעם לא משנים את התכליל הרגשי. כלומר כל השינויים חייבים להתבצע ככה שהוא לא יפגע ובהחלט יכול להיות שאופציה לשינוי תפסל "כי אם נעשה ככה אז יהיה חסר קטע מפחיד בגלגל הרביעי" וכדומה.