"כבר לפני שנים אסרתי על אנשיי לשלוח אימיילים בתפוצה רחבה", אמר לי בגאווה מנכ"ל מנוסה, "אמרתי להם שאימייל מותר לשלוח רק למי שהמסר נועד אליו, ולא לקהל צופים שרק ילחיץ את מקבל המסר ויעשה מזה "חגיגה" בארגון".

הוא אמר לי את זה בהתייחס למאמר "זהירות, ניהול דיגיטאלי לפניך!" שהתפרסם החודש במגזין דה מרקר.

מזה שנים אני "מטיף" ללקוחותיי לעשות שימוש מבוקר באימיילים ובמיוחד להימנע מלערבב אימיילים ורגשות שליליים כמו במקרים של תלונות, נזיפות או הוצאת קיטור.

בשנה האחרונה אני נתקל יותר ויותר בשדרוגים של התופעה שאני מכנה "ניהול דיגיטאלי" - ניהול לא רק באמצעות האימייל אלא גם באמצעות המסנג'ר והסמס.

קל להבין זאת, זה חוסך המון זמן. אבל שימוש לא חכם ולא מבוקר בכלים הדיגיטאליים האלה גורם ללא מעט נזקים בארגונים רבים.

אם גם אתם, ארגונכם או אנשיכם נפגעים מנזקי הניהול הדיגיטאלי, אתם מוזמנים להשתמש ב- 10 הכללים לניהול דיגיטאלי.

אשמח אם תעלו פה דוגמאות של שימוש אפקטיבי או לא אפקטיבי בניהול דיגיטאלי, וכמובן לכל הערות או תוספות לכללים האלה.

נושא מעולה וסופר רלוונטי (כיכבתי).

בארגונים שונים בהם עבדתי הייתה מדיניות שונה בנושא-

באחת החברות הסלולאריות הגדולות השתמשו במיילים לכל דבר או עניין - ברכות ואיחולים למי הולדת/חגים וכו', המרצה ומוטיבציה, עדכונים לגבי החברה, עדכונים מקצועיים, עדכונים חברתיים, עדכון מדדים צוותים, מוקדיים, חברתיים... בקיצור - יצאו מפרופורציות לחלוטין. עובדי החברה היו מקבלים כמה עשרות מיילים כל יום ללא כל אפשרות לבור מן התבן המילולי. במצב כזה המייל מאבד כל אפקטיביות שיכולה להיות לו.

היום אני עובדת בחברה ליעוץ פיננסי, שם אני מנהלת מוקד טלמיטינג - במייל אני משתמשת ע"מ ליידע על מדדי מכירות, לשבח הצלחות מיוחדות ולעיתים - לעדכן את המוכרנים לגבי חבריהם לעבודה - מחלות וכדומה - ע"מ שיוכלו לצור איתם קשר ולהשתתף חברתית.

דיוני עומק אנחנו מנהלים באחד על אחד או בישיבות צוות, נתונים חודשיים מועברים בישיבה ולמנהלים שמעלי- בדוחות שאותם מלווה ישיבה פנים אל פנים ע"מ לנתח ולדון במשמעותם.

אין ספק בכלל שמאותה חברה סלולרית למדתי בעיקר מה לא לעשות!

צטט: נתלי-מון 2008-07-15 16:22:20

 

....במייל אני משתמשת ע"מ ליידע על מדדי מכירות, לשבח הצלחות מיוחדות ולעיתים - לעדכן את המוכרנים לגבי חבריהם לעבודה - מחלות וכדומה - ע"מ שיוכלו לצור איתם קשר ולהשתתף חברתית...

 

....דיוני עומק אנחנו מנהלים באחד על אחד או בישיבות צוות, נתונים חודשיים מועברים בישיבה ולמנהלים שמעלי- בדוחות שאותם מלווה ישיבה פנים אל פנים ע"מ לנתח ולדון במשמעותם.

 

אין ספק בכלל שמאותה חברה סלולרית למדתי בעיקר מה לא לעשות!

תודה נתלי-מון,

נראה שאת וארגונך עושים הבחנה מצוינת בין העניינים שכדאי לנהל דיגיטאלית ואלה שחיוני לנהל דיאלוגית.

יש הרבה מה ללמוד מכם. תודה ששתפת.

בניהול חברה/קבוצה מבוזרת בין מספר מדינות, הניהול השוטף הוא ברובו דיגיטלי.

מנסיוני, צ'אט מקוון עדיף על מייל כדי לברר או לתאם בין אנשים. יש פחות אי-הבנות והן נסגרות יותר מהר (תחליף דיגיטלי לדיאלוג הפיסי).

עם זאת, אין תחליף למייל. מייל בתפוצה מתאימה הוא כלי מס' 1 לעדכונים.

כאשר לא ניתן לכנס את כולם לישיבה, הפצת מייל סיכום מסנכרנת את כל האתרים.  חשוב במיוחד בסביבה דינאמית ועתירת שינויים תכופים (האופיינית לסטארט-אפ).

צטט: ziverez 2008-07-16 14:48:06

בניהול חברה/קבוצה מבוזרת בין מספר מדינות, הניהול השוטף הוא ברובו דיגיטלי.

מנסיוני, צ'אט מקוון עדיף על מייל כדי לברר או לתאם בין אנשים. יש פחות אי-הבנות והן נסגרות יותר מהר (תחליף דיגיטלי לדיאלוג הפיסי).

עם זאת, אין תחליף למייל. מייל בתפוצה מתאימה הוא כלי מס' 1 לעדכונים.

כאשר לא ניתן לכנס את כולם לישיבה, הפצת מייל סיכום מסנכרנת את כל האתרים.  חשוב במיוחד בסביבה דינאמית ועתירת שינויים תכופים (האופיינית לסטארט-אפ).

אין ויכוח שכשאין ברירה - חייבים להשתמש בניהול דיגיטאלי. בסביבות גלובאליות ודינאמיות - לרוב באמת אין ברירה. ודווקא בסביבות שכאלה - מומלץ לעשות בכלים הדיגיטאליים שימוש מבוקר (ובמיוחד לקרוא שוב את המסר לפני שלוחצים "שלח")

לגבי הצ'ט המקוון. זה אמנם שימוש בכלי דיגיטאלי אבל זה בהחלט ניהול דיאלוגי כי שני הצדדים נוכחים בו זמנית.

הנה הגדרות העבודה שהצעתי:

הגדרות עבודה:

1. ניהול דיגיטאלי = ניהול באמצעות מסרים דיגיטאליים
2. מסר דיגיטאלי =  מסר שמעובר באמצעות כלים דיגיטאליים (משיבון, דוא"ל, SMS או מסנג'ר)
                           מסר שמועבר באופן דיגיטאלי (1,0) - המוסר פעיל (1), המקבל סביל (0) 
                           (פקס, מכתב, מזכר וכד')
3. מסר דיאלוגי =     מסר שמועבר בדיאלוג שבו המוסר והמקבל נוכחים ופעילים בזמן אמיתי
                           (פנים אל פנים, שיחת וידאו, שיחת טלפון, צ'ט)

ראשית, הטעות היא שלי - משום מה לא הבחנתי שישנה חפיפה חלקית בין ההגדרות ונוצר אצלי הרושם שמסר דיאלוגי ומסר דיגיטלי הן קבוצות נפרדות.

אולי כדאי לחדד נקודה זו (מסר דיאלוגי יכול להיות גם דיגיטלי)?

שנית, לא הייתי משתמש בביטוי "כשאין ברירה".

"ניהול מרחוק" הוא עצם מהותו של הניהול הגלובלי ובמאה שלנו מדובר על ניהול דיגיטלי, by definition.

צטט: coachmaster 2008-07-16 16:18:09

לדיגיטאלי יש ייתרון אחד ענק - אין צורך בבו-זמניות. אני כותב כשנוח לי, הוא קורא כשנוח לו. ככל שהדברים מורכבים יותר - יותר אנשים, יותר מחלקות, יותר אתרים - כך זה משמעותי יותר. אבל אני מסכים בהחלט לגבי כל האמור לדיונים רבי משתתפים - האימייל אינו הכלי לכך.

מבחינת איכות המסר ותהקשורת - אישית, אני מוצא שאין לי כמעט אף פעם בעיה להעביר את המסר המדויק שאני רוצה גם במדיה הדיגיטאלית. כדי להשיג זאת, כמעט תמיד מעורבת בעניין גם עריכה אחרי ההקלדה. זה נכון אפילו למסר הזה.

ניסחת נפלא את היתרון הגדול של הדיגיטאלי - חסכון הבו זמניות. מעולה!

הדגשתי באדום את מה שציינת כדרך שלך להתמודד עם מגבלות המדיה הדיגיטאלית - לערוך אחרי ההקלדה. היכולת לערוך את דבריי לפני שהם יוצאים לצד השני היא יתרון נוסף וחשוב של המדיה הדיגיטאלית. זה משהו שאיני יכול לעשות תוך כדי שיחת טלפון או פנים אל פנים - שם אין מקום לטיוטות. (אבל שם אני יכול לתקן את הרושם במקום לפי תגובות הצד השני).

אם הדיון הזה יעודד עוד ועוד אנשים לערוך את המסרים הדיגיטאליים שלהם אחרי ההקלדה ולפני המשלוח (ולדמיין איך המסר יתקבל בצד השני) - הרווחנו כולנו.

תודה רבה.

לידיעתכם ולהעשרת הדיון, העליתי את הפוסט הזה גם בדף הבית שלי בקפה והתעורר שם דיון מקביל ומעניין ביותר. אני לא יודע איך לחבר את שני הדיונים יחד, אז אתם מוזמנים לקרוא גם את מה שמועלה שם.

צטט: ziverez 2008-07-16 14:48:06

בניהול חברה/קבוצה מבוזרת בין מספר מדינות, הניהול השוטף הוא ברובו דיגיטלי.

מנסיוני, צ'אט מקוון עדיף על מייל כדי לברר או לתאם בין אנשים. יש פחות אי-הבנות והן נסגרות יותר מהר (תחליף דיגיטלי לדיאלוג הפיסי).

עם זאת, אין תחליף למייל. מייל בתפוצה מתאימה הוא כלי מס' 1 לעדכונים.

כאשר לא ניתן לכנס את כולם לישיבה, הפצת מייל סיכום מסנכרנת את כל האתרים.  חשוב במיוחד בסביבה דינאמית ועתירת שינויים תכופים (האופיינית לסטארט-אפ).

בניהול חברה/קבוצה המבוזרת בין מספר מדינות, או אפילו רק בין מספר אתרים באותה מדינה - האתגר גדול כפליים, מורכב ומסובך. הייתי שמחה אם היית מרחיב ומפרט-עם אילו בעיות אתם מתמודדים וכיצד אתם פותרים אותן, אילו אי הבנות נוטות לעלות בצורת ניהול שמחייבת ניהול דיגיטלי וכדומה. נושא מאוד מעניין.

צטט: coachmaster 2008-07-16 16:18:09

לדיגיטאלי יש ייתרון אחד ענק - אין צורך בבו-זמניות. אני כותב כשנוח לי, הוא קורא כשנוח לו. ככל שהדברים מורכבים יותר - יותר אנשים, יותר מחלקות, יותר אתרים - כך זה משמעותי יותר. אבל אני מסכים בהחלט לגבי כל האמור לדיונים רבי משתתפים - האימייל אינו הכלי לכך.

מבחינת איכות המסר ותהקשורת - אישית, אני מוצא שאין לי כמעט אף פעם בעיה להעביר את המסר המדויק שאני רוצה גם במדיה הדיגיטאלית. כדי להשיג זאת, כמעט תמיד מעורבת בעניין גם עריכה אחרי ההקלדה. זה נכון אפילו למסר הזה.

העלת נקודה חשובה (כיכבתי) בעיני: האם יש בארגונכם למידה מובנית לעניינים אלו? או שאתם "סומכים" על העובדים שידעו "איך"?

צטט: ziverez 2008-07-17 00:37:21

ראשית, הטעות היא שלי - משום מה לא הבחנתי שישנה חפיפה חלקית בין ההגדרות ונוצר אצלי הרושם שמסר דיאלוגי ומסר דיגיטלי הן קבוצות נפרדות.

 

אולי כדאי לחדד נקודה זו (מסר דיאלוגי יכול להיות גם דיגיטלי)?

שנית, לא הייתי משתמש בביטוי "כשאין ברירה".

"ניהול מרחוק" הוא עצם מהותו של הניהול הגלובלי ובמאה שלנו מדובר על ניהול דיגיטלי, by definition.

 

תודה זיו.

לחידוד הנקודה - מסר דיגיטאלי וניהול דיגיטאלי מתייחסים לניהול שלא מתקיים בו דיאלוג בזמן אמיתי. (לדוגמא, קראתי השבוע על דיאלוג דיגיטאלי שהתקיים בין שני אנשים במאה הקודמת שגרו שניהם בירושלים במרחק לא רב וניהלו את השיח שלהם באמצעות מכתבים בלבד - לזה אני קורא ניהול דיגיטאלי. מחלופת המכתבים קל לראות את הפעמים הרבות בהן אי הבנות ביניהם יצרו מתחים רגשיים מיותרים, היעלבויות וטינות ארוכות).

מבחן הדיגיטאליות הוא מבחן הבו זמניות שהוזכר כאן בדיון. אם אני מעביר לך מסר כשאינך נוכח בשיחה ואתה תקבל אותו כשאני איני נוכח בשיחה - זהו מסר דיגיטאלי. האמצעים לסוג כזה של מסרים יכולים להיות: העברת מסר באמצעות שליח, מכתב (בדואר זוחל), פקס, הודעה במשיבון, אימייל, סמס, מסנג'ר.

קל לראות שהכלים הדיגיטאליים האחרונים (מייל, סמס ומסנג'ר) מקלים מאד על משלוח מסרים דיגיטאליים ובגלל זה הם נעשו נפוצים כל כך.

ברור גם שהניהול הגלובאלי מחייב שימוש בכלים אלה - בגלל המרחק, בגלל הבדלי השעות, ובגלל המורכבות והעומסים.

יחד עם זאת, גם בסביבה גלובאלית ניתן להשתמש בניהול דיאלוגי (כמו שציינת בעצמך) - שיחות טלפון, שיחות ועידה, שיחות וידאו וצ'טים בזמן אמיתי.

לכן, נראה לי שעדיף לנהל דיגיטאלית כשאין ברירה או כשזה הפתרון המוצלח, וכדאי לנהל דיאלוגית (גם בכלים דיגיטאליים) כשיש ברירה וכשזה מה שנדרש.

נקודה חשובה שלא נגעתם בה לגבי השימוש במה שקראת 'מסר דיאלוגי' - שיחת טלפון, ועידת וידאו או צ'אט לאומת 'מסר דיגיטלי' היא התיעוד - תכתובת בדואר אלקטרוני היא שמורה וניתן לחזור אליה בעוד שסיכום בעל פה (פנים אל פנים, בטלפון או בצ'אט) יכול להשכח או לקבל פירוש שונה לאחר זמן.

מצד אחד יש נושאים שעדיף לדון בהם בעל פה דבר המאפשר התבטאות חופשית שלא לציטוט (Off the record), מצד שני כאשר מגיעים למשימות לביצוע חשוב התיעוד המדויק.

אני כעובד מרחוק מבקש לפעמים בסוף שיחה שהצד השני ינסח את הסיכום וישלח לי בדוא"ל על מנת להבטיח שלא ישכחו נקודות חשובות.

קיים מגוון גדול של אמצעים לתקשורת ויש להתאים את השימוש בהם לסוג המסר והתוכן, מנהלים ועובדים בסביבה מבוזרת צריכים לשלוט בכל המגוון. 

אגב כעובד שגם מנוהל מרחוק וגם מנחה ומוביל עובדים מרוחקים בסביבה רב לשונית (למרות שהחברה נמצאת בארה"ב לרוב אנשי הפיתוח אנגלית אינה שפת אם) אני הרבה פעמים מעדיף תקשורת כתובה (דוא"ל ומסנג'ר) על תקשורת קולית (טלפון, סקייפ).